Pièces justificatives 3
IV - Etude de quelques rubriques parmi les plus courantes en EPLE.
La nomenclature du décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 est longue mais de nombreuses rubriques ne concernent pas les EPLE. Voyons plus particulièrement quelques passages de ce nouveau décret qui traitent des dépenses les plus fréquentes dans nos établissements.
IV.1 - Cas particuliers.
023. Paiement à des mandataires :
0232. Avocat
Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat (au-delà du délai d'un an après que le jugement soit passé en force de chose jugée),
ou
Jugement attestant de la qualité de représentant et relevé d'identité bancaire du compte ouvert au nom de la CARPA créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit.
Cette seconde possibilité n’est possible que dans le délai d’un an après que le jugement soit passé en force de chose jugée.
En EPLE cette rubrique est utilisée notamment pour le paiement des indemnités prud’homales qui peuvent transiter par le compte CARPA de l’avocat de l’ex-salarié.
Une précision concernant les paiements qui ne sont pas effectués par virement bancaire :
028. Paiement des sommes dues à des personnes morales ; lorsque le paiement n’est pas fait par virement :
0281. Sociétés commerciales
A défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire :
Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce, ou extrait de l'acte de société délivré par un notaire, ou extrait du journal d'annonces légales qui a publié les statuts de la société.
0282. Paiement à des associations ; lorsque le paiement n’est pas fait par virement :
Copie des statuts, à défaut numéro SIRET, ou référence de la publication au Journal officiel.
IV.2 - Moyens de règlement.
041. Paiement par virement :
Le décret indique que le RIB doit être produit par le créancier en l’absence de la mention des coordonnées bancaires sur la pièce justificative de la dépense exigée. Il précise que cette pièce ne peut qu’émaner du créancier ; un document « maison » rédigé par l’EPLE ne peut donc se substituer à un RIB figurant sur la facture ou fourni à part par le créancier.
042. Paiement consécutif à une autorisation de prélèvement :
0421. Premier prélèvement suite à une autorisation :
1. Autorisation de prélèvement visée par l'ordonnateur.
2. Facture ou relevé de consommation.
0422. Prélèvements suivants :
Facture ou relevé de consommation.
Il est donc nécessaire de joindre cette autorisation à la première facture concernée de chaque exercice. A noter qu’un prélèvement peut être mis en place pour les paiements suivants :
- dépenses après service fait et après ordonnancement préalable dont le montant n’excède pas 300 €;
- dépenses payables sans ordonnancement préalable listées au paragraphe 3.2.2. de l’instruction n° 10-003-M9 du 29 janvier 2010 quel que soit leur montant.
043. Paiement par carte d'achat :
0431. Premier paiement :
1. Marché d'émission de la carte d'achat.
2. Le cas échéant, copie du marché exécuté par carte achat.
3. Le cas échéant, annexes du contrat ayant des incidences financières.
4. Relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur.
5. Le cas échéant, toutes pièces justificatives définies dans les documents contractuels.
0432. Autres paiements par carte d'achat :
Relevés d'opérations relatifs à la créance à payer à l'émetteur.
05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers :
1. Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère.
2. Dans l'hypothèse d'une facture émise par le représentant fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, copie de la convention, traduite en français le cas échéant, passée entre l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée.
IV.3 - Dépenses courantes.
132. Annulation ou réduction de recettes :
Etat précisant, pour chaque titre, l'erreur commise.
A noter que les comptables sont tenus d’exercer, dans la limite des éléments dont ils disposent, le contrôle de la régularité des annulations des ordres de recettes. Ils sont notamment tenus de s’assurer que les réductions ou annulation de recettes ne sont effectuées qu’aux fins de rectification d’erreurs matérielles (et non pour annuler une créance irrécouvrable par exemple). A défaut de ce contrôle, le comptable engage sa responsabilité.
133. Admission en non-valeurs :
1. Décision.
2. Etat précisant pour chaque titre le montant admis.
Une délibération du CA de l’EPLE est nécessaire pour valider les états de non-valeurs présentés par l’agent comptable à concurrence des sommes effacées.
L’instruction codificatrice M9-6 précise au point 2.2.4.8.2.1 que le comptable public doit justifier au juge des comptes de l'irrécouvrabilité des créances mais que les justificatifs produits au juge des comptes seront identiques à ceux présentés au conseil d'administration de l'EPLE. La M9-6 indiquant à ce sujet qu’à défaut de seuils fixés par le CA, pour les créances d'un montant unitaire inférieur à 40€ le motif de l'irrécouvrabilité n'a pas à être annoté sur l'état des créances présentées en non-valeur. Cependant les pièces justifiant de l’impossibilité de recouvrer la créance qui ne sont pas jointes au compte financier, sont tenues à la disposition du juge des comptes.
1422. Pour les frais d'huissier et d'expertise :
Jugement contenant liquidation des dépens ou état exécutoire des dépens.
ou
Ordonnance de taxe ou état de frais et/ou contrat passé avec l'huissier et / ou mémoire.
171. Impôts, taxes, droits de timbre et d'enregistrement :
1. Avertissement ou état portant liquidation des droits, établi par les services fiscaux ou par toute administration financière habilitée.
2. Dans l'hypothèse où la mutation de la cote n'est pas intervenue, certificat de l'ordonnateur.
1721. Carte grise :
Avertissement ou état de liquidation des droits du service créancier ou référence du mandatement portant acquisition du véhicule quand la carte grise a été réglée par le fournisseur.
18. Transaction et remise gracieuse de dette :
181. Transaction :
1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la transaction.
2. Contrat de transaction.
Les EPLE sont autorisés à transiger pour mettre fin aux litiges les opposant à d’autres personnes physiques ou morales publiques ou privées, par application de l’article R421-9 du code de l’éducation. Cette procédure décrite au point 2.2.4.7 de la M9-6 présente de multiples avantages pour solutionner un litige ou un blocage, sans risque pour le comptable.
182. Remise gracieuse de dette :
Décision de l'assemblée délibérante, de l'autorité exécutive autorisant la remise gracieuse.
Le débiteur d'une créance peut présenter à l’EPLE une demande de remise gracieuse en justifiant sa demande. La décision de remise gracieuse est prise par le conseil d'administration après avis conforme de l'agent comptable ; ou par l'ordonnateur dans le cas où la créance est inférieure à un seuil fixé par le conseil d'administration (article R421-69 du code de l’éducation).
210. Rémunération du personnel :
Sur plusieurs pages, à la rubrique 210, l’annexe du décret liste les différentes pièces justificatives exigées pour les différents éléments des rémunérations. Il conviendra de consulter autant que de besoin cette rubrique dont on peut cependant citer les éléments principaux suivants :
2101. Premier paiement
1. Acte d'engagement mentionnant :
- la référence à la délibération créant l'emploi ou à la délibération autorisant l'engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux, les contrats aidés ou les vacataires ;
- l'identité de l'agent, la date de sa nomination, et, le cas échéant, la durée de l'engagement ;
- les modalités de recrutement (Exemple : entrée dans la fonction publique, mutation, détachement...), les conditions d'emploi (temps complet, non complet, partiel et la quotité de temps de travail ;
- le grade, l'échelon, l'indice brut de traitement ou le taux horaire ou les modalités de la rémunération de l'agent.
2102. Paiements ultérieurs
21021. Pièces générales
1. Etat nominatif décompté individuel (notamment bulletin de paye) ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :
- le grade, l'échelon, l'indice majoré, l'indication du temps de travail, le taux horaire ou le taux de la vacation (horaire ou autre critère) ;
- la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;
- le traitement brut mensuel ;
- l'indemnité de résidence ;
- le supplément familial de traitement ;
- la NBI ;
- chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;
- les heures supplémentaires ;
- les indemnités d'astreintes ou de permanences ;
- le montant des rémunérations soumis aux précomptes ;
- les montants de ces précomptes ;
- le traitement net mensuel ;
- la somme nette à payer.
…
3. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.
4. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination portant modification de la situation administrative de l'intéressé, entraînant une modification de sa rémunération ou de sa situation administrative, avec indication de la date d'effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.
212. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération :
Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer
ou
Etat de redressement suite à un contrôle (Urssaf, Pôle Emploi, Administration fiscale)
ou
Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :
- décision précisant l'objet du remboursement ;
- décompte.
2171. Prise en charge des frais de déplacement :
21711. Pièces générales :
1. Etat de frais (voir annexe A).
2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :
- délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,
3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.
4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée d'application.
(…)
21712. Pièces particulières
a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale.
Ordre de mission indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé (si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité, dans les limites de douze mois, la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés).
g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale.
Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.
L’article sur les frais de déplacements paru dans un précédent numéro de cette revue détaille toute la procédure et donne même des exemples de documents conformes aux dispositions de cette nomenclature.
6. Interventions sociales et diverses :
6112. Aide facultative :
1. Délibération fixant les conditions d'octroi et les modalités de l'aide.
2. En cas de paiement à un tiers, décision de l'autorité exécutive.
3. Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire(s) et le montant des aides à verser ou ordre de paiement acquitté par le bénéficiaire en cas d'urgence.
On peut ranger dans cette catégorie les dépenses concernant les aides des fonds sociaux ou de la caisse de solidarité. La circulaire n° 98-044 du 11 mars 1998 prévoit que les critères d’attribution des aides du fonds social sont soumis à la délibération du conseil d’administration ; c’est donc un PJ exigible par le comptable. La décision d’attribution fait l’objet d’un acte du chef d’établissement.
622. Bourses :
1. Décision fixant les modalités d'attribution.
2. Décision individuelle ou état collectif.
3. Etat de liquidation des bourses.
On voit que le simple bordereau des droits constatés n’est pas une PJ suffisante pour les bourses nationales et qu’il convient de joindre également au mandat les justificatifs des décisions d’attribution des bourses.
L’instruction codificatrice M9-6 indique par ailleurs que, conformément aux termes de l’article R531-35 du code de l’éducation, la bourse peut être payée au boursier majeur ou émancipé qui n’est à la charge d’aucune personne. Les autres prestations et notamment les remboursements des frais de stage s’effectuent dans les mêmes conditions. Par ailleurs, cette possibilité est étendue aux élèves de plus de seize ans à condition que leurs parents aient manifesté par écrit leur accord.
63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications, pécules :
6311. Premier paiement :
1. Décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution du (des) prix, de la (des) prestation(s) diverse(s), ou décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant les catégories de bénéficiaires, les événements donnant lieu à l'octroi de tels avantages.
2. Décision d'attribution.
3. Le cas échéant, facture.
Il arrive que les EPLE soient amenés à « offrir » des récompenses ou des gratifications (places de cinéma, bons d’achat, livres, etc…) à divers élèves « méritants » ou dans le cadre de concours. Il se peut également que l’EPLE souhaite faire des « cadeaux » à diverses personnes. Si le comptable n’est pas juge de l’opportunité de ce type de dépense, il doit cependant en contrôler la nature puisque celle-ci conditionne la bonne imputation et les pièces justificatives exigées par la nomenclature (voir supra II.2). Nombre de jurisprudences ont mis en débet des comptables pour ne pas avoir produit la délibération qu’exigeait la nomenclature des pièces justificatives. Face à des dépenses de ce type le comptable a donc tout intérêt à demander l’acte du CA autorisant ces remises de prix ou cadeaux même si cela parait contraignant, car les risques sont réels surtout si le type de dépense ne laisse pas d’ambiguïté sur sa destination (bons d’achat par exemple).
72. Subventions et primes de toute nature :
7211. Premier paiement
1. Décision arrêtant le bénéficiaire, le montant, l'objet et, le cas échéant, les modalités particulières de versement des fonds ainsi que les conditions d'octroi et les charges d'emploi.
2. Le cas échéant, justifications particulières exigées par la décision ;
3. Le cas échéant, convention entre le bénéficiaire et la collectivité ou l'établissement (dans l'hypothèse où la décision ne précise pas les modalités particulières de versement des fonds.).
V.1 - Une actualisation du fait de la jurisprudence.
C’est dans la rubrique « 4. Commande publique » de l’annexe que les changements apportés par le décret de 2016 sont les plus visibles par rapport à l’ancien texte de 2007.
On notera tout d’abord la disparition de la mention de la fiche de recensement des marchés dans la liste des pièces justificatives. Même si cette pièce n’était de fait exigible que pour les marchés au-delà de 90 000 € HT, ce retrait marque bien que le respect des règles posées par le code des marchés relève de l’ordonnateur.
Mais clairement cette nouvelle liste est intervenue pour tirer les conséquences de la jurisprudence « Polaincourt » en termes de pièces justificatives, et mettre fin à la relative incohérence qui existait entre les pièces mentionnées pour les MAPA par le décret de 2007 et celles qui découlaient de l’arrêt du Conseil d’Etat du 8 février 2012. Cette jurisprudence Polaincourt ayant fait l’objet de nombreux développements dans cette revue, il est inutile d’y revenir si ce n’est pour rappeler, en résumé, qu’il convient de fournir un contrat écrit ou un document de l’ordonnateur lorsque le code des marchés publics exige que, du fait de son montant, un marché soit passé sous forme écrite. Cela a conduit à la création de deux sous rubriques dans la nomenclature 2016 qui sont étudiées ci-après :
- 4123. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée faisant l'objet d'un écrit,
- 4124. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée ne faisant pas l'objet d'un écrit.
V.2 - Les sous-rubriques pour les MAPA.
La rubrique « 4.Commande publique » mentionnant les pièces justificatives pour les marchés publics concerne 90 % des dépenses communes des EPLE. Avant de détailler les diverses sous-rubriques elle commence par rappeler un certain nombre de principes :
- Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur une des pièces justificatives jointes au mandat
- La dépense est présentée sous la seule responsabilité de l'ordonnateur, selon l'une des sous-rubriques décrites dans la présente rubrique n° 4.
- Toute pièce référencée dans un document produit au comptable (facture, contrat, CCAG, CCAP…), nécessaire à ses contrôles, doit lui être produite. Si le CCAG a fait l'objet d'une approbation par arrêté, il n'est pas fourni mais seulement référencé. Lorsqu'un contrat doit être produit à l'appui du mandat, il ne l'est qu'à l'appui du premier paiement.
- Les mentions devant figurer sur les factures et mémoires sont décrites en annexe C de la présente liste.
Cette rubrique détaille ensuite divers types de dépenses ; nous laisserons de côté celles qui ne concernent qu’exceptionnellement les EPLE pour ne détailler que les plus fréquentes :
40. Dédommagement pour retard de paiement :
401. Paiement des intérêts moratoires et de l'indemnité forfaitaire :
Etat liquidatif.
En cas du non-respect du délai global de paiement des factures dans les 30 jours de la réception de la pièce ou du service fait ; 20 jours pour les viandes fraiches. A noter que pour la sous-rubrique « 402. Paiement de l'indemnisation complémentaire » on se contentera en EPLE de la décision de l’ordonnateur même si le retard est imputable au comptable.
412. Marchés publics passés selon une procédure adaptée prévue par les articles 28 ou 30 (*) du code des marchés publics :
(*) Les articles 28 et 30 du code de 2006 visent les marchés passés selon une procédure adaptée (MAPA).
NOTA : ce décret sur les pièces justificatives date du 20 janvier 2016 et fait référence aux articles du code des marchés publics de 2006 qui a été remplacé par l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et par le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics; en attendant un nouveau code de la commande publique. Il conviendra donc d’être attentif, lorsque des articles du code des marchés sont cités par la nomenclature, à se référer à l’ancien texte en attendant une éventuelle actualisation.
Les caractéristiques formelles d'un marché public faisant l'objet d'un écrit et entrant dans le champ d'application des articles 28 ou 30 du code des marchés publics, figurent au paragraphe A de l'annexe G de la présente liste. Les mentions suivantes sont nécessaires :
1. Identification des parties contractantes.
2. Référence à la délibération ou à la décision autorisant la personne publique à passer le marché.
3. Définition de l'objet du marché.
4. Prix ou modalités de sa détermination.
5. Conditions de règlement.
4122. Prestations dont le paiement donne lieu à avance, acompte, retenue de garantie, variation de prix ou pénalités :
1. Document écrit encadrant l'avance, l'acompte, la retenue de garantie, la variation de prix ou les pénalités de retard.
2. Mémoire ou facture.
Le décret précise que tout versement d'une avance ou d'un acompte, ainsi que tout prélèvement d'une retenue de garantie ou l'application d'une variation de prix ou de pénalités de retard doit faire l'objet d'un écrit qui n'est pas forcément un contrat. On rencontrera des dépenses concernées par cette sous-rubrique notamment dans le cadre des contrats de voyage scolaire où il faudra bien joindre au mandat le contrat prévoyant le versement des acomptes avec la facture.
4123. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée faisant l'objet d'un écrit :
1. Contrat et, le cas échéant, avenant.
2. Mémoire ou facture.
Le décret de janvier 2016 précise que :
Tout contrat mentionné dans une pièce justificative (facture, ...) doit être produit à l'appui du mandat. Lorsqu'un contrat doit être produit, il ne l'est qu'à l'appui du premier paiement. (…). En l'absence de production d'un marché écrit, certificat de l'ordonnateur prenant la responsabilité de l'absence de marché écrit.
A noter qu’au sens du décret, la notion de contrat peut s'entendre comme convention signée des parties, devis précisant les conditions financières ou tout autre document écrit constitutif d'un accord de volonté des parties.
Actuellement le seuil pour respecter la nécessité de passer un écrit pour un marché est fixé à la somme de 25 000 € HT. Toute facture présentée au comptable pour paiement au-delà de ce montant doit donc être accompagnée d’un écrit contractualisant le marché : document de MAPA avec acte d’engagement, convention, bon de commande, devis, contrat « classique », etc… qui respecte les critères de l’annexe G ci-dessus précisés. Ce document écrit doit être communiqué au comptable en même temps que la facture concernée jointe au mandat ; et ce que la facture fasse ou non mention d’un contrat, puisque par application du code des marchés une prestation d’un montant supérieur à 25 000 € HT est nécessairement fixée par un « contrat » écrit et relève donc de cette rubrique 4123 de la nomenclature de 2016.
Si l’ordonnateur n’est pas en mesure de fournir un tel document, par exemple parce qu’il a passé une commande orale, le comptable doit suspendre le paiement et demander au chef d’établissement de justifier l’incohérence des pièces justificatives produites due à l’absence de contrat au sens large du terme. Cette justification peut prendre la forme d’un certificat administratif selon les termes du Conseil d’Etat dans l’arrêt Polaincourt : « dès lors que l’ordonnateur a produit, en réponse à cette demande, un certificat administratif par lequel il déclare avoir passé un contrat oral et prend la responsabilité de l’absence de contrat écrit, il appartient au comptable, qui n’a pas à se faire juge de la légalité de la passation du marché en cause, de payer la dépense ».
4124. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée ne faisant pas l'objet d'un écrit :
Mémoire ou facture.
Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code des marchés publics, notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération.
Le comptable n’a pas à s’assurer de l’imputation correcte des dépenses dans les lignes de la nomenclature des marchés publics adoptée par l’établissement qui relève de la seule responsabilité de l’ordonnateur. Il n’a donc heureusement pas à additionner les différentes factures pour des dépenses paraissant homogènes ou constituant une même opération pour déterminer si le seuil actuel de 25 000 € HT pour un marché écrit est atteint ou non.
Cela va dans le sens notamment de l'instruction n° 12-011-M0 du 30 mai 2012 destinée à expliquer la jurisprudence « Polaincourt » du Conseil d’État qui apporte des éléments utiles pour le comptable. Cette instruction indique bien qu’il faut distinguer le contrôle de la validité d'une créance et le contrôle de sa légalité. Le premier relève des missions du comptable public, mais pas le second ; et un comptable public ne peut subordonner ses actes de paiement à une appréciation de la légalité interne des pièces justificatives qui lui sont produites. Le comptable n’a par conséquent en aucune façon à vérifier le respect par l’ordonnateur des procédures de passation des marchés publics. Outre ses contrôles habituels (exacte imputation budgétaire et comptable de la dépense, disponibilité des crédits, …) son contrôle au niveau des marchés publics concerne la présence indispensable des pièces comptables listées par la nomenclature des pièces justificatives du décret de janvier 2016. Avec la jurisprudence « Polaincourt » le juge n’a d’ailleurs aucunement remis en question ce principe de non contrôle du comptable sur le respect des règles du code des marchés publics par l’ordonnateur puisqu’il a admis qu’un certificat administratif en place d’un document de marché exonérait le comptable et faisait endosser par l’ordonnateur la responsabilité du paiement.
V.3 - La question posée par ces rubriques.
Venons-en maintenant au point qui peut valablement interroger le comptable : en-dessous du seuil exigeant un écrit une facture mentionnant expressément un contrat comme référence doit elle être accompagnée de ce document ? La question est importante en termes de responsabilité pour le comptable. Mettre le contrat c’est s’imposer un contrôle supplémentaire avec les risques d’une non-conformité qui peut être relevée par le juge. Ne pas le mettre c’est risquer de se le voir reprocher ultérieurement par une jurisprudence nouvelle. Faute de réponse précise et officielle à la date de rédaction de cet article on peut cependant apporter plusieurs éléments de réponse.
Le premier est que la mention « Tout contrat mentionné dans une pièce justificative (facture, ...) doit être produit à l'appui du mandat » figure expressément par un renvoi style note de bas de page sous la sous-rubrique « 4123. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée faisant l'objet d'un écrit » et non sous la rubrique plus générale « 412. Marchés publics passés selon une procédure adaptée prévue par les articles 28 ou 30 du code des marchés publics ». Cette mention semblerait donc bien ne concerner que la seule rubrique 4123 et non la 4124. Mais on note que sous la rubrique générale 4 figure la note suivante : « Toute pièce référencée dans un document produit au comptable (facture, contrat, CCAG, CCAP…), nécessaire à ses contrôles, doit lui être produite » ce qui relativise la pertinence de la remarque précédente.
Autre élément : l’intitulé de la rubrique 4123 est « Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée faisant l'objet d'un écrit ». Cette rubrique ne vise pas expressément le seuil de l’article 15 du code des marchés version 2016 mais l’existence d’un écrit pour la dépense en cause. Dans son arrêt du 2 février 2012, Commune de Jarny, n°62824, la Cour des comptes a jugé que si le comptable n’avait pas à contrôler la légalité du mode de passation d’un marché public, il lui appartenait de s’assurer du respect des prescriptions du décret fixant la liste des pièces justificatives pour le paiement des dépenses locales et qu’en l’espèce du moment que « les factures payées par les mandats litigieux portaient la mention « honoraires dus pour le mois [concerné], suivant convention » (…) ; que, dès lors qu’était portée la mention d’une convention sur les factures, application devait être faite des prescriptions de la rubrique 423 « Prestations fixées par contrat » de l’annexe du décret ; que ce texte précise que « tout contrat mentionné dans une pièce justificative (facture, …) doit être produit à l’appui du mandat ». En extrapolant cette décision on pourrait considérer que la mention d’un contrat (dont on peut légitimement préjuger du caractère écrit) sur une facture même inférieure au seuil de 25 000 € HT fait relever la dite facture de la rubrique des marchés faisant l’objet d’un écrit.
Un autre élément est que deux jugements de chambres régionales des comptes semblent relativiser la production d’un contrat en deca du seuil des 25 000 € même lorsque son existence est avérée.
La CRC d'Aquitaine Poitou Charentes dans son jugement n°2015-0006 du 11 mars 2015 "commune de Coutras" a considéré que la référence explicite à un marché sur une PJ d’un mandat inférieur au seuil de l’écrit ne suffisait pas à préjuger de l’existence d’un contrat écrit que le comptable devait fournir.
La CRC de Bretagne le 21 mars 2014, "CC de la Côte d'Emeraude" (7), a estimé pour sa part qu’un contrat écrit joint avec la facture n’avait pas à être produit quand le seuil de l’article 11 du CMP n’était pas dépassé.
Cependant il ne s’agit que de jugements de CRC pris dans le cadre de l’ancien décret de 2007 et non d’une jurisprudence de la Cour des comptes. De plus les contours de ces décisions restent flous ; et on peut relever que dans ses conclusions pour le jugement de la CRC d’Aquitaine du 11 mars 2015 le Ministère public avait émis une position contraire à celle prise in fine par la CRC.
En attendant qu’une position claire soit affirmée il semble plus prudent pour le comptable de demander que le contrat écrit soit joint lorsque son existence est mentionnée sans ambiguïté sur une facture et que les éléments de liquidation y font référence (revalorisation par exemple) ; et ce quel que soit le montant de la facture. Ce sera le cas notamment pour les contrats dont on peut légitimement penser qu’ils ont fait l’objet d’un écrit de par leur nature ou leur caractère pluriannuel (contrat de maintenance, de vérification, d’assurance, de location de photocopieurs, conventions de groupement, etc…). La production de ces documents, quel que soit le montant du marché, est le seul moyen pour le comptable d’effectuer les contrôles qui lui incombent, notamment sur la conformité des éléments de facturation et le caractère libératoire du paiement.
...à suivre page suivante avec la suite de l’analyse des pièces justificatives...
Mise à jour : 08/18