Paiement
Paiement des bourses nationales de lycée à des élèves majeurs.
Une réponse (1999) aux problèmes posés par le paiement direct à un lycéen majeur de la bourse nationale d’enseignement du second degré qui lui est attribuée. Note de l’académie de Lille sur ce sujet.
La suspension (rejet) d’un paiement par le comptable, sa réquisition par l’ordonnateur.
La réquisition : un document de l’académie d’Aix-Marseille (2016).
Extrait de l’instruction n°07-024 MO du 30 mars 2007 concernant la suspension du paiement et la réquisition.
La procédure de réquisition, avec les documents, sur le site Espac’EPLE.
A noter que le comptable qui défère à la réquisition de paiement transmet l'ordre et les pièces justificatives à trois destinataires :
l'autorité académique
la collectivité locale de rattachement
la direction départementale des finances publiques qui transmet à la chambre régionale des comptes compétente.
Voir aussi la M9-6.
Moyens de paiement. Les moyens de règlement.
L’instruction du 22 juillet 2013 de la DGFIP sur les modalités de gestion des moyens de paiement du secteur public ne s’adresse pas en premier aux EPLE. Mais elle précise les conséquences du décret n° 2012-1786 du 7 novembre 2012 relatif a la gestion budgétaire et comptable publique ainsi que de ses arrêtés d'application pour la gestion des moyens de paiement et les activités bancaires de la DGFiP ; certaines dispositions peuvent donc concerner les comptables d’EPLE.
L’arrêté du 24 décembre 2012 modifié par l’arrêté du 7 mai 2013, tire les conséquences de la publication du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique abrogeant le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 qui fixait les modalités d'encaissement et de décaissement par les comptables publics. Un article sur le sujet d’Aix-Marseille.
Des extraits de la FAQ sur le sujet :
L'agent comptable d'un EPLE reçoit un chèque sur lequel la somme en chiffres est différente de la somme en lettres. Quelle somme est prise en compte ?
C'est la somme en lettres qui prévaut sur celle en chiffres (art L.131-10 du code monétaire et financier). Par ailleurs, une différence entre la somme en chiffres et en lettres n'empêche pas le chèque d'être encaissé.
Un agent comptable de l'établissement peut-il refuser le paiement d'une somme au motif que le billet présenté a une valeur faciale trop élevée en regard de la somme à régler ?
OUI. Dans un arrêt du 14 décembre 2005, la chambre criminelle de la Cour de cassation a jugé, en application des dispositions de l'article L.112-5 du code monétaire et financier, que le créancier pouvait exiger que le débiteur fasse l'appoint lors du règlement de sa dette. Cependant les dispositions de l'article R642-3 du code pénal interdisent au créancier de refuser le paiement de la dette au moyen d'une coupure ayant une valeur faciale élevée, dès lors que le montant de la dette est supérieur à la valeur faciale de la dite coupure.
Un agent comptable de l'établissement peut-il refuser le paiement d'une somme en espèces au motif que le nombre de pièces de monnaie est trop important ?
Si le nombre de pièces est trop important un commerçant n'est pas tenu d'accepter plus de cinquante pièces lors d'un seul paiement. (article 11 du règlement CE 974/98 du 3 mai 1998).
Mais, l'instruction DGFiP du 22 juillet 2013 concernant les modalités de gestion des moyens de paiement et des activités bancaires du secteur public précise au chapitre V - Section 1 : L'encaissement d'espèces - Sous Section 2 : « Abus de paiement en espèces métalliques pour gêner l'encaissement » :
« l'État ayant la qualité d'autorité émettrice, les comptables publics qui lui sont rattachés ne peuvent pas, par principe, refuser les paiements de plus de cinquante pièces métalliques, quelle que soit la nature du paiement concernée (créance fiscale ou non fiscale) dans la limite, toutefois, du plafond de l'encaissement en espèces fixé à 3 000 euros. »
Les agents comptables d'EPLE n'ont pas la qualité de comptable de l'Etat au sens du décret GBCP. Cependant, on pourra considérer que la règle ci-dessus peut s'appliquer à leur cas également, dans la mesure où elle est issue d'une norme européenne. Toutefois, comme cela est également précisé dans l'instruction DGFiP du 22/07/2013, on s'attachera autant que possible à obtenir un règlement par un autre moyen que les espèces.
Un lycée hôtelier peut il accepter des chèques restaurant comme moyen de paiement ?
Oui sous réserve de deux conditions : le lycée doit proposer de manière habituelle des repas ou des préparations alimentaires chaudes conformément à l'article 11 du décret n°67-1165 du 22 décembre 1967 modifié et il doit obtenir l'attribution de la qualité de "restaurateur" conformément à l'article 24 de l'ordonnance n°67-830 du 27 septembre 1967 et à l'article 15 du décret d'application précité.
Dans les collectivités locales, les achats de petit montant (moins de 1.500 euros) génèrent un travail administratif sans rapport avec l'enjeu financier qu'ils représentent. Les deux tiers environ des actes de dépense sont, en effet, liés à des achats simples et récurrents tels que fournitures de bureau, documentation, entretien courant, etc.
Depuis plus de dix ans, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) s’intéresse à la carte d’achat (doc de 2013), outil innovant permettant de simplifier l’acte d’achat et d’améliorer la gestion des dépenses publiques par la dématérialisation. Après une phase d’expérimentation, deux textes réglementaires autorisent toutes les collectivités qui le souhaitent à mettre en place la carte d’achat dans leurs services (décret n°2004-1144 du 26 octobre 2004 et instruction n°05-025 M0 M9 du 21 avril 2005) relative à l'exécution des marchés publics par carte d'achat).
La carte d'achat (2017) dans les collectivités locales et les établissements publics locaux.
Fait par l’académie d’Aix-Marseille (06/17) un document sur la carte bancaire.
Le Trésor Public offre aux collectivités locales et au EPLE la possibilité d’encaisser leurs recettes et de payer leurs dépenses par carte bancaire.
En dépenses, les comptables d’EPLE titulaires d’un compte de dépôts de fonds au Trésor (voir les régisseurs) peuvent disposer d’une carte bancaire du Trésor public, pour le règlement des dépenses. La carte bancaire, à débit immédiat, peut être à usage national ou international (VISA).
A titre d’exemple, une carte bancaire peut être délivrée pour des achats (logiciels, ouvrages, etc.) auprès de fournisseurs à l’étranger avec paiement par carte bancaire à distance (communication des coordonnées de la carte par correspondance ou en ligne sur Internet).
En recettes, les collectivités locales et les EPLE peuvent accepter des paiements par carte bancaire, sur place (présence de l’usager au point d’encaissement) ou à distance (par correspondance, téléphone ou Internet). Ainsi, par exemple, la carte bancaire peut être offerte aux usagers pour le règlement de la cantine scolaire.
Analyse :
De plus en plus les gestionnaires sont sollicités par les enseignants pour faire des achats sur internet ; ce qui pose des problèmes au niveau du mode de règlement et du respect de la règle du service fait.
Concernant ce dernier point l’article 3 de l’arrêté du 22 décembre 2017 règle la question en précisant que « sont également payés avant la réalisation du service fait les achats de biens et de services effectués sur internet conduisant à une livraison ultérieure ». Il est donc désormais possible de payer des fournitures commandées sur le web sans attendre la livraison et la vérification de sa conformité. Si cette possibilité s’adapte aux évolutions du commerce et ouvre un choix important tout en permettant des économies, elle doit cependant être utilisée avec précaution et dans le respect de la règlementation des marchés publics. Les achats sur internet doivent être limités à des sites garantissant une certaine sécurité tant au niveau de la conservation des coordonnées de paiement que de la fiabilité du service, et à des petits montants pour limiter les risques en cas de non livraison et respecter les règles de mise en concurrence en termes d’achat public.
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Reste le problème du mode de règlement. Si certains acceptent le virement administratif, la plupart des sites n’accepte qu’un paiement en ligne lors de la commande ; c’est-à-dire un paiement par carte bancaire.
L’instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses précise les modalités à respecter en cas de paiement par carte bancaire à distance.
« La modernisation des usages du commerce a engendré un développement des paiements par carte bancaire à distance. Le paiement par carte bancaire à distance repose sur la communication par le porteur CB (régisseur ou agent comptable) des seules coordonnées de sa carte (numéro, date de validité et les trois derniers chiffres figurant sur le panonceau signature au verso de la carte), par correspondance, téléphone ou Internet ».
L’instruction précise par ailleurs que ce paiement par CB peut être mis en oeuvre pour le paiement :
- des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable inférieures à 5 000 euros,
- des dépenses payables avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable listées dans l’instruction et inférieures à 5 000 euros.
Donc, toutes les dépenses ne peuvent être payées par carte bancaire dans la limite des 5 000 €. L’arrêté du 22 décembre 2017 donne la liste des dépenses payables avant service fait et l’instruction du 29 janvier 2010 les dépenses payables sans ordonnancement préalable. Il conviendra de vérifier si la dépense concernée rentre dans ce cadre réglementaire. C’est un point important car le paiement par carte bancaire n’exonère pas, hors dérogations prévues par un texte, de respecter la règle du service fait ou - et - de l’ordonnancement préalable ; ni, dans le cas d’une carte bancaire d’un régisseur, de respecter en plus les dépenses autorisées par la régie. Il convient d’ailleurs d’être prudent lorsqu’on dote un régisseur d’une carte bancaire car le risque est fort qu’elle soit utilisée par l’ordonnateur en dehors du cadre réglementaire ce qui engagerait la responsabilité du régisseur en cas de refus de prise en compte des dépenses par le comptable.
Autre problème à résoudre : celui des pièces justificatives.
En effet, il est le plus souvent impossible d’obtenir du site internet l’édition d’une facture avant le paiement de la commande ; cette facture n’est d’ailleurs pas toujours disponible même après paiement. Pour pallier cette difficulté l’instruction de 2010 prévoit : « pour permettre aux EPLE d’effectuer des achats par internet, dans le cas d’un paiement total à la commande d’une commande passée sur internet, une édition de l’accusé de réception de cette commande sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. Si cet accusé de réception mentionne un contrat, celui-ci devra être produit à l’agent comptable ».
Mais un achat effectué sur internet s’analyse, en deçà du seuil des procédures formalisées (221 000 € HT au 1er janvier 2018), comme un marché passé selon une procédure adaptée. Compte tenu de la limite de 5 000 €, c’est la rubrique 4124 de la nomenclature des pièces justificatives définie par le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 qui s’applique ; et celle-ci prévoit comme PJ un mémoire ou une facture. Et il s’avère que ce texte ne prévoit pas de dérogation pour un paiement par carte bancaire.
Reste donc à savoir si une simple instruction antérieure au décret de 2016 peut permettre de déroger à ce dernier en se contentant d’une copie d’écran ou d’un bon de commande à la place d’une facture. Si on s’en tient à la hiérarchie des normes, le décret est de nature réglementaire alors que l’instruction est comme une circulaire, c’est-à-dire interprétative, donc infra-réglementaire. D’autre part, cette instruction est antérieure au décret qui donc, à minima, abrogerait ces dispositions. Enfin une analyse de la jurisprudence montre que le juge des comptes se fonde toujours sur le décret « pièces justificatives » pour mettre en jeu la responsabilité des comptables publics.
Ne jugeant pas utile de préciser les pièces justificatives particulières pour les paiements internet, l’arrêté du 22 décembre 2017 laisse les comptables publics dans un certain flou que seul le juge des comptes pourra éclaircir.
Une mesure de « prudence » serait de limiter les achats par carte bancaire à des montants inférieurs au seuil exigeant une facture conforme à l’annexe C du décret, soit 230 € ; ainsi il ne pourrait être, le cas échéant, reproché au comptable de n’avoir pas disposé au moment du paiement de la PJ prévue par la règlementation.
Précisions sur les chèques d’un montant supérieur à 300 € après l’arrêté du 24/12/12.
Concernant le seuil du montant des chèques, les nouvelles dispositions de l'arrête du 24 décembre 2012, abaissent le seuil pour le paiement obligatoire par virement, de 750 à 300 € ; mais il ne faut pas en déduire pour autant qu’il est interdit de faire des chèques pour un montant supérieur à 300 €. Voir les précisions sur les chèques d’un montant supérieur à 300 € après l’arrêté du 24/12/12.
On rappellera que les nouvelles dispositions de l'arrête du 24 décembre 2012 modifié, en abaissant le seuil pour le paiement obligatoire par virement, de 750 à 300 €, pérennise cette procédure en tant que moyen de paiement privilégié des organismes publics.
L’article 3 de l’arrêté du 24 décembre 2012 précise que le règlement par virement bancaire est obligatoire :
a) Pour toutes les dépenses, y compris les traitements et leurs accessoires, dont le montant net total dépasse un montant unitaire de 300 euros ;
Mais l’article 2 de l’arrêté du 24 décembre 2012 dispose :
Les dépenses publiques sont réglées au moyen d'un virement bancaire dans les conditions fixées à l'article 3.
Toutefois, elles peuvent également être payées selon les modalités suivantes :
(…)
e) Par chèque sur le Trésor, transmis au débiteur par le comptable, dans les cas définis par le directeur général des finances publiques. Le chèque sur le Trésor est barré lorsqu'il excède un montant de 300 euros ;
f) Par chèque tiré sur un compte de dépôt de fonds au Trésor, au choix du titulaire de l'organisme autorisé à ouvrir un tel compte. Les chèques tirés sur un compte de dépôt de fonds au Trésor sont barrés lorsqu'ils excèdent un montant de 300 euros, même lorsque la formule utilisée a été soumise au droit de timbre ;
Comme auparavant (décret n° 65-97 du 4/2/1965 "Modes et procédures de règlement des dépenses des organismes publics" abrogé par le présent texte) des cas de dispense à la règle du virement obligatoire sont prévus à l'article 3 de l'arrêté précité :
"II. ― Par dérogation à la règle posée au paragraphe I ci-dessus, sont dispensés du règlement obligatoire par virement :
a) Les dépenses, réglées par l'intermédiaire des régisseurs ;
b) Les créances indivises ou dont le règlement est subordonné à la production par l'intéressé de son titre de créance ou de titres ou pièces constatant ses droits et qualités ;
c) Les arrérages de pensions et leurs accessoires qui ne sont pas à la charge de l'Etat ou qui, étant à la charge de l'Etat, sont payés à l'étranger ;
d) Les secours et dépenses d'aide sociale ;
e) Les sommes retenues en vertu d'oppositions ;
f) Les restitutions ;
g) Le remboursement de frais à des agents titulaires de fonctions électives ou consultatives ;
h) Les marchés soumis au code des marchés publics et réglés dans les conditions prévues à l'article 5 ;
i) Les dépenses de formations militaires en opération ou en exercice.
III. ― L'obligation de recours au virement bancaire, fixée par le paragraphe I ci-dessus, ne s'applique pas lorsque le créancier produit une attestation justifiant qu'il n'est pas titulaire d'un compte de dépôt du fait soit de la clôture de son compte à l'initiative de sa banque, soit de refus d'ouverture de compte par les établissements financiers et dans l'attente de l'exercice du droit au compte.
S'agissant des traitements, soldes, salaires et accessoires, le montant net visé au premier alinéa du paragraphe I s'obtient en déduisant de la somme due pour un mois entier les prestations familiales et les indemnités versées en remboursement de frais".
Pour l’alinéa f de l’article 2, on précisera que c'est l'EPLE en tant que personne morale, qui est titulaire du compte de dépôt de fonds au trésor qui a été ouvert en son nom. En revanche c'est l'agent comptable qui le cas échéant à la demande de l'ordonnateur, procédera sous sa responsabilité et dans le respect de la réglementation en vigueur, à un paiement par chèque barré sur le compte de l'établissement.
Ces dispositions peuvent également s'appliquer à un régisseur, lorsque celui-ci , après accord de l'agent comptable, a bénéficié de l'ouverture d'un compte de DFT "ès qualité" sans indication du nom patronymique" et a reçu " du comptable du Trésor un carnet de chèques (sauf dispositions particulières à l'étranger )", conformément au titre 3 -chap.2.1 de l' IC n° 05-042-M9-R du 30/09/2005 relative aux régies des EPN et des EPLE.
Encaissement en espèces (en numéraire).
Sur le sujet de l’encaissement en espèces, un autre document d’Aix-Marseille (2014).
A noter que suite à la modification de l’article 1680 du code général des impôts par la loi de finances n°2013-1279 de finances rectificatives pour 2013 du 29 décembre 2013, les recettes recouvrées sur la base d’un titre exécutoire sont payables en espèces dans la limite de 300,00 € à partir du 1er janvier 2014. Voir la note de la DGFIP du 27 mai 2014.
Depuis le 1er janvier 2014, en application de l'article 1680 du code général des impôts et de l'article 11 de l'arrêté du 24 décembre 2012, les recettes publiques encaissées au comptant ou sur le fondement d'un titre de recette, par un agent comptable ou un régisseur, ne peuvent être encaissées en espèces que lorsque le montant unitaire est inférieur à 300 €. Les agents comptables des organismes publics sont toutefois autorisés exceptionnellement à accepter certains encaissements en espèces au-delà de 300 € pour des recettes encaissées :
- auprès de publics en grande précarité (personnes sans compte bancaire ou en situation de surendettement),
- auprès de débiteurs étrangers (notamment visiteurs étrangers dans les établissements culturels),
- à l'étranger (réglementation locale fixant un seuil différent, difficultés à ouvrir un compte bancaire dans certains Etats, etc.),
-relevant de l'activité commerciale.
Faux billets.
Une plaquette éditée par la Banque de France pour vous aider à détecter les faux billets. A diffuser largement dans vos établissements.
La fonctionnalité "Télépaiement" permettra aux familles de régler leurs créances SRH et/ou leurs créances voyages par carte bancaire, en se connectant sur internet. Cette fonctionnalité développée par les équipes de développement du MENESR en partenariat avec celles de la Direction Générale des Finances Publiques, est actuellement en phase de tests avec quelques EPLE des académies de Lille, Nantes et Nice. Dès septembre 2015, il est programmé que ces mêmes EPLE expérimentent cette nouvelle fonctionnalité. Une extension progressive de ce nouveau mode de paiement devrait s'effectuer dans les trois académies à compter de janvier 2016 pour une généralisation à l'ensemble des académies envisagée à compter de septembre 2016. Voici un schéma décrivant les interactions entre les "outils" (GFC-Télésevice/Télépaiement TIPI -Titres Payables par Internet-) lors de l'utilisation de la fonctionnalité "Télépaiement": Pour la mise en place du Télépaiement il conviendra de faire adopter par le conseil d'administration une convention entre l'EPLE et la DRFiP ou la DDFiP dont il dépend.
Une fiche technique (2016) du CRIA d’Amiens.
Au JORF n°0174 du 30 juillet 2015, texte n° 6, parution de l’arrêté du 6 juillet 2015 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel intitulé « téléservice de paiement »
Ci-dessous le tableau des seuils en euros (actualisé avec l’arrêté du 24 décembre 2012).
A noter par ailleurs que les ordonnateurs sont autorisés, dans les conditions prévues à l'article L. 1611-5 du code général des collectivités territoriales, à ne pas émettre les ordres de recettes correspondant aux créances dont le montant initial en principal est inférieur à 15 €.
Concernant le seuil du montant des chèques, les nouvelles dispositions de l'arrête du 24 décembre 2012, abaissent le seuil pour le paiement obligatoire par virement, de 750 à 300 € ; mais il ne faut pas en déduire pour autant qu’il est interdit de faire des chèques pour un montant supérieur à 300 €. Voir les précisions sur les chèques d’un montant supérieur à 300 € après l’arrêté du 24/12/12.
Mise à jour : 08/18