Politique d’achat public.

Sous l’autorité du chef d’établissement, le gestionnaire est chargé de procéder à tous les achats de denrées, fournitures, services et équipements nécessaires au fonctionnement de l’EPLE. A ce titre, il a la responsabilité d’une part d’effectuer ces achats en conformité avec les textes réglementaires, notamment le code des marchés publics, et d’autre part de réaliser les achats avec l'offre économiquement la plus avantageuse pour la satisfaction des usagers du service public d’éducation.

Toute commande de l'EPLE, dès le premier euro, est un marché public.

L’exécution des prévisions des dépenses inscrites au budget passe nécessairement par la passation d’un marché avec des fournisseurs afin de réaliser une commande dans le respect de la réglementation.

Avant d’acheter, le gestionnaire doit cependant définir précisément les besoins à satisfaire (article 21 du décret de 2016) afin d’assurer l’efficacité de la commande et la bonne utilisation des deniers publics.

A cet effet, un état prévisionnel des achats (EPA) pour l'EPLE, (voir page suivante) doit être établi en même temps que le budget. L'EPA définit par ligne de nomenclature les besoins annuels de l'établissement, c'est ce montant par ligne qui doit être pris en compte pour déterminer la procédure en fonction des seuils.

Afin d’éviter tout dépassement du seuil au-delà duquel un marché formalisé doit être passé, le gestionnaire doit suivre les commandes par catégorie homogène ou par opération car le non respect des seuils définis par le code des marchés publics est susceptible de conduire à une sanction administrative et juridictionnelle. L'achat pour les services ou fournitures peut avoir lieu sans procédure formalisée en deçà du seuil de 221 000 € HT (2018). Une obligation de publication (BOAMP ou JAL) est toutefois nécessaire entre le seuil de 90 000 € et celui de 221 000 € HT dans le souci de susciter le plus grand nombre de candidatures possibles. En deçà de 90 000 euros HT, une procédure adaptée, qui relève du choix de l’acheteur, doit être mise en œuvre dans le respect des principes du code. Les modalités sont librement fixées en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d'y répondre ainsi que des circonstances de l'achat. L’acheteur peut également décider que le marché sera passé sans publicité ni mise en concurrence préalables si son montant estimé est inférieur à 25 000 euros HT. Lorsqu'il fait usage de cette faculté, il veille à choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu'il existe une pluralité d'offres potentielles susceptibles de répondre au besoin.

Le titulaire du marché est obligatoirement choisi par la CAO (commission d'appels d'offres) pour la procédure formalisée au-delà de 221 000 € HT et à titre facultatif pour les montants inférieurs (voir ci-dessous).

Des achats en groupement peuvent aussi être réalisés ; cette formule permet de réaliser des économies d'échelle et de faire partie d'un réseau d’acheteurs. Elle est également utile pour élargir la concurrence et professionnaliser la gestion des marchés pour l’EPLE.

Les trois grands principes de l’achat public sont :

- la liberté d’accès à la commande publique ;

- l’égalité de traitement des candidats ;

- la transparence des procédures.

Si les avantages de la formule de l’achat sans procédure formalisée (formalisme réduit à une publicité et une mise en concurrence adéquates en fonction de l'objet et du montant du marché, rapidité et facilité de l’achat) sont indéniables. Des inconvénients et des dangers sont aussi réels (dépassement des seuils avec les risques encourus, absence de cadre rigoureux donc faiblesse de l’acheteur face aux entreprises, garanties limitées en cas de problèmes dans la réalisation et le suivi de l’achat, coût pouvant être supérieur à l’achat groupé).

Les contrôles assurés par le réceptionnaire, le gestionnaire et l'agent comptable à chaque niveau, que ce soit sur marché avec ou sans procédure formalisée ou par l'intermédiaire d'un groupement de commandes, sont d’une importance primordiale car toutes les procédures depuis l’émission du bon de commande jusqu’au paiement de la facture doivent être vérifiées afin que l’achat soit réussi.

Les contrôles sur les marchés, leur légalité, leur effectivité sont assurés par plusieurs organes administratifs et juridictionnels.

Des peines (prison et/ou amende) peuvent être requises en cas de délit dans la passation des marchés (corruption, ingérence, favoritisme).

Les enjeux de la politique de l’achat public peuvent être définis en 4 points :

1) Transparence

Exigence démocratique s'agissant de l'utilisation des deniers publics. Ce qui implique une publicité afin de garantir une vraie mise en concurrence et une justification du choix du titulaire du marché ainsi qu'une publication annuelle des attributions des marchés.

2) Responsabilité

La plus grande liberté de choix offerte aux acheteurs a pour contrepartie l'obligation constante de respecter les principes fondamentaux de la commande publique qui sont la liberté d'accès à la commande publique, l'égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.

3) Efficacité

Notamment en achetant plus facilement (dématérialisation des procédures), en achetant mieux (dialogue et négociation) et moins cher (mutualisation des besoins au sein des groupements de commandes ou de centrales d'achats).

4) Simplicité

En encourageant les PME à participer à la commande publique par une simplification du dossier de candidature.

Définir votre politique d’achat dans chaque catégorie de votre nomenclature.

Mais tout d’abord les bases.
Un marché en procédure adaptée est un marché pour lequel la personne publique choisit elle-même, dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique, la procédure la plus appropriée à la satisfaction de son besoin en tenant compte notamment du montant, de la nature, de la complexité et de l’urgence de celui-ci.

Une procédure adaptée implique, sauf pour les achats de faible montant, une publicité et une mise en concurrence préalables. A noter que la notion de “pouvoir adjudicateur” a remplacé dans le nouveau code celle de “personne responsable des marches” ; cela ne change rien pour un EPLE, il s’agit toujours de l’ordonnateur.

Le recours à une procédure adaptée est donc conditionné par le montant estimé du marché (d’ou la référence aux montants indiqués dans votre EPA - montant global de la ligne et non montant de la commande ponctuelle je le rappelle). En fonction de ces montants, il vous faudra définir vos règles, c’est à dire votre politique d’achat dans chaque catégorie de votre nomenclature et en fonction du montant : quoi en dessus de 25 000 € ? Pas de publicité ou de mise en concurrence en dessous de 25 000 € ? Mise en concurrence à partir de x € jusqu’à x € ? Comment ? Publicité sur un site internet ? Publicité au BOAMP ? Annonce légale dans la presse? Recours à l’UGAP ? Groupement de commande ? Etc…
Vous trouverez sur ce site dans les pages suivantes des éléments de réponse pour élaborer votre propre politique d’achat faute de règles définies par des textes officiels. Vous définirez ainsi la procédure à mettre en oeuvre en fonction du marché.
Une des solutions consiste à encadrer la procédure en introduisant des seuils déclencheurs, et de constituer une sorte de règlement interne de la consultation.
Un exemple de seuils déclencheurs purement indicatif

:- de 0 à 25 000 € HT

- de 25 000 € HT à 50 000 € HT

- de 50 000 € HT à 90 000 € HT.
Cette démarche reposant sur des seuils déclencheurs peut déboucher sur la rédaction d’un règlement interne de l’achat public au sein de l’EPLE. Ce règlement peut être un simple outil de référence ou un mini code des marchés soumis à l’approbation du CA.

Pour ou contre un règlement interne ?

Les avis sont partagés. En règle générale, les grosses structures en disposent, mais pas les petites. Il y a certains risques à se doter d’un tel règlement car cela conduit à mettre en place une mini réglementation à laquelle l’on devra se soumettre, surtout si elle a été votée par le CA. ; et qui ne pourra être modifiée que par un nouveau vote. Ors le montant prévisionnel de la commande peut être différent du montant de la facture définitive. Comment être certain lors du lancement d’un achat que l’estimation sera exacte ? Comment gérer l’urgence, l’imprévu ?
A contrario on peut choisir l’absence totale de règles préalables et traiter la question au coup par coup… « au feeling ». Mais cela n’est guère satisfaisant (ni « professionnel ») et pose problème dans les gros établissements avec pluralité d’acheteurs susceptibles de choisir des démarches différentes ou qui ne garantissent pas la mise en concurrence effective exigée par le code et le juge.
A mon avis, la solution semble se situer entre ces deux extrêmes : pas de guide rigide enfermant l’acheteur dans un carcan ne lui laissant pas les marges de manœuvre ou d’appréciation indispensables ; mais un canevas de référence pour assurer le respect des règles de base posées par le code ; canevas non obligatoire mais simplement informatif pour laisser les marges de manoeuvre indispensables. Tout dépend en fait de vos pratiques et de savoir si vous souhaitez poser des “barrières” pour d’autres intervenants.
Une fois les seuils fixés, que mettre en face ? Chaque EPLE établira son canevas en fonction de sa spécificité et en utilisant les possibilités suivantes :
* Consultation de catalogues.
* Consultation d’un nombre réduit d’entreprises connues du service :pour les achats de faibles montants (problème de la fixation de ces montants), pour les achats répondant à un besoin ne pouvant faire l’objet d’une prévision, pour les achats répondant à un facteur d’urgence.
* Envoi d’un avis de consultation à plusieurs entreprises : envoi large par lettres ou courriels après établissement d’une liste de diffusion en début d’année.
* Technique de l’avis de consultation pour l’année : l’établissement dresse une liste de candidats retenus pour une prestation donnée, puis en cours d’année les consulte à chaque projet.
* Utilisation d’un site internet avec la mise en ligne des projets en cours. A condition que L’audience du site soit adaptée.

* recours au site du BOAMP.

* Insertion dans la presse lorsque le coût de cette publication ne dépasse pas de l’ordre de 3 % du montant du marché.
* Le recours à l’UGAP qui permet à l’établissement d’éviter le lancement de ses propres consultations : c’est la seule société qui le permette (ça ne marche pas avec CAMIF collectivités). L’acheteur public qui fait appel à l’UGAP est dispensé des procédures de mise en concurrence et de publicité en dessous de 221 000 € HT pour les fournitures et service.

* Intervention ou non d’une CAO (voir ci-après).

* etc....

Règlement intérieur et MAPA.

Pour vous faire une idée et surtout si vous voulez mettre en place un tel règlement intérieur : un document de Marseille mais de 2013 (donc tenir compte des nouveaux textes intervenus depuis).

Commission d’Appel d’Offres.

La Commission d’appel d’offres examine les candidatures et les offres et attribue le marché pour les marchés publics ou accords-cadres passés selon une procédure formalisées.

Elle n’est donc pas nécessaire ni obligatoire pour les MAPA (marchés de fournitures inférieurs à 221 000 € HT ) ; et l’ordonnateur peut décider seul ou s’entourer de l’avis de personnes qu’il choisit librement en fonction de la nature et du montant du marché.

Attention cependant : si le règlement intérieur de la commande publique de l’EPLE a fixé un seuil inférieur et a donné compétence à la CAO, ce sont les règles du règlement intérieur de la commande publique de l’EPLE qui s’appliqueront.

La commission d'appel d'offres (CAO) dans le cadre des procédures d'attribution des marchés publics (28/07/2016).

Le nouveau droit de la commande publique issu de la transposition des directives européennes de 2014 réforme la commission d’appel d’offres (CAO) afin de permettre à chaque acheteur de se doter des règles les mieux à même de répondre aux caractéristiques qui lui sont propres, à son environnement et à ses contraintes. Elle aligne la composition de la CAO sur celle de la commission prévue par l’article L. 1411-5 du code général des collectivités territoriales compétente en matière de délégations de services publics.

Désormais, l’article L. 1411-5 du CGCT précise que : « II. – La commission est composée : « a) Lorsqu'il s'agit d'une région, de la collectivité territoriale de Corse, d'un département, d'une commune de 3 500 habitants et plus et d'un établissement public (un EPLE), par l'autorité habilitée à signer la convention de délégation de service public ou son représentant, président, et par cinq membres de l'assemblée délibérante élus en son sein à la représentation proportionnelle au plus fort reste » ;

A noter que s’agissant d’une émanation du conseil d’administration, le renouvellement du conseil d’administration entraîne le renouvellement de la commission. Les nouveaux textes ne comportent pas de dispositions spécifiques au fonctionnement de la CAO. Aussi, comme en matière de CDSP, chaque collectivité territoriale ou établissement public local doit définir lui-même les règles de fonctionnement de sa CAO. Chaque acheteur pourra, par exemple, s'inspirer des règles applicables à son assemblée ou organe délibérant pour ce qui est du délai minimum à respecter entre la date de convocation et la date de réunion, ou bien encore de la voix prépondérante du président en cas de partage égal des voix. Le principe de transparence des procédures implique cependant que, comme l’article 25 du CMP le prescrivait, la CAO dresse un procès-verbal de ses séances, même dans le silence des textes.

On peut ainsi convenir que les convocations aux réunions de la commission sont adressées à ses membres au moins 5 jours francs avant la date prévue pour la réunion. Aucune condition de forme n’est imposée, mais il est important de pouvoir en faire la preuve. Le quorum est atteint lorsque plus de la moitié des membres ayant voix délibérative sont présents. Si le quorum n’est pas atteint, la commission d’offres est à nouveau convoquée. Elle se réunit alors valablement sans condition de quorum. La commission d’appel d’offres dresse procès-verbal de ses réunions. Tous ses membres peuvent demander que leurs observations soient portées au procès-verbal.

Dans les pages suivantes vous découvrirez toute la théorie et la procédure des marchés à procédure adaptée. La lecture peut en être un peu ardue ; mais elle est indispensable pour avoir les bases.

Marchés : la politique de l’achat public

 Mise à jour : 08/16