Vadémécums.
Une documentation qui fait le point et résume tout ce qu’il faut savoir sur le sujet :
Un abrégé (janvier 2020) sur les frais de déplacements. A jour des derniers textes de 2019, une bible incontournable sur le sujet.
Textes de base.
Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié par le décret n° 2019-139 du 26 février 2019 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat. Le lien du décret de 2006 renvoie vers la version actualisée.
Le décret du 26 février 2019 créé un article 11-1 qui indique : « Les justificatifs de paiement des frais de déplacement temporaires prévus au présent décret sont communiqués par l'agent au seul ordonnateur qui en assure le contrôle. Ils peuvent lui être fournis sous forme dématérialisée, cette dématérialisation étant native ou duplicative.
Lorsque le montant total de l'état de frais ne dépasse pas un montant fixé par arrêté des ministres chargés du budget et de la fonction publique, l'agent conserve les justificatifs de paiement afférents à l'état de frais jusqu'à leur remboursement par l'administration, à l'exception des justificatifs relatifs aux frais et taxes d'hébergement. Dans ce cas, la communication des justificatifs de paiement à l'administration n'est requise qu'en cas de demande expresse de l'ordonnateur.
Les frais de déplacement temporaire pris en charge directement par l'administration en application de l'article 5 ne donnent pas lieu à la communication par l'agent des pièces justificatives afférentes dès lors que l'ordre de mission est conforme à la commande effectuée auprès du ou des prestataires de l'administration. »
L’arrêté du 26 février 2019 pris pour l’application de cet article 11-1 fixe à 30 € ce montant en précisant que dans ce montant ne sont pas pris en compte les frais forfaitaire de repas ou de nuitée.
Arrêté du 26 février 2019 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'Etat. Applicable au 1 mars 2019, il modifie le taux pour les véhicules. Attention donc à la date de la mission.
Voir ci-dessous les barèmes en fonction de la puissance du véhicule.
Arrêté du 11 octobre 2019 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission. Le tarif de remboursement forfaitaire des frais de repas dans le cadre des frais de déplacement du décret de 2006 modifié sera de 17, 50 € au 1 janvier 2020.
Arrêté du 3 juillet 2006 modifié par l’arrêté du 26 février 2019 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat :
a) Missions ou intérim en métropole : le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé à 15,25 € par repas. Ce taux s’applique aussi bien pour le repas de midi que du soir.
b) Le taux maximal du remboursement des frais d'hébergement change à partir du 1 mars 2019. Le taux forfaitaire est de 70 € ; il est de 110 € pour la commune de Paris et de 90 € pour les villes dont la population est égale ou supérieure à 200 000 habitants ainsi que pour les villes du « Grand Paris ».
c) Le taux d'hébergement est fixé dans tous les cas à 120 € pour les agents reconnus en qualité de travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite.
Attention donc pour le remboursement des nuitées avant le 1° mars 2019, les règles ont changées.
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat :
Art. 1er. − Pour l’application de l’article 3 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, les taux des indemnités de stage sont fixés comme suit : métropole : 9,4 (voir le texte pour les détails).
A noter que le décret du 26 février 2019 a modifié le décret de 2006 concernant les stages.
Attention à toujours vérifier l’actualisation des indemnités de mission à l’étranger ; plusieurs modifications sont intervenus depuis juillet 2006.
Note de service n° 2009-120 du 7 septembre 2009 précisant le régime d'indemnisation des frais lors des déplacements effectués dans les DOM et collectivités d'outre-mer, les frais de changement de résidence intervenant à l'occasion ou au terme d'un détachement prononcé pour accomplir une période de stage ou de scolarité, ainsi que ceux liés au changement de résidence entre métropole et DOM ou entre deux départements d'outre-mer. A comparer pour l ‘application de certaines mesures à ce texte plus récent :
Indemnisation des frais occasionnés par les voyages de congés bonifiés, les déplacements temporaires et les changements de résidence en métropole et outre-mer : note de service n° 2009-120 du 7-9-2009.
Textes Education nationale.
Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l'application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche. Une circulaire n° 2015-228 du 13-1-2016 avait apporté quelques précisions mais aucune nouveauté par rapport aux textes en vigueur. Cet arrêté de 2013 a été modifié par un arrêté du 17 juin 2019 qui n’apporte pas de révolution mais une mise à jour à la marge sur des détails pour tenir compte des modifications apportées au décret de 2006 en février 2019. Il est rappelé que cet arrêté s’applique si l’EPLE n’a pas fait voter un acte spécifique par son CA. Cet arrêté s’applique en l’absence d’acte voté par le CA (voir ci-dessous).
Une circulaire du 09/11/2006 fixait les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, prise en application de l’article 7 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 ; cette circulaire a été abrogée et remplacée par l’arrêté du 20 décembre 2013. Ce texte complet est applicable aux personnels des établissements publics locaux d'enseignement en l'absence de dispositions spécifiques adoptées par le conseil d'administration de l'établissement, dans les conditions fixées par l'article 7 du décret du 3 juillet 2006.
Cet arrêté modifié du 20 décembre 2013 donne des éléments pour appréhender le décret de 2006, il donne des conseils de pratiques, mais ne se substitue pas aux règles édictées par le décret. Concernant le choix et les modalités des modes de transport, l’arrêté privilégie le recours aux transports en commun, mais le choix appartient toujours au signataire de l’ordre de mission. Concernant les frais de séjour, l’arrêté précise les montants retenus pour l’indemnité d’hébergement et les conditions d’attribution. Ce texte précise notamment les plages horaires ouvrant droit à remboursement de frais de repas et d’hébergement. : entre 11 et 14 heures pour le repas de midi, et entre 18 et 21 heures, pour le repas du soir, 0h00 à 5h00 pour l'hébergement. Enfin ce texte précise divers points concernant les indemnités de mission et de tournées en outre-mer et à l’étranger.
A noter que cet arrêté ne sera utile que si votre CA n’a pris d’acte définissant les modalités de remboursement des personnels.
Cet arrêté modifié du 20 décembre 2013 permet de respecter l’article 7 du décret du 3 juillet (le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé par le ministre ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget) mais il reste conseillé de faire voter par le conseil d’administration de son établissement une délibération reprenant les éléments des différents textes. Un tel document sera également utile pour l’information des personnels et eviter des discussions lors des calculs de remboursement.
Vous trouverez ici en fichier Word, la délibération que j’ai fait voter par mon CA ; c’est un exemple, mais surtout pas un modèle !
Instruction M9-6 :
2.3.3.3.2 Frais de déplacement
Les EPLE sont soumis aux dispositions décret n°2006-781 du 3 juillet 2006, modifié, fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat. ces dispositions sont applicables pour tous les frais de déplacements à la charge du budget de l’établissement. Trois arrêtés du 3 juillet 2006 modifiés fixent respectivement les taux des indemnités kilométriques, des indemnités de mission et des indemnités de stage. Par ailleurs, la circulaire d’application n°2006-175 du 9 novembre 2006 modifiée par la circulaire 2010134 du 3 août 2010 relative au règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat informe sur la mise en œuvre des dispositions contenues dans les différents textes précédemment cités.
On notera par ailleurs que le décret de 2016 sur les pièces justificatives indique la nécessité de produire au comptable diverses pièces listées à la rubrique 2171. Concernant les PJ la lecture de l’abrégé ou de cette page du site est fortement recommandée.
Une réponse instructive du ministre de la fonction publique à la question écrite n°71424 de M. Riester sur les modalités de remboursement des frais de déplacement et d'hébergement .
Les barèmes.
Indemnités forfaitaires repas et hébergement.
L’arrêté du 26 février 2019 a modifié les montants de l’indemnité d’hébergement prévue à l’article 3 du décret de 2006 modifié :
a) Pour les missions ou intérims en métropole et en outre-mer, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas et le taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement, incluant le petit-déjeuner, sont fixés comme suit :
NOTA : le remboursement forfaitaire des repas (déjeuner ou diner) passe à 17,50 € au 1 janvier 2020 ; il était de 15,25 € auparavant.
Pour l'application de ces taux, sont considérées comme grandes villes les communes dont la population légale est égale ou supérieure à 200 000 habitants (un site pour vous aider).
Les communes de la métropole du Grand Paris sont les communes reprises à l'article 1er du décret n° 2015-1212 du 30 septembre 2015 susvisé, à l'exception de la commune de Paris.
b) Le taux d'hébergement prévu au a) ci-dessus est fixé dans tous les cas à 120 € pour les agents reconnus en qualité de travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite.
Pour les conditions de mise en œuvre de ces indemnités rapportez vous aux pages concernées de l’abrégé.
Indemnités au tarif SNCF 2° classe en euros
Si vous utilisez le barême SNCF, il vous faudra faire des recherches internet pour trouver le barême ou solliciter votre rectorat pour avoir l’information. A titre d’exemple un barême 2017 trouvé sur internet. Une actualisation de ce barême peut être faite en consultant ce site SNCF. Mais vu la complexité des calculs, je vous conseille d’avoir recours au tarif forfaitaire kilométrique en fonction de la puissance du véhicule
Ci-dessous les indemnités kilométriques. C’est la date de la mission, et non la date de la demande, qui définit le tarif applicable.
Nota : il conviendra d’être attentif au tarif en vigueur à la date de la mission puisque s’applique aux frais de déplacements la déchéance quadriennale ; et que des demandes de remboursement peuvent donc être présentées après une modification de ces tarifs.
PIndemnités kilométriques en euros à partir du 1er mars 2019 (arrêté du 26 février 2019) - Métropole
Catégories jusqu’à 2000 Km De 2001 à 10 000 Km Au-delà de 10 000 Km
de 5 ch. et moins 0.29 0.36 0.21
de 6 ch. et 7 ch. 0.37 0.46 0.27
de 8 ch. et plus 0.41 0.50 0.29
Motocyclette >125 cc : 0,14 Vélomoteur : 0,11
Indemnités kilométriques en euros du 01 août 2008 au 28 février 2019 (arrêté du 26/08/08)- Métropole
Catégories jusqu’à 2000 Km De 2001 à 10 000 Km Au-delà de 10 000 Km
de 5 ch. et moins 0.25 0.31 0.18
de 6 ch. et 7 ch. 0.32 0.39 0.23
de 8 ch. et plus 0.35 0.43 0.25
Motocyclette >125 cc : 0,12 Vélomoteur : 0,09
Voir aussi la jurisprudence et FAQ pour des compléments.
Avances en matière de frais de déplacements.
Le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué normalement à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu. Cependant des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande en application de l’article 3-2 du décret de 2006 modifié :
Article 3-2 du décret du 03 juillet 2006 : Sous réserve de l'impossibilité de recourir aux prestations prévues à l'article 5, des avances sur le paiement des frais visés aux articles précédents sont consenties aux agents qui en font la demande. Leur montant est précompté sur l'ordonnance ou le mandat de paiement émis à la fin du déplacement à l'appui duquel doivent être produits les états de frais.
Article 12 de l’arrêté du 20 décembre 2013 :
Le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu.
Des avances sont consenties aux agents qui en font la demande, dans la limite de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois, selon le cas.
L’avance est versée au vu de la présentation d’un état de frais provisoire accompagné de l’ordre de mission.
Autre document, l’instruction du 6 mars 2007 sur les avances en matière de frais de déplacements. A voir aussi le passage de la circulaire n° 2010-134 du 3-8-2010.
Frais de mission à l’étranger.
Les modalités pour les missions à l’étranger ne différent pas vraiment de celles pour la métropole. On applique cependant des indemnités forfaitaires journalières qui sont fixées par pays dans l’annexe du décret du 3 juillet 2006 modifié.
Article 20 de l’arrêté du 20 décembre 2013 :
Toute mission à l'étranger ouvre droit à une indemnité forfaitaire journalière destinée à couvrir les frais d'hébergement, de petit déjeuner et de deux repas exposés par l'agent pour l'exécution de cette mission. Concernant les missions effectuées à l'étranger, les taux de l'indemnité sont définis par l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé fixant les taux des indemnités de mission.
Ainsi, à titre d’exemple, un agent en mission en Grande-Bretagne aura droit à un forfait journalier de 180 livres sterling (montant à transformer en euros selon le taux de la chancellerie en vigueur au moment de la mission : https://www.economie.gouv.fr/dgfip/taux_chancellerie_change ). Ce montant couvrant ses frais de repas et d’hébergement.
A noter que l’article 22 de l’arrêté de 2013 complète l’article 3 du décret en précisant que :
L'indemnité forfaitaire peut être fractionnée dans les conditions suivantes :
sur présentation du justificatif d'hébergement, 65 % du taux de l'indemnité au titre de la nuitée si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 0 heure et 5 heures et s'il n'engage aucun frais de repas ; 17,5 % du taux de l'indemnité pour le repas de midi si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 11 heures et 14 heures et s'il n'engage pas de frais d'hébergement ; 17,5 % du taux de l'indemnité pour le repas du soir si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 18 heures et 21 heures et s'il n'engage pas de frais d'hébergement.
Ainsi, pour reprendre l’exemple ci-dessus, un agent nourri gratuitement aux deux repas aura une indemnité réduite à 117 livres pour son hébergement. Cette disposition pourra s’avérer particulièrement utile dans le cadre d’un déplacement ERASMUS où l’hébergement serait pris en charge directement par l’EPLE. Il faudra être particulièrement attentif à disposer d’un ordre de mission précis et détaillé, notamment sur les dates et les horaires, afin de calculer les frais dus au titre de la mission sur le territoire national et ceux dus pour le séjour à l’étranger. Ainsi, selon l’horaire une indemnité de repas sera de 17,50 € en France ou de 17,5 % du forfait journalier à l’étranger.
On tiendra compte ainsi des horaires d’avion pour respecter l’article 4 de l’arrêté :
Le temps passé à bord des avions n'ouvre droit à aucune indemnité de nuitée ou de repas, sauf dans le cas où le prix du voyage ne comprend pas le prix du repas. Le justificatif de la dépense devra être fourni.
Pour les missions à l’étranger la lecture du Titre III, Chapitre 1 de l’arrêté du 20 décembre 2013 s’impose pour connaître toutes les modalités. On peut noter qu’aucun remboursement n'est accordé à l'agent en déplacement temporaire au titre des bagages personnels transportés en excédent de la franchise consentie par les compagnies de navigation aérienne, mais que :
Les frais suivants peuvent donner lieu à remboursement sur présentation des pièces justificatives :
- les frais liés à la délivrance d'un passeport ou d'un visa, aux vaccinations et aux traitements médicaux prophylactiques obligatoires ou recommandés par l'Institut Pasteur, les taxes d'aéroport et autres taxes et impôts touchant les voyageurs ;
- les excédents de bagages afférents au transport de matériel technique ou de documents administratifs pour raison de service, sous réserve de l'accord préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement ;
- les frais de transport en commun ou de taxi engagés au départ et au retour de la mission et sur le lieu de la mission dans les conditions fixées pour les déplacements en métropole à l'article 13 du présent arrêté ;
- sous réserve de l'autorisation préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement, les frais de location de véhicule exposés par l'agent en l'absence de tout autre moyen de transport adapté.
Véhicule de service.
Un article (novembre 2015) de l’académie d’Aix-Marseille sur l’utilisation du véhicule de service.
Autres documents utiles le cas échéant :
Ordre de mission et imprimés.
Une évolution de la jurisprudence sur la problématique de l’antériorité de l’ordre de mission par rapport à la mission.
Mon modéle d’ordre de mission et mon modéle d’état pour le remboursement des frais de déplacement du personnel. A compléter par une autorisation annuelle d’utilisation du véhicule personnel.
S’agissant de modèles personnels, ils n’ont rien d’officiels et ne sont que des exemples que vous devez valider avant utilisation éventuelle.
Frais de déplacements
Mise à jour : 01/20
