FAQ Gestion Financière 8
Existe-t-il un modèle de lettre par laquelle un chef d'établissement adresse un ordre de réquisition à son agent comptable ?
Il n'existe pas de modèle particulier pour la réquisition de payer adressée par l'ordonnateur au comptable. Il convient de respecter les dispositions prévues par les articles L.233-1 et L.233-3 du code des juridictions financières ainsi que par la circulaire n°88-079 du 29 mars 1988 (§ 1313). Il est précisé que la réquisition est au nombre des actes énumérés à l'article L. 2131-2 du code général des collectivités territoriales, qui sont immédiatement exécutoires après transmission au représentant de l'Etat et publication ou notification. En l'espèce, l'ordre de réquisition sera transmis aux trois autorités de contrôle, dans un souci de parallélisme des formes (le budget est soumis à cette obligation) et le chef d'établissement certifie le caractère exécutoire de l'ordre de réquisition, sous sa seule responsabilité.
Paiement en dépassement de crédits
Un paiement en dépassement des crédits ouverts sur un chapitre d'un service spécial, pour lequel l'établissement dispose de suffisamment de ressources affectées (au sens de la circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 "organisation économique et financière des EPLE point n°151) en compte de tiers, engage-t-il la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable ?
Non. Cette question a déjà été posée à l'occasion de l'actualité de la semaine 27 et avait donné lieu à la réponse suivante:
"Régulièrement appelés à se prononcer sur des paiements en dépassement de crédits sur des chapitres de type N3 ou J81, les juges des comptes rejettent systématiquement les arguments du comptable invoquant l'existence de crédits en comptes de tiers couvrant les dépenses effectuées mais qui n'auraient pas fait l'objet d'ouverture de crédits dans les délais. Le juge met en oeuvre les dispositions combinées de l'article 12 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 et de l'article 60-I de la loi n°63-156 de 23 février 1963 de finances qui disposent que les dépenses ne peuvent être payées que dans la limite des crédits ouverts et que toute dépense effectuée au-delà des crédits ouverts engage la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable. Ils invitent généralement le comptable à présenter ses arguments au ministre chargé des finances à l'occasion d'une demande de remise gracieuse. On rappellera ici que les ouvertures de crédits sur des ressources affectées peuvent être faites très rapidement puisque la DBM nécessaire est de la seule compétence de l'ordonnateur (article R421-60 du code de l'éducation)."
L'attention du bureau DAF A3 a été attirée sur l'arrêt n°53872 rendu par la Cour des comptes le 26 février 2009.
Appelée à se prononcer sur l'appel élevé par l'agent comptable d'un EPLE de l'académie de REIMS qui avait payé, en dépassement de crédits, des dépenses financées sur des ressources affectées, et qui, à ce titre, avait vu sa responsabilité personnelle et pécuniaire engagée, la Cour a infirmé le jugement de la CRC Champagne - Ardennes n°2008-0138 du 19 juin 2008.
La Cour a motivé son jugement par l'attendu suivant : "Attendu que, selon l’article R. 232-4 du code des juridictions financières en vigueur au moment des faits pour les crédits en cause, l’ordonnateur peut directement porter au budget des augmentations de crédits par rapport aux inscriptions initiales relatives à des recettes encaissées… mais qui ne sont définitivement acquises qu’à concurrence du montant des dépenses constatées pour l’exécution des charges précisées lors du versement des fonds ; qu’il informe la commission permanente de ces modifications et en rend compte au prochain conseil d’administration ; que ces règles ne font pas de ces augmentations de crédits un préalable au paiement des mandats litigieux ; qu’elles n’imposent aucune obligation particulière au comptable."
L'article R232-4 du code des juridictions financières a été abrogé par le décret n°2008-263 du 14 mars 2008 . Toutefois l'article R232-3 du même code renvoie aux articles R421-59 à R421-61 du code de l'éducation. Les dispositions de l'article R232-4 du code des juridictions financières visées par la cour dans l'attendu cité sont désormais uniquement présentes dans l'article R421-60 du code de l'éducation et toujours applicables.
On observera ici que tant les principes de sincérité et de transparence budgétaires que ceux de bonne gestion imposent naturellement à l'ordonnateur de demander l'ouverture au budget de tous les crédits dont il a connaissance. De telles ouvertures sont de la compétence de l'ordonnateur et ne nécessitent qu'une DBM de niveau deux.
Passation de service entre comptables
Quand un comptable public prend un nouveau poste, où doit-il adresser les réserves qu'il émet sur la gestion de son prédécesseur ?
L'instruction n°01-002-M9 de la comptabilité publique, publiée au BO n°11 du 15 mars 2001, indique que les réserves sont adressées au trésorier payeur général territorialement compétent. Ce dernier se charge de les transmettre à la CRC. Pour information, le comptable public envoie une copie des réserves au Rectorat qui doit en assurer la communication à l'agent comptable sortant.
Pièce justificative de la dépense
Le décret actualisant la liste des pièces justificatives à produire lors des paiements des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, a t-il supprimé l'obligation pour l'agent comptable d'un EPLE de signer les factures ?
Non : le décret ne supprime pas la signature du comptable car elle n'est pas prévue par les textes et de ce fait n'est pas obligatoire. En effet, le service fait est attesté par la signature de l'ordonnateur, qui sera apposée dorénavant sur le bordereau récapitulatif des mandats, et l'attestation des contrôles que doit exercer le comptable réside dans la prise en charge des ordres de dépenses.
Aucune autre signature que celle de l’ordonnateur sur le bordereau n’est donc nécessaire sur les pièces d’un mandatement, qu’il s’agisse de celle du comptable, du gestionnaire ou d’un autre intervenant (hors pièces spécifiques demandant des signatures comme les états de frais de déplacement par exemple).
Si l'ordonnateur n'a plus à signer les pièces jointes que devient la signature du comptable et donc à partir de quel moment le comptable endosse-t-il la responsabilité ? (2004)
Le décret n°2003-301 du 2 avril 2003 a supprimé la signature obligatoire de l'ordonnateur sur l'ensemble des pièces justificatives des mandats, conservant les autres mentions (annexe C du décret) où ne figure pas la signature du comptable. En effet, il n'existe pas de texte qui rende obligatoire la signature de l'agent comptable sur les factures ou les mémoires, la certification du service fait relevant de l'ordonnateur. Par ailleurs, ce n'est pas la signature du comptable apposée sur les factures qui atteste qu'il a procédé aux contrôles qu'il doit exercer en matière de dépenses et qui sont énoncés aux articles 12B et 13 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 (qualité de l'ordonnateur, disponibilité des crédits, exacte imputation, validité de la créance, caractère libératoire du règlement), mais c'est le fait de prendre en charge dans ses écritures les ordres de dépenses. Contrairement à la pratique qui s'observe dans de nombreux EPLE, les agents comptables ne sont pas tenus de signer les factures.
La nouvelle réglementation impose-telle toujours de mentionner sur les PJ et notamment les factures le numéro des mandats de dépense avec service et compte d'imputation ? (2013)
On rappellera que le § 1445 de l'ICM9-6 dispose que les pièces justificatives produites à l'appui des mandats et notamment les factures « doivent être conformes à la liste figurant à l'annexe I du CGCT qui a fait l'objet d'une instruction codificatrice 07-024-M0 du 30 mars 2007 relative aux pièces justificatives des dépenses dans le secteur public local &raqup;. Hormis cette nécessité de conformité il n'y a aucune obligation d'y faire figurer des mentions supplémentaires.
Toutefois, l'ordonnateur dispose d'une liberté totale quant à l'organisation interne du circuit de la dépense puisqu'il conserve la faculté de maintenir la signature du mandat et/ou l'attestation du service fait sur la pièce justificative. De même il pourra décider d'y faire figurer les services et comptes d'imputation, domaines et activités s'il estime que ces procédures sont de nature à faciliter son contrôle.
L'obligation d'arrondir à l'euro le plus proche introduite par la loi de finances rectificative pour 1984 concerne-elle tous les ordres de recettes ? (2013)
Concernant les modalités d'application de cette procédure, on se reportera utilement au § 4.2.2.1 « Le titre de recettes individuel » de l'IC n° 11-022 M0 du 16 décembre 2011 qui précise :
« Par ailleurs, en application de la loi de finances rectificative pour 1984 (Art. 28 modifié LFR n°84-1209, 29-12-84), les créances des collectivités et établissements publics locaux constatées au moyen d'un ordre de recettes sont arrondies à l'euro le plus proche, les fractions inférieures à 0,50 euros étant négligées et celles de 0,50 euros et plus étant comptées pour un euro.
Sont exclues de cette mesure les recettes perçues au comptant, celles faisant l'objet d'une facturation au sens fiscal du terme (c'est-à-dire comportant liquidation de la T.V.A.) et celles portées sur un titre après leur encaissement. Les recettes des services locaux assujettis à la T.V.A. ne sont donc pas concernées par cette mesure puisqu'elles font l'objet soit d'une facturation soit d'une perception au comptant. »
Ainsi dans le cas des EPLE cette mesure exclut :
- les tickets repas ou les objets confectionnés (ainsi que toutes les autres "recettes perçues au comptant")
- les diverses subventions qui lui sont octroyées (recettes "portées sur un titre après leur encaissement").
Les frais imputables à la formation des enseignants peuvent-ils être pris en charge par l'EPLE sur la base d'une convention ?
Les dépenses de rémunération (et consécutivement de formation) des personnels enseignants des EPLE sont à la charge de l'Etat, conformément à l'article L.211-8 du code de l'éducation. Toutefois, ces dispositions n'interdisent pas la participation financière d'un autre organisme à une formation qui ne s'inscrit pas dans un programme défini par l'Etat mais le financement de la formation sur le budget d'un EPLE nécessite d'une part l'accord exprès de la collectivité de rattachement et d'autre part une délibération du conseil d'administration.
Quel est le seuil au delà duquel la production d'un mémoire ou d'une facture est obligatoire pour le paiement de travaux, de fournitures ou de service ?
230 euros par l’arrêté du 3 septembre 2001.
Quelle procédure utiliser en cas de pièces justificatives (facture) égarées par les services de l'ordonnateur dans la mesure où le fournisseur ne peut rééditer un original ?
Voir la FAQ à « Duplicata »
Pourboires
Les élèves d'un établissement hôtelier reçoivent des pourboires. Comment ces pourboires doivent-ils être comptabilisés ? S'agit-il de dons ? (2004)
Les articles relatifs au pourboire qui figurent dans le code du travail (articles L147-1, L223-12, R147-1 et R147-2) montrent que celui-ci est un complément de rémunération, remis entre les mains de l'employeur et qui doit être intégralement versé au personnel, selon des modalités déterminées par profession ou par catégorie professionnelle, nationalement ou régionalement par les conventions collectives. Une telle définition ne peut s'appliquer à des élèves, qui sont sous statut scolaire et non de salariés. L'EPLE, qui n'est pas employeur, ne peut donc pas recevoir de pourboires stricto sensu, ni inscrire ce type de recettes dans son budget. En conséquence, l'EPLE ne connaît pas les pourboires qui seraient remis individuellement aux élèves.
Prélèvement automatique des frais du SRH pour les familles : voir FAQ « SRH »
Prescription
En application de la prescription quadriennale, un comptable public doit-il refuser de payer un fournisseur qui réclame le 1er novembre 2002 le paiement d'une facture reçue le 30 octobre 1998 ?
Non : le délai de prescription de quatre ans des créances sur l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics dotés d'un comptable public ne court qu'à compter du 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis (loi n°68-250 du 31 décembre 1968). Dans l'exemple cité, la prescription quadriennale ne peut donc être opposée au créancier qu'à partir du 1er janvier 2003.
La législation française sur la prescription peut-elle être opposée à la commission européenne ? Le lycée dispose de reliquats de subventions européennes non réclamées (selon le dossier) depuis 1995 et 1996 (années de transmission des comptes rendus d'utilisation des fonds par l'agent comptable de l'époque).
Pour la programmation actuelle, l'article 7 paragraphe 3 du règlement européen 448/2001 (mise en oeuvre des corrections financières) fait référence au règlement 659/1999 (*) relatif à la récupération des aides. Celui-ci indique, dans son article 15, un délai de prescription de 10 ans à compter du versement de l'aide .En conséquence, la prescription quadriennale prévue à l'article 1er de la loi n°68-1250 du 31 décembre 1968 modifiée, qui s'applique "sans préjudice des déchéances particulières édictées par la loi" aux créances sur les établissements publics dotés d'un comptable public ne serait pas applicable : ce ne serait qu'à la fin du délai de 10 ans et si aucun fait n'a interrompu la prescription (précisés aussi à l'article 15 du règlement européen), qu'un ordre de recette exceptionnelle pourrait être émis. Il conviendrait toutefois de vérifier si à l'époque du versement des aides, le délai était identique (cf convention conclue à l'origine).
Dans quelles conditions le comptable, qui a suspendu un paiement en raison de la prescription quadriennale d'une créance, peut-il procéder au règlement de celle-ci ?
On précisera tout d'abord que le dernier alinéa de l'article 13 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique impose au comptable, en ce qui concerne la validité de la créance, de vérifier "également l'application des règles de prescription et de déchéance". La loi n°68-1250 du 31 décembre 1968 relative à la prescription des créances sur [...] les établissements publics, prévoit que sont prescrites au profit des établissements publics toutes créances qui n'ont pas été payées dans un délai de 4 ans à partir du premier jour de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis.
Lorsque le comptable constate que la prescription quadriennale est acquise au profit de l'EPLE, il doit suspendre le paiement et en informer l'ordonnateur qui peut :
- soit produire la preuve que la prescription a été interrompue conformément aux dispositions de l'article 2 de la loi n°68-1250 du 31 décembre 1968,
- soit produire une délibération du conseil d'administration de l'EPLE qui, conformément à l'article 6 de cette même loi, relève "en tout ou en partie [les créanciers] de la prescription à raison de circonstances particulières et notamment de la situation du créancier". Le dernier alinéa de cet article précise "Ces délibérations doivent être motivées et être approuvées par l'autorité compétente pour approuver le budget de la collectivité intéressée".
On rappellera enfin que l'annexe 1 de l'article D1617-19 du CGCT (liste des PJ des dépenses publiques locales) prévoit en son point 06 (relevé de prescription) que les pièces justificatives de la dépenses sont : "[la] décision de l'assemblée délibérante de ne pas opposer la prescription ou la copie de l'acte interruptif de prescription".
Comment s'applique la prescription quadriennale pour les reliquats concernant les voyages scolaires ? (2006)
Les reliquats provenant de trop-perçus peuvent être apurés selon les dispositions de la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 qui prévoit au § 423322 concernant des créances sur l'établissement, que ces dernières "sont prescrites au profit de l'Etat, des départements et des communes dotés d'un comptable public [...] toutes créances qui n'ont pas été payées dans un délai de quatre ans à partir du premier jour de année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis". Il convient donc de vérifier la date exacte de la naissance des droits au cas par cas, en calculant le délai à partir du 1er janvier de l'année suivant le versement de la somme en cause et vérifier également que rien n'est venu interrompre la prescription suivant les dispositions de la circulaire sus-visée, notamment une réclamation des familles. Le CA peut ensuite décider librement de l'affectation de cette recette exceptionnelle.
Un lycée dispose dans ses comptes de tiers (classe 4), de sommes non réclamées par les familles depuis plus de 4 ans. Le délai de prescription étant atteint comment cet EPLE peut-il disposer de ces fonds en toute légalité ? (2006)
Dès lors que les recherches des créanciers n'ont pas abouti, le fait que le délai de la prescription quadriennale soit atteint (sans qu'un fait soit venu l'interrompre ou la suspendre (articles 2242 et suivants du code civil) justifie l'émission d'un titre de recette exceptionnelle par l'ordonnateur, par analogie avec les excédents de versement à rembourser .
Les sommes enregistrées en comptabilité générale au compte 4664 (excédents de versements à rembourser) relèvent elles de la déchéance quadriennale ? (2007)
L'instruction M9-6 précise au paragraphe 227644 que le compte 4664 est débité par le crédit du compte 771 pour les dettes atteintes par la prescription quadriennale. Si tel est bien le cas, la prescription justifie l'ordre de recette émis par l'ordonnateur (NB : contrairement aux dépenses, il n'existe pas de liste des pièces justificatives en matière de recettes). Il est conseillé, dans un premier temps, de notifier ce reliquat à la collectivité concernée en lui demandant si l'EPLE doit rembourser le trop perçu ou le conserver en vue d'une affectation différente. Dans l'hypothèse où la collectivité ne se manifesterait pas après un délai suffisant qui doit être mentionné dans le courrier qui lui est transmis, un ordre de recette exceptionnelle pourrait être émis, en application du principe de la déchéance quadriennale (cf .article 1er de la loi n° 68-1250 modifiée du 31 décembre 1968, relative à la prescription des créances sur État, les départements et les établissements publics). Le point de départ de ce délai de quatre ans est "fixé au premier jour de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis". Il s'ensuit que le délai de prescription varie de cinq ans ou de quatre ans, selon que le droit à créance est acquis en début ou en fin d'année.
Le délai de prescription s'applique t il aux subventions, affectées ou globalisées, versées par le rectorat aux EPLE ? (2010)
Les reliquats provenant de trop-perçus peuvent être apurés selon les dispositions de l'instruction M9-6 qui prévoit au § 14533 qu'aux termes de l'article premier de la loi n°68-1250 du 31 décembre 1968 « est prescrite au profit de l'établissement, toute créance qui n'a pas été payée dans un délai de quatre ans à partir du premier janvier de l'année suivant celle au cour de laquelle les créciers ont acuis leurs droits. » Dans le cas d'espèce, il convient donc de vérifier la date exacte de la naissance des droits au cas par cas, en calculant le délai à partir du 1er janvier de l'année suivant le versement de la somme en cause et vérifier également que rien n'est venu interrompre la prescription suivant les dispositions de la circulaire sus-visée, notamment une réclamation des familles. Le CA peut ensuite décider librement de l'affectation de cette recette exceptionnelle.
En application de la prescription quadriennale, un comptable public doit-il refuser de payer un fournisseur qui réclame le 1er novembre 2002 le paiement d'une facture reçue le 30 octobre 1998 ?
Non : le délai de prescription de quatre ans des créances sur l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics dotés d'un comptable public ne court qu'à compter du 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis (loi n°68-250 du 31décembre 1968). Dans l'exemple cité, la prescription quadriennale ne peut donc être opposée au créancier qu'à partir du 1er janvier 2003.
Est-il possible de faire voter en CA une résolution visant à demander aux familles débitrices, le remboursement des frais lié à l'envoi d'un courrier en lettre recommandée pour le paiement des frais de demi-pension ?
Oui. Le principe de gratuité interdit effectivement de demander aux usagers du service public d'enseignement une participation financière au fonctionnement de l'établissement. Toutefois, en l'espèce, il est envisagé de demander aux familles débitrices de frais de demi-pension le remboursement des frais liés à l'envoi d'une lettre de rappel en recommandé, lorsque celles-ci n'ont pas donné suite à une première correspondance envoyée par lettre simple aux frais du collège. Il convient de considérer en premier lieu que le service annexe d'hébergement n'est pas soumis au principe de gratuité, car il est distinct du service d'enseignement. D'autre part, les dépenses liées au fonctionnement du SAH doivent être financées par les familles et par l'Etat (décret n°85-934 du 4 septembre 1985 modifié) : c'est par la participation aux charges communes ou directement au sein du R2 dans un compte ouvert à cet effet que sont notamment financés les frais d'envoi des titres de recettes (ou avis aux familles). S'agissant des frais spécifiquement liés à l'envoi d'une lettre recommandée aux seules familles qui n'ont pas donné suite à un premier courrier, il paraît légitime que ces familles en assument le coût, de même qu'elles auront à supporter le cas échéant les frais de recouvrement contentieux par voie d'huissier. Une délibération du conseil d'administration en ce sens est effectivement indispensable pour autoriser l'ordonnateur à percevoir cette recette qui s'ajouterait aux frais de demi-pension.
Demander aux familles souhaitant bénéficier d'un service, leur permettant d'être prévenues par SMS de l'absence de leur enfant, de payer les frais d'accès contrevient-il au principe de gratuité du service public d'enseignement ?
Dans la mesure où le service proposé est facultatif , il ne semble pas qu'il y ait d'obstacle à la mise en place d'envoi de SMS. Tant qu'il s'agit d'un choix offert aux parents et présenté comme tel, cette option ne contrevient pas au principe de gratuité. En effet, l'établissement reste dans l'obligation de mettre en place une procédure gratuite pour prévenir les familles (coup de téléphone, lettre…) qui n'auraient pas opté pour la formule SMS. La liberté de choix garantit ainsi que les familles seront bien averties, et ce, gratuitement si elles le souhaitent. L'établissement remplit donc ses engagements vis-à-vis des parents.
Peut-on proposer au conseil d’administration une participation des familles pour financer la réalisation d’objets confectionnés réalisés dans le cadre de la technologie ? (2004)
NON. La circulaire n° 2001-256 du 30 mars 2001 parue au BO n° 15 du 12 avril 2001 rappelle le principe de gratuité de l’enseignement : « L'article L. 132-2 du code de l'éducation dispose que l'enseignement est gratuit pour les élèves des lycées et collèges publics. En conséquence, aucune contribution ne peut être demandée aux familles pour le financement des dépenses de fonctionnement administratif et pédagogique relatives aux activités d'enseignement obligatoires des élèves. Toute délibération contraire à ces dispositions qui serait adoptée par un quelconque conseil d'administration ne saurait être appliquée. De telles délibérations seraient en effet illégales au regard de la jurisprudence administrative et pourraient être contestées devant les tribunaux administratifs ».
Il y a eu des modifications pour les objets confectionnés de collège. On peut admettre qu’ils suivent la même règle que les OC de lycée et donc qu’ils puissent être vendus après réalisation à un tarif fixé par le CA.
Une délibération du CA fixant une contribution financière aux frais de reprographie pour des élèves de BTS est-elle recevable ? (2008)
L'article L 132-2 du code de l'éducation dispose que : "L'enseignement est gratuit pour les élèves des lycées et collèges publics qui donnent l'enseignement du second degré, ainsi que pour les élèves des classes préparatoires aux grandes écoles et à l'enseignement supérieur des établissements d'enseignement public du second degré." En conséquence, une délibération du CA fixant des droits d'inscription obligatoires applicables aux élèves de BTS (et aux autres bien sur) serait contraire aux dispositions de l'article susvisé du code et au principe de gratuité prévu pour l'enseignement du second degré.
Dans quelle mesure l'achat de cahiers de travaux dirigés ou pratiques doit-il rester à la charge des familles ?
Les cahiers d'exercice et de travaux pratiques relèvent des fournitures scolaires strictement individuelles donnant lieu à une appropriation personnelle de l'élève (ils sont remplis par l'élève) et peuvent être laissés à la charge des familles. Ils peuvent cependant être pris en charge sur les fonds sociaux, pour les familles modestes.
La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère
