FAQ Gestion Financière 11
Règles comptables et responsabilité de l’agent comptable (suite)
Un EPLE peut-il se voir imposer par son co-contractant le versement d'une caution ?
Non. Le co-contractant de l' EPLE est prémuni contre le risque de non paiement par les dispositions de l'article L. 1612-16 du code général des collectivités territoriales (article L.421-13.II du code de l'éducation) qui prévoit que " A défaut de mandatement d'une dépense obligatoire par le maire, le président du conseil général ou le président du conseil régional suivant le cas, dans le mois suivant la mise en demeure qui lui en a été faite par le représentant de l'Etat dans le département, celui-ci y procède d'office." Les créanciers de l'établissement disposent donc d'une procédure garantissant le paiement des sommes dues dès lors que la créance est certaine et le service fait (sauf dérogation dans ce dernier cas tels que : abonnements, acomptes pour voyages, etc.).
Le suivi des opérations de caisse sur GFC peut-il se substituer à un suivi manuscrit ?
GFC - Comptabilité générale prévoit effectivement la possibilité pour l'agent comptable d'enregistrer le développement de la caisse et des valeurs inactives et d'éditer le PV de caisse correspondant. Son solde est justifié par la somme des soldes débiteurs des comptes 531 des établissements dont l'agent comptable assure la comptabilité conformément aux règles définies dans la M9.6. Son développement n'est accessible qu'à l'agence comptable.
Par ailleurs, il est recommandé d'utiliser tous les documents disponibles dans le module Comptabilité générale / Documents / Autres documents qui permettent non seulement un suivi des opérations de caisse mais également des comptes de trésorerie et de tiers.
L'utilisation de ces outils dispense le comptable d'un suivi manuscrit sous réserve de validation quotidienne des opérations et d'un accès personnalisé.
Comment appliquer la procédure de désaffectation lorsqu'un EPLE envisage d'acheter un véhicule à un concessionnaire avec reprise par ce dernier de l'ancien véhicule ?
Lorsque l'établissement est propriétaire du bien, il convient de procéder à la désaffectation du bien selon les dispositions de la circulaire du 9 mai 1989 qui prévoit après autorisation du conseil d'administration (article R421-20 9° du code de l'éducation), la transmission à la collectivité de rattachement et un arrêté du préfet prononçant la désaffectation. La vente est alors possible, sans obligation de passer par l'intermédiaire du service des domaines. En effet, seuls les véhicules qui ont une immatriculation domaniale doivent être remis au service des domaines. Le recours aux Domaines peut en revanche être conseillé pour la détermination du prix de vente. La sortie d'un bien immobilisé, dont l'EPLE est propriétaire, doit par conséquent d'abord faire l'objet d'une désaffectation qui est la procédure de droit commun lorsque le bien a une valeur marchande. Si l'ancien véhicule est inscrit à l'inventaire de l'EPLE, il doit être désaffecté selon la procédure de désaffectation prévue dans la circulaire du 9 mai 1989. Cette procédure doit faire l'objet d'une délibération du CA de l'établissement. Au terme de cette procédure, l'établissement peut disposer librement de ces biens pour les aliéner (vente ou cession). Dans le cas d'espèce, le CA devra être informé de la destination finale de l'ancien véhicule et de l'achat du véhicule neuf à l'occasion de la délibération précitée. Il conviendra évidemment de conclure un contrat avec le vendeur, soumis à l'approbation du conseil d'administration, conformément aux dispositions de l'article R421-20 6° -c du code précité.
La nouvelle réglementation impose-telle toujours de mentionner sur les PJ et notamment les factures le numéro des mandats de dépense avec service et compte d'imputation ?
On rappellera que le § 1445 de l'ICM9-6 dispose que les pièces justificatives produites à l'appui des mandats et notamment les factures « doivent être conformes à la liste figurant à l'annexe I du CGCT qui a fait l'objet d'une instruction codificatrice 07-024-M0 du 30 mars 2007 relative aux pièces justificatives des dépenses dans le secteur public local &raqup;. Hormis cette nécessité de conformité il n'y a aucune obligation d'y faire figurer des mentions supplémentaires.
Toutefois, l'ordonnateur dispose d'une liberté totale quant à l'organisation interne du circuit de la dépense puisqu'il conserve la faculté de maintenir la signature du mandat et/ou l'attestation du service fait sur la pièce justificative. De même il pourra décider d'y faire figurer les services et comptes d'imputation, domaines et activités s'il estime que ces procédures sont de nature à faciliter son contrôle.
