FAQ Gestion Financière 3b

Compte financier  

 

Le compte financier doit-il obligatoirement faire l’objet d’une délibération du conseil d’administration ?

OUI .Le compte financier doit obligatoirement faire l’objet d’une délibération du conseil d’administration en application du code de l’Education. La date du 30 juin étant de rigueur pour l’envoi du compte financier au comptable supérieur des Finances territorialement compétent, l’agent comptable doit effectuer cet envoi même si le conseil d’administration refuse d’approuver le compte financier dans la mesure où le refus est pris en considération seulement en tant qu’il constitue une réserve sur la régularité des opérations comptable, réserve qu’il appartient au juge des comptes d’apprécier lors du jugement du compte financier. En toute hypothèse, si au 30 juin aucun vote n’est intervenu, cela ne constitue pas un obstacle à l’examen du compte par le juge.


Le préfet est-il destinataire du compte financier ? (2013)

Non. En effet, L'article R.421-77 dispose : « [...] Le compte financier accompagné éventuellement des observations du conseil d'administration et de celles de l'agent comptable est transmis à la collectivité territoriale de rattachement et à l'autorité académique dans les trente jours suivant son adoption. Avant l'expiration du sixième mois suivant la clôture de l'exercice, l'agent comptable adresse le compte financier et les pièces annexes nécessaires au directeur départemental des finances publiques. Sauf si le compte financier de l'établissement relève du 4° de l'article L. 211-2 du code des juridictions financières, il est transmis à la chambre régionale des comptes territorialement compétente. » Ainsi, le préfet n'est pas destinataire du compte financier.


Lors de sa séance consacrée à la présentation du compte financier, le conseil d'administration d'un EPLE peut-il refuser d'adopter le compte financier lors du premier vote puis adopter, lors du second vote, la proposition d'affectation du résultat aux réserves ?

Non. Le refus d'adoption du compte financier par le CA signifie que ce dernier émet des réserves sur la régularité des opérations transcrites dans le compte. De ce fait, l'affectation du résultat est impossible. Celui-ci reste provisoirement inscrit au compte 120.

 

Quel est le taux maximal de l'amende, par mois de retard, à laquelle peut-être condamné un comptable d'EPLE pour retard dans la production des comptes financiers au juge des comptes ?

22 euros. En application des dispositions des articles L. 231-10, L.131-7 et D.131-38 du code des juridictions financières, le comptable qui n'a pas rendu les comptes financiers de l'EPLE dans les délais prévus par le code de l’Education, c'est à dire au 30 octobre de l'année qui suit l'exercice en question, peut être condamné à une amende pour retard. Le taux maximal de cette amende est fixé par l'article D.131-38 à 22,00 euros par mois de retard. Le juge des comptes le module, en général, en fonction des circonstances ou des difficultés spécifiques du poste.

En outre, l'article L.131-7 du code des juridictions financières limite le montant total de l'amende pour les comptes non rendus au titre d'un même exercice "au montant mensuel du traitement brut afférent à l'indice nouveau majoré 250 de la fonction publique", soit 1133,56 euros au 1er janvier 2008. Attention dans ce domaine les textes évolues, cette réponse demande donc confirmation.

Complément :

Conformément à l’article L. 231-1 du code des juridictions financières « les comptables sont tenus de produire leurs comptes devant la chambre régionale des comptes dans les délais prescrits par les règlements », ce qui constitue une reprise des dispositions déjà prévues à l’article 57 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique qui précise que « les comptes des organismes publics sont produits au juge des comptes dans les délais déterminés pour chaque catégorie d’organismes publics. En cas de retard, des amendes peuvent être infligées aux comptables par le juge des comptes ». En application des dispositions des articles L. 231-10, L. 131-7 et D. 131-38 du code des juridictions financières, le comptable qui n’a pas rendu les comptes financiers de l’EPLE dans les délais prévus par l’article 55 du décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié, c’est à dire au 30 octobre de l’année qui suit l’exercice en question, peut être condamné à une amende pour retard. Cette amende est prononcée par la chambre régionale des comptes à l’encontre de l’agent comptable en fonction à la date réglementaire de dépôt des comptes.


Sur quel compte affecte t-on le résultat d’un exercice lorsque le CA a voté contre l’approbation des comptes ?

Compte 11 - Report à nouveau. La non approbation des comptes entraîne de facto l’ajournement de l’affectation du résultat. Par ailleurs le compte 11 enregistre le résultat ou la part de résultat dont l’affectation entraînerait un solde débiteur du compte de réserves.


L’acte relatif à la ventilation du résultat de l’exercice qui à priori fait partie des actes transmissibles, est il exécutoire dés sa publication ou bien dans le délai réglementaire de quinze jours ?

La ventilation du résultat, fait l'objet d'une délibération au CA, au même titre que l'arrêt du compte financier, qui est un acte transmissible et exécutoire dans un délai de 15 jours, sous réserve de publicité Ainsi, par parallélisme des formes, on peut considérer que l'acte relatif à la ventilation du résultat, obéit aux mêmes modalités de transmission et d'exécution.


Le conseil d'administration peut -il valablement délibérer sur le compte financier en l’absence du comptable ? (2011)

L'article R421-77 du code de l'éducation dispose que "Avant l'expiration du quatrième mois suivant la clôture de l'exercice, le conseil d'administration arrête le compte financier après avoir entendu l'agent comptable".

Toutefois, afin de garantir la continuité du service et lui permettre d'entre représenté au CA, l'agent comptable peut déléguer, conformément à l'article n° 14 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, ses pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant la qualité pour agir en son nom et sous sa responsabilité. Ceux-ci seront désignés conformément aux dispositions du chapitre V de l'instruction générale du 16 août 1966 qui précise que "en principe le mandataire ne peut être désigné que parmi les agents placés sous l'autorité du comptable".

Si aucun agent n'est placé sous l'autorité du comptable, le mandataire sera un agent de l'EPLE qui n'a pas la qualité d'ordonnateur et exceptionnellement un collègue qui gère également une agence comptable à proximité.


Est-il possible de faire délibérer le CA sur le compte financier d'un EPLE en l'absence du chef d'établissement ? (2002)
Le code de l'éducation prévoit au III de son article R421-13 qu'en cas d'absence ou d'empêchement, le chef d'établissement est suppléé par son adjoint, notamment pour la présidence du conseil d'administration. L'adjoint peut donc présider le conseil, quel que soit l'ordre du jour et notamment lors d'une séance consacrée à l'examen du compte financier, mais c'est l'ordonnateur qui doit avoir signé les documents. En effet, cette suppléance n'a pas d'effet sur l'exercice des fonctions d'ordonnateur.


Lorsqu'un EPLE dispose d'un budget principal et d'un ou de plusieurs budgets annexes, comment e calcule le seuil de l'apurement administratif des comptes ? (2013)

A partir du montant cumulé des ressources de la section de fonctionnement inscrites au budget principal et au(x) budget(s) annexe(s). En effet, l'exécution des prévisions budgétaires d'un budget annexe, bien que faisant l'objet d'un compte rendu financier spécifique, fait toutefois partie du compte financier unique de l'EPLE. Les comptes financiers du budget principal et du ou des budget(s) annexe(s) font par ailleurs partie d'un seul envoi décrit aux paragraphes 34 et 35 l'instruction M9.6.


Le compte financier doit-il être présenté à la commission permanente ?

Selon l'article R421-41 du code d l'éducation, il est présicé que la commission permanente a la charge d'instruire les questions soumises à l'examen du conseil d'administration, elle est saisie obligatoirement des questions qui relèvent des domaines définis à l'article R 421-2 dudit code, c'est-à dire le domaine pédagogique et éducatif pour lequel les EPLE disposent d'une autonomie. Selon l'article R 232-4 du code des juridictions financières, le chef d'établissement informe la commission permanente des modifications qu'il déciderait d'apporter au budget initial dans le cas d'augmentation de crédits liés aux ressources spécifiques ou affectées. Il ressort de ces textes que la présentation du compte financier devant la commission permanente n'est pas obligatoire et que la décision du CA adoptant le compte financier sans saisine préalable de cette instance ne serait pas entachée d'irrégularité. Toutefois en dehors de ces cas prévus aux articles R421-41 et R 232-4 cités ci-dessus, c'est le chef d'établissement qui décide ou non de la saisine de la commission permanente et de l'ordre du jour.


Nomination d’un ordonnateur intérimaire après la production du compte financier suite au décès de l’ordonnateur.  

On rappellera que l'article R.421-77 du code de l'éducation, explicité par le § 4.1. de l'instruction codificatrice M9.6, prévoit que le visa porté par l'ordonnateur sur le compte financier permet à celui-ci de certifier "que le montant des ordres de dépenses et des ordres de recettes est conforme à ses écritures". Dans le cas d'espèce, à notre sens, si l'ordonnateur intérimaire a été nommé après la production du compte financier, il pourra néanmoins effectuer cette vérification et attester que toutes les écritures budgétaires relatives à l'exercice concerné ont bien été prises en charge par l'agent comptable de l'EPLE. Une courte note accompagnant le compte, assortie d'une copie des pièces relatives à la nomination de l'ordonnateur intérimaire, pourra éclairer le juge du compte dans son analyse ultérieure.  

 

Le compte financier est présenté au conseil d'administration par l'agent comptable (article R.421-77 du code de l'éducation). Peut-il l'être aussi par une autre personne désigné par l'agent comptable?  

Le §1.1.2.5.3 de l'Instruction comptable M9.6 explicite la notion de "mandataires de l’agent comptable":  Afin de garantir la continuité du service et permettre à l’agent comptable d’être représenté aux conseils d’administration auxquels il ne pourrait participer, l’agent comptable peut déléguer conformément à l’article 16 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 ses pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant la qualité pour agir en son nom et sous sa responsabilité. Ces mandataires seront désignés conformément aux dispositions précisées au chapitre V de l'instruction générale du 16 août 1966 qui précise « en principe, le mandataire ne peut être désigné que parmi les agents placés sous l'autorité du comptable ». Si aucun agent n'est placé sous l'autorité de l'AC, le mandataire sera un agent de l'EPLE qui n'a pas la qualité d'ordonnateur et exceptionnellement un collègue qui gère également une agence comptable à proximité. L'article R.421-77 du code de l'éducation évoque le "représentant" de l'agent comptable. Ce dernier n'a pas nécessairement la qualité de mandataire, même si, bien entendu, l'agent comptable préparera avec lui la présentation et lui fixera des objectifs précis pour ce faire. Le compte financier pourra donc être présenté en conseil d'administration par l'adjoint gestionnaire de l'EPLE.  


L'acte relatif à la ventilation du résultat de l'exercice qui à priori fait partie des actes transmissibles, est il exécutoire dés sa publication ou bien dans le délai réglementaire de quinze jours ?

La ventilation du résultat, fait l'objet d'une délibération au CA, au même titre que l'arrêt du compte financier, qui est un acte transmissible. et exécutoire dans un délai de 15 jours, sous réserve de publicité Ainsi, par parallélisme des formes, on peut considérer que l'acte relatif à la ventilation du résultat, obéit aux mêmes modalités de transmission et d'exécution.


Un CA qui adopte un compte financier en émettant des réserves, quelles qu'elles soient, peut-il affecter le résultat de l'exercice écoulé ?

Arrêter le compte financier consiste pour le conseil d'administration à approuver le compte qui lui est présenté avec ou sans réserves. Refuser d'approuver ou encore « voter contre l'approbation » du compte financier, équivaut donc à ne pas arrêter le compte financier. En conséquence, le CA ne pourra en aucune manière affecter le résultat de l'exercice écoulé qui, de fait, restera au compte 120, jusqu'à ce que le compte financier soit arrêté. De même, si un prélèvement est approuvé par le CA, il ne pourra porter que sur les réserves déjà disponibles.


Dans le cadre de la RCBC, comment sera affecté le résultat en cas de vote négatif du CA ?

Il incombe au conseil d'administration de se prononcer sur l'affectation du résultat. Ainsi il peut affecter le résultat ou une partie du résultat à des comptes de réserves individualisées distincts des réserves générales de l'établissement (10681 - Etablissement /10684 - Services spéciaux /10687 - Service de restauration et d'hébergement).
Toutefois en cas de vote vote négatif du CA, le résultat de l'exercice sera affecté au compte 11
Report à nouveau conformément aux dispositions de l'IC-M9-6 :
Les comptes 110 et 119 sont respectivement crédités ou débités à la subdivision intéressée par le débit du compte 120 - Résultat de l'exercice (solde créditeur) ou le crédit du compte 129 - Résultat de l'exercice (solde débiteur). Ces comptes seront mouvementés soit lorsque le CA n'a pas approuvé le résultat ou n'a pas voté l'affectation du résultat soit lorsque qu'un déficit ne peut être absorbé par les réserves disponibles.  Ainsi dans le cas d'espèce, l'agent comptable devra solder le compte 12 par le 11
Report à nouveau, ce dernier compte pouvant au cours de l'année n+1 et sur décision du CA abonder le 1068.


Quelle est la durée de la période d'inventaire ?

Il n'existe pas de durée réglementaire pour la période d'inventaire. L'instruction codificatrice n° 03.058.M91 du 13 novembre 2003 dans son titre 1, § 1.3.2 consultable dans le Codex de l'Intranet et transposable aux EPLE, précise : La période d'inventaire consiste, outre les opérations d'inventaire classiques, à arrêter au 31 décembre l'émission des titres et des mandats sur les comptes clients et fournisseurs de l'exercice et, après cette date, à comptabiliser systématiquement l'ensemble des services faits et des droits acquis au titre de l'exercice qui s'achève selon la procédure des charges à payer et des produits à recevoir, qui permet de rattacher à l'exercice l'ensemble des dépenses et des recettes qui le concernent. La durée de la période d'inventaire est fixée par chaque établissement en fonction de la nature de son activité et de sa structure. La durée raisonnable est de trois semaines.


Doit-on considérer la liasse générale du compte financier comme un acte administratif en soi, ou bien les EPLE peuvent-ils rédiger un acte administratif du CA supplémentaire dans la forme habituelle pour l'approbation du compte financier ?

Il paraît pertinent de produire un acte administratif en plus de la liasse générale pour au moins deux raisons. D'une part, seule la production d'un acte administratif peut permettre aux autorités de contrôle de vérifier que le compte financier a été approuvé en bonne et due forme: quorum, délai, etc. D'autre part, si l'on compare au budget, il est bien prévu gr\342ce à la pièce B 11.6 de joindre un extrait de la délibération du CA, en indiquant que l'intégralité de la délibération relative au budget doit être transmise aux autorités de contrôle dans les délais réglementaires. En bonne logique, pour respecter le parallélisme des formes, il paraît opportun que l'établissement prenne un acte pour signifier qu'il a arrêté le compte financier ou qu'il a émis éventuellement des observations.


Voir aussi « Amendes au comptable »


La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère