Le gestionnaire

Le gestionnaire ou adjoint-gestionnaire.

Un document de l’académie d’Aix-Marseille « Etre gestionnaire au 1° septembre 2010 ».

       Un document de Clermont-Fd (2017).

L’article R.421-13 du code de l’Education indique à l’alinéa II que : « II. - Dans ses fonctions de gestion matérielle, financière et administrative, le chef d'établissement est secondé par un adjoint gestionnaire, membre de l'équipe de direction, nommé par le ministre chargé de l'éducation ou l'autorité académique habilitée à cet effet, parmi les personnels de l'administration scolaire et universitaire. L'adjoint gestionnaire est chargé, sous l'autorité du chef d'établissement et dans son champ de compétence, des relations avec les collectivités territoriales et il organise le travail des personnels administratifs et techniques affectés ou mis à disposition de l'établissement. ».

Cette nouvelle dénomination d’adjoint-gestionnaire est donnée par le décret n° 2011-1716 du 1er décembre 2011.

Vade-mecum (2016) de l'adjoint gestionnaire en EPLE.

D’anciens textes :

Circulaire n° 2005-156 du 30 septembre 2005 (BO n° 35 du 6 octobre 2005) .

Circulaire n° 97-035 du 6 février 1997 : Missions des gestionnaires d’EPLE. – BOEN n° 8 du 20 février 1997.

Le gestionnaire et le conseil d’administration.

Le gestionnaire apporte son concours aux organes de l’établissement pour l’exécution de leurs attributions. Il aide en particulier au bon déroulement de la procédure de réalisation des actes pris par l’établissement, à ces différents stades :

- Mise en forme des projets d’actes qui doivent être soumis à la délibération du conseil d‘administration ;

- Préparation de la transmission de ces actes, ainsi que de ceux pris par le chef d’établissement à l’autorité chargée de l’exercice du contrôle de légalité ; recueil des signatures et transmissions des pièces ;

- Vérification des accusés de réception ou preuves de l’envoi, de manière à ce que le chef d’établissement puisse certifier le caractère exécutoire des actes et déterminer leur date de prise d’effet.

Lorsque la date du conseil d’administration est arrêtée par le président, le gestionnaire participe à :

- L’établissement de l’ordre du jour,

- La préparation des documents s’y rapportant,

- L’envoi des convocations à tous les membres, 10 jours au moins avant cette date.

- Le gestionnaire doit veiller à la préparation de la salle où se déroulera le conseil d’administration.

Passation de service entre gestionnaires.

Une procédure trop souvent négligée car non obligatoire et pourtant, le gestionnaire entrant comme le comptable ont tout à gagner à formaliser cette étape : le document en fichier PDF de l’académie de Renne (2005).

Le référentiel de la passation de service de l’académie de Clermont-Fd (2014) ; celui de Limoges (2016)

Un article paru dans la revue « Intendance » qui donne des conseils aux nouveaux gestionnaires sur la prise de poste au niveau budgétaire : un audit de la situation financière de l’établissement.

La délégation de signature du chef d’établissement.

Sur la délégation de manière générique voir cette page.

Le décret n° 2011-1716 du 1er décembre 2011 précise à son alinéa III :

« Le chef d'établissement peut déléguer sa signature à chacun de ses adjoints.
 En cas d'absence ou d'empêchement, le chef d'établissement est suppléé par le chef d'établissement adjoint, notamment pour la présidence des instances de l'établissement.
 En cas d'absence ou d'empêchement du chef d'établissement, lorsque celui-ci n'a donné aucune délégation à cet effet, l'autorité académique nomme un ordonnateur suppléant qui peut être le chef d'établissement adjoint ou l'adjoint gestionnaire, sous réserve que celui-ci ne soit pas l'agent comptable de l'établissement, ou le chef d'un autre établissement. »

Pour l’accréditation auprès du comptable du suppléant ou du délégataire de l’ordonnateur, en application de l’arrêté du 25 juillet 2013 doivent être fournis au comptable un formulaire modèle II et l’acte de délégation précisant notamment l’étendue des compétences déléguées.

Extrait de la circulaire du 30.09.05 parue au BO n° 36 :

“Le chef d’établissement peut déléguer sa signature, y compris pour l’exercice des fonctions d’ordonnateur, à son ou à ses adjoints, ainsi qu’au gestionnaire dans son domaine de compétences. Cependant, un gestionnaire qui est également agent comptable de l’établissement ne peut recevoir de délégation de signature pour les actes relevant de l’ordonnateur.

Il est rappelé qu’une délégation de signature est consentie, lorsqu’un texte réglementaire l’autorise (ce qui est le cas en l’occurrence), à une autorité nominativement désignée et qu’elle prend fin lorsque le délégant ou le délégataire quitte ses fonctions. L’acte portant délégation doit définir précisément l’étendue des compétences déléguées, étant précisé que la délégation de signature ne fait pas perdre à son auteur l’exercice de sa compétence (elle a pour objectif de le décharger d’une partie de sa tâche matérielle). L’acte portant délégation doit être publié pour être exécutoire. L’affichage sur des panneaux destinés à l’information des usagers peut constituer une modalité de publication suffisante.”

Concernant le gestionnaire-comptable, cette formulation appelle des observations complémentaires :

Les dispositions de la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 portant organisation économique et financière des EPLE n’est pas remise en cause : la signature du gestionnaire sur les bons de commande est suffisante lorsqu’une décision d’engagement a été prise préalablement par l’ordonnateur (marché à bon de commande, menu …). Cette signature est possible lorsque le gestionnaire est également agent comptable de l’établissement, compte tenu de la situation particulière des EPLE, où l’agent comptable est statutairement le gestionnaire de l’établissement siège de l’agence. En revanche, conformément au paragraphe 132 relatif aux fonctions du gestionnaire, un gestionnaire agent comptable ne peut en aucun cas attester le service fait pour le compte de l’ordonnateur. Lorsque le gestionnaire n’est pas l’agent comptable de l’établissement une délégation du chef d’établissement au gestionnaire, qui seconde le chef d’établissement dans ses tâches de gestion financière, est possible pour tous les actes relevant de l’ordonnateur (engagements, certification du service fait, liquidations mandatements, titres de recettes). Par contre la délégation au gestionnaire qui assure les fonctions de comptable ne pourra inclure les documents liés à la phase d’ordonnancement (bordereaux de mandats, des ordres de reversements, des ordres de recettes et d’annulation de recettes et des ordres de paiement de l’ordonnateur - compte 4668) afin de respecter le principe de la séparation ordonnateur - comptable ; voir à ce sujet une lettre du 8 août 2011 du ministère.

A noter que la signature du bordereau de mandats par l’ordonnateur ou son délégataire ne peut qu’être manuscrite ou électronique (article D.1617-23 du CGCT) ; ce qui exclut le recours à des procédés tels que l’utilisation de griffes, signature scannée, etc….

Délégation au gestionnaire-régisseur.

Un message Rconseil n° 2015 - 310 (Régies - Délégation de signature) vient rappeler la problématique du respect de la séparation ordonnateur / comptable lorsqu’on a un gestionnaire délégataire qui exerce les fonctions de régisseur.

« Nous rappelons que l'interdiction du cumul des fonctions est une disposition de l’instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 relative aux régies de recettes et régies d'avances des établissements publics nationaux et des établissements publics locaux d'enseignement qui précise qu"'il est formellement proscrit de confier les fonctions de régisseur à un agent exerçant les fonctions d'ordonnateur ou ayant reçu délégation à cet effet."
Toutefois, dans le cas des EPLE, comme nous l'a confirmé la DGFiP et comme précisé dans l'IC M9.6, un agent peut être à la fois régisseur et ordonnateur délégué lorsqu'il n'exerce pas ses deux fonctions sur les mêmes natures de recettes et dépenses. Dans ce cas, il est impératif que la délégation de l'ordonnateur précise explicitement le champ des compétences déléguées.
Vous trouverez ci-dessous des exemples susceptibles d'éclairer cette procédure :
1- dans le cas d'un voyage scolaire, un régisseur de recettes - ordonnateur délégué qui encaisse la participation des familles ne pourra pas signer l'ordre de recettes qui s'y rattache,
2- dans le cadre des dépenses au comptant, un régisseur d'avances - ordonnateur délégué ne pourra pas signer le bordereau de mandats concernant ces dépenses.
3- le régisseur - ordonnateur délégué pourra toutefois signer les ordres de recettes et les bordereaux de mandats pour toutes les dépenses et les recettes qui ne sont pas précisément spécifiées dans l'acte de régie. »

Délégation et gestion des commandes alimentaires.

La note de la DAF du 09/09/13 indique que la signature du menu ne peut être considérée comme un engagement dispensant d’établir des bons de commande ; et que ni l’agent -chef, ni le cuisinier ou le magasinier ne peuvent avoir délégation pour passer commande. Enfin elle précise les règles de la délégation à un gestionnaire qui est également comptable.

Actes et délégations.

La ou les délégations portant sur des actes de l’ordonnateur doivent déterminer précisément le champ de la délégation (nature, montants éventuellement) : diverses configurations sont en effet envisageables, notamment en fonction de l’importance de l’établissement. Une délégation de signature ne peut pas être totale.

Ces délégations doivent être communiquées à l’agent comptable, lequel doit, en application de l’article 12 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général de la comptabilité publique, contrôler la qualité de l’ordonnateur ou de son délégué. Par ailleurs, elles doivent être publiées par tout moyen adapté (exemple : affichage).

Le chef d’établissement conserve en tout état de cause l’entière responsabilité des actes qui sont signés par leurs délégataires, dans la mesure où il s’agit d’une délégation de signature et non d’une délégation de pouvoir.

Il est rappelé qu’une délégation de signature est consentie, lorsqu’un texte réglementaire l’autorise (ce qui est le cas en l’occurrence), à une autorité nominativement désignée et qu’elle prend fin lorsque le délégant ou le délégataire quitte ses fonctions. L’acte portant délégation doit définir précisément l’étendue des compétences déléguées, étant précisé que la délégation de signature ne fait pas perdre à son auteur l’exercice de sa compétence (elle a pour objectif de le décharger d’une partie de sa tâche matérielle). L’acte portant délégation doit être publié pour être exécutoire. L’affichage sur des panneaux destinés à l’information des usagers peut constituer une modalité de publication suffisante.”

Voir la lettre du directeur de la DAF explicitant la circulaire ; et concernant la délégation de l'ordonnateur au gestionnaire-agent comptable, des précisions sur la portée de cette délégation dans une lettre d’août 2011 du ministère.

Une circulaire de l’académie de Toulouse avec des modèles de délégation pour la commission permanente et l’adjoint.

Voir aussi le site de l’ESEN.

... à suivre page suivante....

 Mise à jour : 08/18