Si l'ordonnateur n'a plus à signer les pièces jointes que devient la signature du comptable et donc à partir de quel moment le comptable endosse-t-il la responsabilité ?
Le décret n° 2003-301 du 2 avril 2003 a supprimé la signature obligatoire de l'ordonnateur sur l'ensemble des pièces justificatives des mandats, conservant les autres mentions (annexe C du décret) où ne figure pas la signature du comptable. En effet, il n'existe pas de texte qui rende obligatoire la signature de l'agent comptable sur les factures ou les mémoires, la certification du service fait relevant de l'ordonnateur. Par ailleurs, ce n'est pas la signature du comptable apposée sur les factures qui atteste qu'il a procédé aux contrôles qu'il doit exercer en matière de dépenses et qui sont énoncés aux articles 12B et 13 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 (qualité de l'ordonnateur, disponibilité des crédits, exacte imputation, validité de la créance, caractère libératoire du règlement), mais c'est le fait de prendre en charge dans ses écritures les ordres de dépenses. Contrairement à la pratique qui s'observe dans de nombreux EPLE, les agents comptables ne sont pas tenus de signer les factures.
Les écritures de caisse s'exécutent-elles de la même façon quelque soit l'établissement ? (2013)
Oui. Avec la mise en place d'un compte 531 dans tous les établissements, il n'existe, sur le plan comptable, plus aucun lien entre les établissements. Les écritures s'exécutent de la même manière quelques soient les établissements (support d'agence comptable ou établissement dit rattaché) même si les fonctionnalités d'encaissement et de paiements ne sont accessibles dans GFC que par l'établissement support de l'agence comptable.
Quelle opération comptable doit-on effectuer pendant l'exercice N pour atténuer ou annuler un mandat passé pendant l'exercice N-1?
Il convient de faire un ordre de recette comme cela est précisé au point 42361-b de la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988.
Quand apprécie-t-on la date d'un paiement par virement ?
Au moment où le comptable procède au règlement et non au moment ou l’argent est versé sur le compte du bénéficiaire. L'article 15 du décret n° 65-97 du 4 février 1965 modifié précise que la justification des règlements est constituée soit : par l'acquit du bénéficiaire d'un paiement en espèces ; soit par une mention portée par le comptable public sur les mandats, indiquant la date à laquelle a été opéré le règlement par virement ou par un état d'émargement édité après traitement informatique et détaillant les règlements.
Un EPLE peut-il vendre à un autre EPLE des biens immobilisables ou des petits matériels non immobilisables ayant encore une valeur marchande si ceux-ci ont été acquis sur les fonds propres ? A quelles conditions ?
Avant d'aliéner un bien (immobilisé ou non), tout EPLE doit procéder à une désaffectation qui a pour effet de lui en rendre le libre usage. Pour permettre aux autorités de contrôle de se prononcer sur la demande de désaffectation prise sous la forme d'une délibération du conseil d'administration sollicitant cette procédure, elle doit contenir les éléments suivants : - le propriétaire, - l'usage du bien, - la date d'affectation du bien à l'EPLE, - la valeur initiale du bien à son entrée à l'inventaire, - la valeur marchande au jour de la délibération, - la destination nouvelle du bien. Il ne faut pas confondre cette procédure avec celle préconisée dans la circulaire du 9 Mai 1989 puisque cette mise au rebut ne peut se faire que lorsque le bien n'a plus de valeur marchande. De plus, dans tous les cas (bien acquis sur fonds propres ou sur subvention) le préfet prend la décision sous la forme d'un arrêté de désaffectation. C'est la copie de la délibération du CA et de l'arrêté préfectoral qui servira de justificatif pour l'ordre de recette de l'EPLE vendeur. Pour l'EPLE acheteur, il s'agira d'une facture visant cette même délibération et ce même arrêté qui sera joint au mandat. Enfin les inventaires respectifs devront être mis à jour.
Sur l'interprétation de l'annualité de la dépense, faut-il comprendre le respect strict du paiement des factures recouvrant la période allant du 1er janvier au 31 décembre ou le règlement d'une dépense de 12 mois ?
La comptabilité des établissements publics est une comptabilité de droits constatés et non pas une comptabilité de caisse. En conséquence, les droits acquis et les charges correspondant à un service fait au cours d'un exercice doivent être respectivement comptabilisés en classe 7 ou 6, quelle que soit la date d'encaissement ou de décaissement. C'est pour respecter ce principe que la suppression de la période complémentaire s'accompagne en fin d'exercice d'une évaluation des charges à payer et des produits à recevoir, l'émission des titres de recettes et des mandats n'étant plus conditionnée par l'émission ou par la réception des factures, dès lors que les droits ont été acquis (recette) ou que le service a été fait (dépense) au cours de l'exercice.
Quelle doit être l'attitude d'un agent comptable nouvellement nommé dans un EPLE qui doit payer une facture à un fournisseur, alors que la situation des dépenses engagées présente des crédits insuffisants?
Dans les opérations de dépenses, c'est l'ordonnateur qui tient la comptabilité des engagements et qui s'assure de la disponibilité d'un chapitre en comparant les crédits ouverts à la somme des engagements, des liquidations en cours et des dépenses ordonnancées. Cette situation des dépenses engagées (SDE) relève donc de la comptabilité budgétaire. Le comptable a la responsabilité de la prise en charge de la dépense et de son paiement. Pour contrôler la disponibilité des crédits il va considérer les crédits autorisés au budget et les dépenses effectivement payées (d'ailleurs, dans GFC, le comptable ne connaît pas la SDE : il connaît seulement les mouvements des crédits par chapitre : menu comptabilité générale/ budget). Dans le cas où le paiement de la facture, ajoutée aux précédents mandatements payés, n'entraîne pas un dépassement des crédits ouverts sur le chapitre, le comptable est autorisé à payer. Dans l'hypothèse où les crédits consommés dépassent les crédits ouverts lors du paiement de la facture, le comptable ne pourra pas payer. De plus, les dépenses doivent être imputées à l'exact chapitre budgétaire qu'elles concernent, ce qui est un contrôle complémentaire de la disponibilité des crédits, et une délibération tardive de régularisation du CA n'aurait pas d'effet sur la mise en cause de la responsabilité du comptable. Par ailleurs, s'il était réquisitionné par l'ordonnateur, il devrait refuser de déférer à cette réquisition, l'insuffisance des crédits étant un des 4 cas dans lequel l'agent comptable est tenu de refuser de payer. Dans cette situation, la facture pourra être réglée lorsque les crédits du chapitre concerné seront abondés soit par un prélèvement sur fonds de réserve soit par un virement entre chapitres après accord du CA.
Un agent comptable demande à l'ordonnateur l'autorisation de poursuivre des créances, cependant le chef d'établissement refuse. Comment l'agent comptable peut-il résoudre la situation ?
Conformément à l'article 11 du décret du 29 décembre 1962 portant règlement de la comptabilité publique, le comptable est seul chargé du recouvrement des titres de recettes remis par l'ordonnateur. Selon l'article 46 du décret du n°85-924 du 30 août 1985 les créances qui n'ont pu être recouvrées à l'amiable, font l'objet d'états rendus exécutoires par l'ordonnateur. L'agent comptable procède aux poursuites. Celles-ci peuvent à tout moment être suspendues sur un ordre écrit de l'ordonnateur si la créance est l'objet d'un litige. La circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 article 41331 indique que l'autorisation préalable de poursuites est délivrée par l'ordonnateur au comptable. Si l'ordonnateur refuse son autorisation, le refus étant exprimé par écrit, la responsabilité du comptable est dégagée et c'est l'ordonnateur qui engage sa responsabilité. Il convient donc que l'agent comptable demande à l'ordonnateur, par lettre recommandée avec accusé de réception, l'autorisation préalable de poursuites en lui indiquant que son refus ou son absence de réponse dans un délai d'un mois engage sa responsabilité.
L'agent comptable doit en informer aussi les autorités de contrôle et le juge des comptes.
Quels sont les recours dont dispose un agent comptable qui a payé une facture à un fournisseur erroné et qui ne parvient pas à obtenir un remboursement amiable ?
L’ordre de reversement doit être considéré comme tous les titres de recettes émis par l’EPLE. Or, l’article 98 de la loi de finances rectificative n° 92-1476 du 31 décembre 1992 dispose que « constituent des titres exécutoires, les arrêtés, états, rôles, avis de mise en recouvrement, titres de perception ou de recettes que l’Etat, les collectivités territoriales ou les établissements publics dotés d’un comptable public délivrent pour le recouvrement des recettes de toute nature qu’ils sont habilités à recevoir ». Il convient donc de rendre le titre exécutoire en mentionnant la loi précitée et le décret du 30 août 1985 (article 46) ainsi que toutes les mentions requises (notamment : délais et voies de recours dont l’absence constitue un motif fréquent d’annulation par les juges administratifs). Le recouvrement sera poursuivi par l’agent comptable au nom de l’établissement selon les procédures habituelles (phase amiable, puis recouvrement contentieux). Le débiteur peut d’une part contester le bien-fondé de la créance devant le tribunal administratif (opposition à état exécutoire : elle porte sur le bien-fondé de la créance, son existence, sa quotité ou son exigibilité. Si la créance est de nature privée, l’opposition est portée devant les tribunaux judiciaires, si elle est de nature administrative, l’opposition est de la compétence des tribunaux administratifs et le recours doit être porté par le débiteur dans les deux mois suivant la notification de l’ordre de recettes, conformément à l’article 1er du décret n° 65-29 du 11 janvier 1965) et, d’autre part, contester l’exécution forcée auprès du juge judiciaire (opposition à poursuites : c’est au juge de l’exécution (président du TGI) de connaître les difficultés relatives aux titres exécutoires et des contestations qui s’élèvent à l’occasion de l’exécution forcée (article 8 de la loi du 9 juillet 1991 relative aux procédures civiles d’exécution). Il est souligné que l’erreur commise par le comptable (paiement non libératoire) engage sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Ainsi, dans l’hypothèse où la procédure de recouvrement n’aboutirait pas favorablement ou si le double paiement entraînait un préjudice pour l’établissement (intérêts moratoires versés au fournisseur réel par exemple en cas de retard de paiement), il conviendrait de demander au ministère l’émission d’un ordre de versement à l’encontre du comptable.
Quid de la responsabilité personnelle et pécuniaire d’un agent comptable en cas de perte définitive d’un bordereau de chèques et des chèques l’accompagnant remis, par voie postale, à l’encaissement auprès des services du Trésor ?
Il convient de rappeler, au préalable, que le déficit qui résulte de la perte des chèques engage la responsabilité du comptable. Il revient donc au comptable, pour s’exonérer de sa responsabilité, d’établir la preuve du dépôt des chèques auprès de la Poste. Aussi, en l’absence d’avis de dépôt des chèques délivré par la Poste, sa responsabilité est engagée. Cependant, si les familles ont délivré un nouveau chèque après avoir fait opposition au paiement du chèque perdu - ce qui réduit d’autant le déficit constaté - il semble possible, après autorisation accordée par le conseil d’administration, de prendre en charge sur le budget de l’établissement les sommes correspondant aux frais d’opposition (justifiés) supportés par les familles. Cette prise en charge se traduit par un mandat au chapitre D – compte 627 « services bancaires » (sur les crédits ouverts au budget ou par un prélèvement sur le fonds de roulement : DBM de type 32 dans GFC) et peut soit être versée directement à la famille (ordre de paiement du comptable) soit prendre la forme d’une remise accordée aux familles lors de la constatation des droits du trimestre suivant.
Pendant combien de temps après la production des comptes financiers au juge des comptes, la responsabilité d'un agent comptable peut-elle être engagée ?
6 ans. Ce délai était fixé à dix ans selon l'article 86 de la loi de finances rectificative 2001 n° 2001-1276 du 28 décembre 2001 (complétant l'article 60-V- de la loi 63-156 du 23 février 1963) "Le premier acte de la mise en jeu de la responsabilité ne peut plus intervenir au-delà du 31 décembre de la dixième année suivant celle au cours de laquelle le comptable a produit ses comptes au juge des comptes". Ce délai, calculé à partir du 31 décembre suivant la production du compte financier, a été ramené de 10 ans à 6 ans par l'article 125 de la LFR n°2004-1485 du 30 décembre 2004
L'agent comptable d'un EPLE est-il tenu de fixer un plafond d'encaisse maxi ?
Il n'existe pas de texte réglementaire fixant le plafond d'encaisse, c'est à dire le montant maximum du fond de caisse en numéraires que peut détenir, en permanence, un agent comptable dans son coffre. Cependant, il est de sa responsabilité personnelle de définir un montant qui permette le bon fonctionnement de l'établissement, et il doit s'assurer que ses collaborateurs le connaissent et le respectent; c'est une mesure de prudence à appliquer pour éviter des observations des vérificateurs du Trésor, lors d'un contrôle sur place, et aussi pour limiter les pertes en cas de vol.
Un EPLE peut-il payer un bien immobilisable à un fournisseur étranger avant service fait ? (2011)
L'Instruction 10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses autorise, au paragraphe 2.3, le paiement de certaines dépenses avant service fait et notamment les fournitures auprès de certains prestataires étrangers.
Il s'agit ici d'un assouplissement au principe du paiement après service fait prévu à l'article 33 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique pour permettre l'achat de fournitures non disponibles auprès de fournisseurs locaux.
Ainsi afin de préserver les intérêts de l'EPLE, cette procédure doit être utilisée avec précaution notamment aux regards des difficultés de mise en oeuvre de procédures contentieuses relatives à des engagements non tenus de la part du cocontractant (livraison non effectuée ou partielle, problèmes liés à la garantie par exemple).
Les intérêts moratoires dus en cas de dépassement du délai légal de paiement doivent-ils être imputés sur un compte de classe 2 lorsqu’ils concernent une dépense d’investissement ?
Les intérêts moratoires doivent donc être imputés dans tous les cas au compte 6711, pénalités sur marchés et dédits payés sur achats et ventes, qui figure dans la nomenclature GFC depuis le 1er janvier 2004.
Un établissement mutualisateur a été autorisé à prélever automatiquement sur le compte bancaire de l'EPLE concerné le montant des salaires. Dans le cas où un nouveau contrat de travail a été mis en paiement sans que le recrutement n'ait été soumis au CA l'agent comptable est-il fondé à s'opposer au paiement ?
Dans le cas d'espèce, le CA doit régulariser la situation en adoptant une délibération autorisant le recrutement des agents concernés à titre rétroactif. La délibération et l'acte de vote qui en est extrait doivent expressément prévoir ce caractère rétroactif. Dès que celle-ci deviendra exécutoire, 15 jours après sa transmission à l'autorité de contrôle, il appartient au chef d'établissement, ordonnateur, et à l'agent comptable de l'exécuter, chacun pour ce qui le concerne. Le chef d'établissement signe le contrat individuel, exécutoire après sa transmission à l'autorité de contrôle, et il met en place le dispositif lui permettant de certifier le service fait, au moment de la liquidation des rémunérations. A réception du mandatement, accompagné des pièces justificatives prévues par l'annexe I de l'article D.1617-19 du CGCT (notamment la délibération et le contrat de travail), l'agent comptable procède au paiement après avoir effectué les contrôles prévus aux articles 12 et 13 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962.
On précisera par ailleurs que si l'agent comptable s'opposait au paiement es agents concernés ayant effectué leur service, obtiendraient dans tous les cas gain de cause au contentieux.
Dans le cadre de l'organisation d'une sortie scolaire, un théâtre « exige » un paiement préalable à l'envoi des billets. Est-il possible, dans ce cas de déroger au paiement après service fait ?
Conformément aux dispositions de l'article 33 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962, l'ordonnateur doit certifier le service fait à l'agent comptable. Toutefois, l'instruction n° 10-003-M9 du 29 janvier 2010 qui précise les modalités de paiement avant service fait et /ou avant ordonnancement préalables donne une liste exhaustive et limitative des prestations pouvant être payées avant service fait.
Il s'agit des dérogations prévues en vertu d'un texte réglementaire (§2.1 du texte précité), dans le cadre d'assouplissements dûment listés (§2.3 du même texte), de l'achat de voyages et de séjours auprès d'une agence agréée ou de l'acquisition dans le cadre d'un voyage scolaire de billets d'avion ou de train. À ce propos l'Instruction n° 10-003-M9 prévoit également la possibilité de régler intégralement avant service fait les prestations de voyage autre que celles citées supra (exemple achats de billets d'avion ou de train). Toutefois, le cas d'espèce n'entrant pas dans le cadre des dispositions prévues par le texte précité, il n'est pas possible à notre sens de déroger au principe de paiement après service fait.
Les frais imputables à la formation des enseignants peuvent-ils être pris en charge par l'EPLE sur la base d'une convention ? (2002)
Les dépenses de rémunération (et consécutivement de formation) des personnels enseignants des EPLE sont à la charge de l'Etat, conformément à l'article L.211-8 du code de l'éducation. Toutefois, ces dispositions n'interdisent pas la participation financière d'un autre organisme à une formation qui ne s'inscrit pas dans un programme défini par l'Etat mais le financement de la formation sur le budget d'un EPLE nécessite d'une part l'accord exprès de la collectivité de rattachement et d'autre part une délibération du conseil d'administration.
Un agent comptable veut rejeter une facture concernant l'achat d'un portique de jeux d'extérieur qui serait installé à proximité des logements de fonction. L'agent comptable peut-il invoqué le principe de spécialité d'un EPLE pour suspendre le paiement et peut-il, s'il est réquisitionné, refuser de se conformer à la réquisition ?
Il n'appartient pas au comptable d'opérer un contrôle d'opportunité concernant les décisions de l'ordonnateur dans la mesure où les crédits sont disponibles et où tous les autres contrôles ont été exercés et ne révèlent aucune irrégularité. Toutefois, dans le cas d'espèce et conformément au respect du principe de spécialité qui s'impose effectivement aux EPLE, le comptable demandera à l'ordonnateur une délibération expresse et exécutoire du conseil d'administration autorisant la dépense. En cas de refus, le comptable aura l'opportunité de suspendre le paiement, il pourra alors être requis de payer par l'ordonnateur dans les conditions prévues au code général des collectivités territoriales (art. L 1617-2 à 1617-4) et au code des juridictions financières (art. L 233-1 et L 233-3). L'agent comptable devra procéder au paiement dès lors que l'ordre de réquisition n'entre pas dans l'un des cas de refus énoncés à l'article L.1617-3 du CGCT.
En cas de circonstances de force majeure, doit-on émettre un ordre de versement à l'encontre du comptable ou du régisseur concerné, par ailleurs comment se traduit la constatation de la force majeure au niveau comptable ?
Depuis le 1er juillet 2007, dès lors que les circonstances de la force majeure sont réunies, la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable ou du régisseur ne peut plus être mise en jeu. Il n'y a pas donc pas lieu d'émettre d'ordre de versement à l'encontre du comptable ou du régisseur ainsi que vous l'a indiqué la DGFIP du Val de Marne
En application des V et X de l'article 60 de la loi de finances pour 1963, c'est l'ordonnateur qui constate au bénéfice du régisseur l'existence de circonstances constitutives de la force majeure par arrêté ou décision conformément à l'article 5 du décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs.
La dépense correspondante à l'apurement du déficit relevant de la force majeure sera imputée dans la comptabilité de l'organisme public (EPLE s'agissant d'un régisseur) qui apurera le déficit subsistant. La prise en charge par l'EPLE de la dépense relative à la constatation de la force majeure bénéficiant à un régisseur présentant un caractère obligatoire, l'avis du conseil d'administration de l'EPLE n'est pas requis.
Dans la comptabilité de l'établissement, le déficit constaté sera imputé au compte 4291 conformément au paragraphe 327411 de l'IC M9-6.
Si le constat de la force majeure est établi, le compte 4291 est crédité par le débit du compte 671 - charges exceptionnelles sur opération de gestion; si le déficit est apuré par le budget de l'Etat, le compte 4291 est rédité par le débit d'un compte de trésorerie.
Quels sont les cas visés qui permettent de payer au-delà des 300€ au moyen d'un chèque barré ?
On rappellera que les nouvelles dispositions de l'arrête du 24 décembre 2012, en abaissant le seuil pour le paiement obligatoire par virement, de 750 à 300 €, pérennise cette procédure en tant que moyen de paiement privilégié des organismes publics.
Par ailleurs, comme auparavant (décret n° 65-97 du 4/2/1965 Modes et procédures de règlement des dépenses des organismes publics abrogé par le présent texte) des cas de dispense à la règle du virement obligatoire sont prévus à au II et III l'article 3 de l'arrêté précité.
Un CA peut-il décider d'accorder une remise gracieuse pour une dette concernant des prestations dues au titre d'un logement de fonction ? Cette délibération peut-elle être remise en cause au motif que l'ordre de recette a été émis et le recouvrement contentieux engagé ?
La décision de remise gracieuse en cas de gêne du débiteur, en application de l'article 47 du décret n° 85- 924 du 30 août 1985 peut être accordée à tout moment par le conseil d'administration, sur avis conforme de l'agent comptable. En tout état de cause, le débiteur ne peut solliciter une telle mesure que lorsque l'ordre de recettes a été émis à son encontre. D'autre part, la remise, partielle ou totale, peut être accordée alors même qu'une procédure contentieuse a été engagée par l'agent comptable, autorisé par le chef d'établissement à engager des poursuites. Toutefois, les frais engagés par l'huissier seront supportés par l'établissement.
Une remise gracieuse accordée à un débiteur doit-elle faire l’objet d’une annulation de l’ordre de recette ou d’un mandat ?
Un mandat. Seule une erreur de liquidation justifie l’annulation ou la réduction d’un ordre de recette. Une remise gracieuse qui, contrairement à une admission en non valeur, éteint la dette même si le débiteur «revient à meilleure fortune», doit faire l’objet d’un mandat (compte 67 de charges exceptionnelles). Cf. l’instruction DGCP n° 05-050-MO du 13 décembre 2005.
Une remise gracieuse pour des créances libère-t-elle la responsabilité du comptable ? (2010)
Les créances d'un EPLE peuvent faire l'objet :
1. soit d'une remise gracieuse, en cas de gêne des débiteurs,
2. soit d'une admission en non-valeur, en cas d'insolvabilité des débiteurs.
La décision de remise gracieuse est prise par le conseil d'administration après avis conforme de l'agent comptable, sauf lorsqu'elle concerne une dette de l'agent comptable, ou par l'ordonnateur, dans le cas où la créance est inférieure à un seuil fixé par le conseil d'administration (art. R421-69 du code de l'éducation).
C'est au débiteur de la créance régulièrement mise à sa charge qu'il appartient de présenter à l'EPLE représenté par le chef d'établissement, une demande de remise gracieuse en invoquant tout motif plaidant en sa faveur (situation de ressources, charges de familles...). Il appartient alors au conseil d'administration de l'EPLE, en raison de sa compétence budgétaire de se prononcer sur cette demande qu'il peut rejeter ou admettre dans sa totalité ou partiellement. La remise gracieuse fait disparaître le lien de droit existant entre l'établissement et son débiteur en éteignant la créance. Il en résulte par conséquent qu'elle libère la responsabilité personnelle et pécuniaire de l'agent comptable.
Remise de principe : voir FAQ « SRH »
Rémunérations
Un établissement mutualisateur a été autorisé à prélever automatiquement sur le compte bancaire de l'EPLE concerné le montant des salaires. Dans le cas où un nouveau contrat de travail a été mis en paiement sans que le recrutement n'ait été soumis au CA l'agent comptable est-il fondé à s'opposer au paiement ?
Dans le cas d'espèce, le CA doit régulariser la situation en adoptant une délibération autorisant le recrutement des agents concernés à titre rétroactif. La délibération et l'acte de vote qui en est extrait doivent expressément prévoir ce caractère rétroactif. Dès que celle-ci deviendra exécutoire, 15 jours après sa transmission à l'autorité de contrôle, il appartient au chef d'établissement, ordonnateur, et à l'agent comptable de l'exécuter, chacun pour ce qui le concerne. Le chef d'établissement signe le contrat individuel, exécutoire après sa transmission à l'autorité de contrôle, et il met en place le dispositif lui permettant de certifier le service fait, au moment de la liquidation des rémunérations.
A réception du mandatement, accompagné des pièces justificatives prévues par l'annexe I de l'article D.1617-19 du CGCT (notamment la délibération et le contrat de travail), l'agent comptable procède au paiement après avoir effectué les contrôles prévus aux articles 19 et 20 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable.
On précisera par ailleurs que si l'agent comptable s'opposait au paiement es agents concernés ayant effectué leur service, obtiendraient dans tous les cas gain de cause au contentieux.
Un agent comptable peut-il payer directement un intervenant extérieur ?
On précisera que les EPLE sont habilités à recruter et à rémunérer des personnels dans le cadre de leur mission en formation continue (GRETA), d'apprentissage (CFA) et dans le cadre de l'article L 421-10 2ème alinéa du code de l'éducation (contrats aidés). En outre, conformément à l'article L916-1 du même code, les EPLE sont habilités à recruter les assistants d'éducation. En application du décret n° 2004-986 du 16 septembre 2004 et de l'arrêté du 16 septembre 2004, les EPLE peuvent recruter et rémunérer des personnels non enseignants apportant leur concours au fonctionnement des groupements d'établissements, des centres de formation d'apprentis ouverts dans les EPLE ou à l'exécution de certaines conventions. Ces textes prévoient que les personnels sont rémunérés à la vacation. Les rémunérations en question doivent être financées exclusivement sur le produit des ressources procurées par les conventions. Dans le cas d'intervenants salariés d'une association, il peut être également envisagé de procéder au paiement sur facture à l'employeur de ces derniers ou au paiement d'honoraires directement à l'intervenant si celui-ci a un numéro SIRET. Dans tous les cas, la délibération du conseil d'administration constitue la base réglementaire du paiement, rendue exécutoire après transmission aux autorités de contrôle. On rappellera enfin que, si l 'EPLE est à l'origine de la mission (avec ordre de mission établi par le chef d'établissement), le remboursement des frais de déplacement et d'hébergement peut être accordé audit intervenant, conformément aux dispositions du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.
Un EPLE peut-il verser une rémunération ou indemnité à son personnel bien que celle-ci ne soit pas fondée sur les textes ?
Les EPLE ne peuvent verser à leurs personnels des rémunérations ou des indemnités qui ne seraient pas fondées sur des textes réglementaires. Toutefois, si ces rémunérations étaient versées par un autre organisme public, elles relèveraient du cumul d'emplois, dans le cadre des dispositions prévues par le décret-loi du 29 octobre 1936.
Si un salarié bénéficie de l'APE, l'EPLE employeur peut-il recouvrer les sommes initialement versées à tort en opérant une compensation?
La compensation est prévue aux articles 1289 et suivants du code civil. L'article 1291 dispose notamment que La compensation n'a lieu qu'entre deux dettes qui ont également pour objet une somme d'argent, ou une certaine quantité de choses fongibles de la même espèce et qui sont également liquides et exigibles. La compensation est donc possible et même nécessaire, le Conseil d'Etat ayant considéré (arrêt M. Cregut n° 41.928 du 29 janvier 1988) que il appartient à un comptable public d'opérer le cas échéant une compensation entre le montant des sommes dues à un agent et le montant des sommes dues par cet agent et dont le recouvrement doit être poursuivi. Le Conseil ajoute que cette compensation ayant lieu de plein droit peut être opposée par le comptable sans qu'il soit besoin que l'autorité administrative compétente ait rendu exécutoire l'ordre de reversement. Il convient donc de considérer que l'agent comptable d'un établissement public est dans l'obligation d'invoquer à l'encontre d'un débiteur privé la compensation légale, lorsqu'elle est juridiquement possible. Cette procédure fait partie des diligences adéquates, complètes et rapides exigées du comptable public et dont l'absence serait susceptible d'entraîner la mise en cause de sa responsabilité personnelle et pécuniaire.
Le refus, par le comptable, de mettre en paiement une dépense mandatée par l'ordonnateur est-il susceptible d'un recours devant le juge de l'excès de pouvoir ?
Non. Les refus de paiement opposés par les comptables publics aux ordonnateurs ne sont pas des décisions administratives susceptibles de recours. Toutefois, les créanciers de l'administration disposent de la faculté de saisir l'ordonnateur afin que celui-ci use de son pouvoir de réquisition du comptable. Un refus de l'ordonnateur de mettre en oeuvre son pouvoir de réquisition est par contre susceptible d'un recours devant le juge administratif (Conseil d'Etat 17 mars 2004, n° 248508). On observera également que le refus du comptable de déférer à un ordre de réquisition est une décision susceptible de recours devant le juge administratif (Tribunal administratif de Lille, 8 juin 1993 ; dans cette espèce le tribunal administratif a jugé recevable le recours du maire contre la décision du comptable de refuser de déférer à l'ordre de réquisition mais a finalement donné raison au comptable).
En matière de réquisition du comptable, l’acte de réquisition est-il exécutoire dès transmission ou y a-t-il un délai de 15 jours ?
La réquisition est un acte immédiatement exécutoire après transmission aux autorités chargées du contrôle, publication et notification. Le chef d’établissement certifie le caractère exécutoire de l’acte sous sa seule responsabilité. L’agent comptable transmet l’ordre au comptable supérieur du Trésor qui le communique à la CRC. Le chef d’établissement rend compte au Conseil d’Administration (simple information)
Existe-t-il un modèle de lettre par laquelle un chef d'établissement adresse un ordre de réquisition à son agent comptable ? (2002)
Il n'existe pas de modèle particulier pour la réquisition de payer adressée par l'ordonnateur au comptable. Il convient de respecter les dispositions prévues par les articles L.233-1 et L.233-3 du code des juridictions financières ainsi que par l'IC m9-6 (paragraphe 11252). Il est précisé que la réquisition est au nombre des actes énumérés à l'article L. 2131-2 du code général des collectivités territoriales, qui sont immédiatement exécutoires après transmission au représentant de l'Etat et publication ou notification. En l'espèce, l'ordre de réquisition sera transmis aux trois autorités de contrôle, dans un souci de parallélisme des formes (le budget est soumis à cette obligation) et le chef d'établissement certifie le caractère exécutoire de l'ordre de réquisition, sous sa seule responsabilité.
Résultat (compte financier) : voir fonds de roulement
La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère
