Dépenses 1
La dépense recouvre un certain nombre de tâches qui sont généralement bien connues de tous : bon de commande, engagement, suivi des engagements, liquidation, mandatement, mise en forme du mandatement, classement. Un document d’Aix-Marseille (voir le document sur la gestion d’un EPLE : pages 4 à 24) fait le point sur les étapes de la dépense en insistant sur la gestion des contrats aidés et des frais de déplacements. Sur le sujet, voir aussi la page sur les piéces justificatives de la dépense.
Les aticles 29 et suivants du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique portant règlement général sur la comptabilité publique indique que « Les opérations de dépenses sont successivement l'engagement, la liquidation, le cas échéant l'ordonnancement, ainsi que le paiement.». Les quatre phases de la procédure normale sont donc l’engagement, la liquidation, l’ordonnancement et le paiement. L’engagement de la dépense est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une charge. La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. Elle comporte deux volets : la constatation du service fait et le calcul du montant exact de la dette. L’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre de payer la dette de l’organisme public. Le paiement est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. Avant de procéder au paiement, le comptable est tenu d’effectuer un certain nombre de contrôles. Cependant, des procédures particulières de dépenses peuvent amener l’agent comptable à payer avant ordonnancement et/ou avant service fait. Si ces procédures particulières ne sont pas prévues par un texte, il doit obtenir une ou deux autorisations de dérogation par le ministre chargé du budget.
Présentation : les dépenses de l’EPLE
L’engagement.
L’engagement (article 30 du décret de 2012) est l’acte par lequel un organisme public, crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge.
Sa portée est double, il a à la fois un caractère juridique (création d’une obligation envers le fournisseur) et un caractère comptable (affectation d’une partie des crédits budgétaires à la réalisation de la dépense). L’ordonnateur ou ses délégués ont seuls qualité pour procéder à l’engagement des dépenses conformément aux dispositions de l'article R421-71 du code de l'Education. La possibilité pour l’ordonnateur de déléguer sa signature à l’adjoint ou au gestionnaire dans son domaine de compétence est confirmée par la circulaire du 30 septembre 2005. Cette dernière doit être écrite, faire l’objet d’une information au conseil d’administration, et définir clairement l’étendue des compétences déléguées. Ainsi La signature du bon de commande peut notamment être délégué au gestionnaire.
Il est indispensable d’effectuer un certain nombre de contrôles préliminaires :
- existence de crédits suffisants (à contrôler à l’aide de la situation des dépenses engagées).
- vérification du non dépassement des montants limitatifs de l’EPCP selon la catégorie homogène ou l’unité fonctionnelle à laquelle se rapporte la dépense
S’il s’agit d’un marché (tout contrat conclu à titre onéreux est un marché dès le premier euros), détermination et mise en place de la procédure de publicité et de mise en concurrence adaptée s’il y a lieu, et dans tous les cas au-dessus du seuil de 20 000 € HT.
L’engagement juridique se formalise par l’établissement d’un bon de commande pour les dépenses courantes, ou dans le cadre de certains marchés à procédure adaptée, ou d’un marché à procédure formalisé, par la signature de l’acte d’engagement, ou encore d’un avenant.
L'engagement comptable se matérialise par l’affectation d’une partie des crédits budgétaires à la réalisation de la dépense. Il est établi de manière informatique grâce au module approvisionnement de GFC. Cette fonction permet l’engagement simultané de la dépense dans GFC. Ainsi la situation des dépenses engagées s’actualise en temps réel sans autre opération particulière. Le bon de commande peut être également établi de manière manuscrite à l’aide d’un carnet de bons de commandes autocopiants .
La liquidation.
La liquidation (article 31 du décret de 2012) a pour objet de vérifier la réalité de la dette de l’établissement et d’arrêter le montant de la dépense.
L’ordonnateur (ou son délégataire) est seul habilité à certifier le service fait, et le gestionnaire assure la mise en œuvre de la liquidation.
- La constatation du service fait
Le service fait consiste à établir la réalité de la dette : régularité de l’engagement préalable; contrôle de la livraison, quantité, qualité des marchandises ou de la réalisation des travaux commandés. La personne ou l’entreprise avec laquelle l’établissement a traité doit avoir accompli dans les conditions prévues les obligations qui lui étaient imposées. Exceptions à cette règle du service fait: abonnements gaz, électricité, eau téléphone, revues, assurances, acomptes voyages...
- La liquidation proprement dite
Cette étape correspond à la nécessité de calculer exactement le montant de la dette et de s’assurer qu’elle est bien exigible : vérification arithmétique de la facture, délais de prescription, vérification de l’absence de paiement de la facture par mandat antérieur.
- La production de pièces justificatives
Des pièces justificatives (factures, marchés…) établissant la réalité du service fait et les droits des créanciers doivent être produite à l’agent comptable (voir le décret du 20/03/2007 sur les pièces justificatives des dépenses traité ci-après).
L’ordonnancement.
L’ordonnancement (article 32 du décret de 2012) « est l'ordre, quelle qu'en soit la forme, donné par l'ordonnateur au comptable de payer une dépense. Par dérogation à l'article 11, certaines dépenses peuvent, eu égard à leur nature ou à leur montant, selon les besoins propres à chaque catégorie de personnes morales, être payées sans ordonnancement ou avec ordonnancement sans que celui-ci soit préalable au paiement. Le ministre chargé du budget arrête la liste de ces dépenses ».
L’exercice de rattachement est l’année civile à laquelle la notion de service fait rattache la facture ‘et non la date de la facture).
La réglementation impose par ailleurs quelque soit le type de dépenses les délais globaux de paiement suivant de trente jours à compter du 1er juillet 2010.
Ce délai commence à courir à la réception de la facture ou à la fourniture de la prestation si elle est postérieure et prend fin avec le règlement par l’agent comptable. Le non respect du délai global de paiement entraîne de droit le paiement d’indemnités et d’intérêts moratoires au fournisseur.
Les dépenses payées avant ordonnancement doivent faire l’objet sans délai d’un mandatement de régularisation (le comptable transmet à l’ordonnateur la liste des opérations concernées par les dépenses avant ordonnancement pour qu’il effectue un mandatement de régularisation dit « pour ordre ».).
Le paiement.
Le paiement (articles 33 et 34 du décret de 2012) « est l'acte par lequel une personne morale mentionnée à l'article 1er se libère de sa dette. Sous réserve des exceptions prévues par les lois et règlements, le paiement ne peut intervenir avant l'échéance de la dette, l'exécution du service, la décision individuelle d'attribution d'allocations ou la décision individuelle de subvention. Toutefois, des avances et acomptes peuvent être consentis aux personnels, aux entrepreneurs et fournisseurs ainsi qu'aux bénéficiaires de subventions.
Il est fait par tout moyen ou instrument de paiement prévu par le code monétaire et financier, dans les conditions précisées par arrêté du ministre chargé du budget. »
Dans les pages suivantes sont développés divers aspects :
- la notion de service fait
- le délai de paiement
- les intérêts moratoires
- les frais de stages, de déplacements, d’intervenants...
- les diverses autres dépenses
- etc...
... à suivre page suivante....
Mise à jour : 08/18