FAQ Gestion Financière 1

AQ 1

Achat à un particulier


Un établissement peut-il acheter du matériel d'occasion à un particulier ?

Oui. Aucune disposition n'interdit l'achat de matériel d'occasion. Ce sont des considérations économiques et techniques qui font choisir entre un matériel neuf ou non. Il convient évidemment de respecter les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement entre les candidats et de transparence des procédures, énoncés dans le code des marchés publics, dans la mesure où l'achat de matériels d'occasion entre dans le cadre du code des marchés publics. En l'absence de facture ou de mémoire, il conviendra de conclure un contrat avec le vendeur qui constituera la pièce justificative du paiement.


Est-il réglementairement possible de procéder sur internet à un achat de matériel d'occasion à un particulier qui ferme son commerce ?

Aucune disposition n'interdit l'achat de matériel d'occasion par un EPLE. Ce sont des considérations économiques et techniques qui font choisir entre un matériel neuf ou non. Toutefois ce type d'achat doit respecter les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement entre les candidats et de transparence des procédures, énoncés dans le code des marchés publics.
Le paiement par carte bancaire à distance doit être conforme aux modalités décrites dans l'instruction relative à la modernisation des procédures de dépenses.
En l'absence de facture, on pourra se contenter d’un mémoire (voir réponse suivante). L'EPLE pourra également conclure un contrat avec le vendeur garantissant notamment le bon fonctionnement du bien acquis et certifiant qu'il est conforme aux normes de sécurité en vigueur et ne présente aucun caractère de dangerosité risquant d'engager la responsabilité pénale de l'EPLE (art. L4311-3 du code du travail). Ce contrat soumis à l'approbation du conseil d'administration constituera la pièce justificative du paiement et devra comporter les mentions obligatoires devant figurer sur les factures ou sur les mémoires prévues par l'annexe C du code général des collectivités territoriales.


Un établissement peut il acheter sans formalisme à un particulier qui ne délivrerait qu’une « facture » manuscrite ?
En application du principe de libre accès à la commande publique  rappelé à l’article 1er du code des marchés publics, rien ne s’oppose à  ce qu’une personne physique puisse être titulaire d’un marché public.

L’article 11 de ce code impose la production d’un écrit pour les marchés d’un montant supérieur à 15 000€ HT (montant au 01/08/12). L’article 28  précise que lorsque leur valeur estimée est inférieure au seuil de  passation des marchés formalisés, les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée. En l’espèce, le montant de la dépense est [...] inférieur aux seuils précités. L’établissement peut  ainsi acheter à ce particulier sans formalisme particulier, notamment  sans mise en concurrence préalable. La vente se conclut de gré à gré. S’agissant de la « facturation », la règle est posée à l'article L. 441-3 du code  de commerce. Celui-ci précise que tout achat de produits ou toute  prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation. S'agissant des activités commerciales, seules les entreprises individuelles et les sociétés commerciales,  immatriculées au RCS, peuvent valablement émettre des factures. Un particulier qui vend occasionnellement un bien lui appartenant ne peut émettre valablement de factures. La pièce justificative à joindre lors  du règlement de la prestation ne pourra être qu’un mémoire (ou un contrat) qui ne pourra donc pas faire apparaître l’ensemble des mentions obligatoires devant figurer sur une facture (on y trouvera pour autant  le nom des parties, l'objet, le prix et la date). Quant à la TVA, la vente occasionnelle de biens d’occasions par de simples particuliers  n’est pas imposable car elle ne constitue pas une activité économique. En conclusion, le mémoire établi par ce particulier parait suffire pour justifier la prise en charge du mandat. Il n’y a pas lieu en la matière de faire valider cet achat par le conseil d’administration. Enfin, il est toujours utile de recommander à l’ordonnateur de s’assurer de la provenance des biens pour éviter d’acheter à des particuliers qui biens  qui ne leur appartiennent pas.


Les EPLE doivent-ils obligatoirement acheter du matériel neuf ou est-il possible d'acheter du matériel reconditionné ? Quelles sont les conditions à respecter ?

Aucune disposition n'interdit l'achat de matériel non neuf, ou le recours à la location. Ce sont des considérations économiques qui font choisir entre un matériel neuf ou non. Il convient évidemment de respecter les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement entre les candidats et de transparence des procédures, énoncés dans le code des marchés publics, dans la mesure où l'achat de matériels d'occasion entre dans le cadre du CMP. Le cas échéant, il faudra également s'assurer que cet usage n'est pas contraire à la destination de la subvention prévue par le financeur.



Actes du Conseil d’Administration

 

Un établissement public peut-il procéder à la publication de ses actes sur un site Intranet ?
Oui, mais cette publicité n'est suffisante que dans certaines conditions. Dans une décision du 11 janvier 2006, le Conseil d'Etat a considéré "qu'aucun principe général non plus qu'aucune règle ne s'oppose à ce que la publication d'une décision réglementaire régissant la situation des personnels d'un établissement public prenne la forme d'une mise en ligne de cette décision sur l'Intranet ; que, toutefois, ce mode de publicité n'est susceptible de faire courir le délai de recours contentieux à l'égard des intéressés et des groupements représentatifs du personnel qu'à la condition, d'une part, que l'information ainsi diffusée puisse être regardée, compte tenu notamment de sa durée, comme suffisante et, d'autre part, que le mode de publicité par voie électronique et les effets juridiques qui lui sont attachés aient été précisés par un acte réglementaire ayant lui-même été régulièrement publié".

 

Peut-on considérer comme valables les accusés de réception contenus dans les liasses de la Poste pour ce qui concerne la transmission des actes aux autorités de contrôle ?

Si l’accusé de réception contenu dans les liasses de la Poste permet d’attester de la réception de l’envoi des actes, seul le visa figurant sur l’acte lui-même ou sur tout document y faisant référence permet de conférer à cet acte un caractère exécutoire dans les délais réglementaires.

 

La seule mention de la date de réception d’un acte par l'autorité académique suffit-elle à rendre l'acte exécutoire ou bien faut-il également une signature émanant de l’autorité concernée ?

C'est la date de réception de l'acte par l'autorité de contrôle qui fait courir le délai (ou qui rend l'acte immédiatement exécutoire) : l'établissement doit donc connaître cette date sans ambiguïté, même si les modalités selon lesquelles l'autorité de contrôle accuse réception ne sont pas fixées réglementairement. Il revient à ladite autorité de préciser clairement auprès des établissements les modalités qu'elle a fixées. La circulaire du 27 septembre 2004 insiste d'ailleurs sur ce point. On notera que l'article L 2131-1 du CGCT dispose que "la preuve de la réception des actes par le représentant de l'Etat dans le département ou son délégué dans l'arrondissement peut être apportée par tout moyen". L'accusé de réception, éventuellement postal, est donc suffisant, sauf si un texte exige expressément une signature de l'autorité académique.


La seule mention de la date de réception d'un acte par l'autorité académique suffit-elle à rendre l'acte exécutoire ou bien faut-il également une signature émanant de l'autorité concernée ?

C'est la date de réception de l'acte par l'autorité de contrôle qui fait courir le délai (ou qui rend l'acte immédiatement exécutoire) : l'établissement doit donc connaître cette date sans ambigu\357té, même si les modalités selon lesquelles l'autorité de contrôle accuse réception ne sont pas fixées réglementairement. Il revient à ladite autorité de préciser clairement auprès des établissements les modalités qu'elle a fixées. La circulaire du 27 septembre 2004 insiste d'ailleurs sur ce point. On notera que l'article L 2131-1 du CGCT dispose que « la preuve de la réception des actes par le représentant de l'Etat dans le département ou son délégué dans l'arrondissement peut être apportée par tout moyen ». L'accusé de réception, éventuellement postal, est donc suffisant, sauf si un texte exige expressément une signature de l'autorité académique.


Pour être exécutoires, les conventions et contrats dûment signés doivent- ils être transmis au contrôle de légalité et budgétaire, même si le modèle non signé lui a déjà été transmis ?

L'article R421-54 1er du code de l'éducation précise effectivement que les délibérations du CA relatives à la passation des conventions et contrats doivent être transmises à l'autorité académique pour devenir exécutoires. Ces délibérations sont exécutoires quinze jours après leur transmission.
Les décisions du chef d'établissement relatives aux marchés et conventions comportant des incidences financières (à l'exception des MAPA), prises après que la délibération a acquis le caractère exécutoire, doivent elles aussi être transmises à l'autorité académique. Elles sont désormais exécutoires dès leur transmission (cf. circulaire n° 2004-166 du 5 octobre 2004 relative à la simplification du régime d'entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des actes des EPLE).
S'agissant des marchés formalisés, soumis à l'obligation de transmission, les pièces à transmettre sont énumérées à l'article R 2131-5 du CGCT. On précisera que le non respect de cette formalité fait perdre tout caractère exécutoire au contrat avec toutes les conséquences que cela implique sur la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable public.


Quelle est la de durée de validité des délibérations prises par le CA ?

L'article R421-20 ne fixant pas de limitation de durée de validité des délibérations, sauf périodicité spécifique notamment pour le budget ou le comte financier ( 4° a), les délibérations sont réputées valables jusqu'à délibération les annulant (parallélisme des formes) dès lors qu'elles ont été validées par le contrôle de légalité et celui des autorités académiques et locales. Il en de même pour les contrats pluriannuels qui ne feront l'objet d'une nouvelle délibération que lors d'un éventuel renouvellement. En revanche, une nouvelle délibération s'impose notamment en cas de :



Activités pédagogiques


L'agent comptable peut-il refuser d'encaisser la participation des familles et d'effectuer les dépenses, estimant que ces concours ne sont pas officiels et qu'ils sont à but mercantile ?

En vertu du principe d'autonomie pédagogique dont il dispose, un EPLE peut organiser, avec l'accord du conseil d'administration, des activités éducatrices complémentaires des programmes nationaux (articles 2.7 et 5 du décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifé). Dans la mesure où elle demeure raisonnable, la contribution des familles à des activités pédagogiques facultatives peut être admise (article L.551-1 du code de l'éducation), dès lors qu'elle est approuvée par le CA. Par ailleurs, l'EPLE peut recevoir un don auquel pourra être assimilé le cadeau remis à l'occasion du concours dans le cas où il en serait le bénéficiaire. Compte-tenu de la nature périscolaire ponctuelle de cette opération, un suivi isolé sur un service spécial N 81 est tout à fait indiqué.


Une convention d'occupation des locaux en dehors du temps scolaire doit-elle recueillir l'accord du maire de la commune sachant que l'organisation de l'activité n'est pas de l'initiative de la commune ?

L'article L 212-15 du code de l'Education dispose que les activités organisées hors du temps scolaire organisées soit par la commune soit par une personne physique ou morale sont de la compétence du maire ainsi que de la responsabilité exclusive de la commune en cas d'absence de convention.


Est-il légitime pour un EPLE de payer à diverses associations des factures relatives à des dépenses pédagogiques du volet culturel de projets d'établissement, qui lui ont été adressées par le rectorat ?

Il est rappelé que les juges des comptes mettent régulièrement en cause la responsabilité du comptable public lorsqu'il paie des prestations qui ne sont pas véritablement engagées et ordonnancées par le chef d'établissement dont il est le responsable assignataire, l'ordonnateur n'étant pas non plus en mesure de certifier la réalité du service fait. A plusieurs reprises, l'attention a été appelée sur la nécessité de respecter l'autonomie financière des établissements publics, en l'occurrence des EPLE. Seul un groupement de services régulièrement constitué entre les établissements concernés, conformément à l'article L 421-10 du code de l'éducation, peut légitimer le paiement par l'établissement mutualisateur des factures destinées à des prestations ou fournitures exécutées ou livrées dans des établissements membres. De plus, afin de respecter le principe de spécialité des établissements publics, l'établissement mutualisateur devra être partie prenante de l'opération en cause.



Admission en non valeur


Peut-on admettre en non valeur une somme transmise à un huissier lorsque ce dernier nous dit que les intéressés sont insolvables ou faut-il vraiment que nous ayons un PV de carence ; PV qui augmenterait les frais déjà engagés par cet huissier et que nous allons devoir supporter ?

Selon la formule consacrée par la jurisprudence : le comptable doit apporter la preuve que ses diligences en vue du recouvrement ont été “adéquates, complètes et rapides”. Le PV de carence n'est qu'un moyen simple et pratique (mais non indispensable) parmi d'autres d'apporter cette preuve. La facture de l'huissier va vous permettre de détailler au CA toutes les actions en recouvrement entreprises.


Imputation budgétaire d’une Admission en Non Valeur liée au SRH ? (2013)

A  mon sens l’ANV doit être imputée sur le chapitre où la recette a été faite. J’ai défendu cette position durant des années même lorsque la DAF préconisait d’utiliser l’ancien chapitre D au lieu du R2. En 2011 la DAF a publié cette FAQ qui indique bien que l’ANV doit être supportée par le service qui a reçu la recette :

Le service de restauration produit ses repas et les éventuels excédents de fonctionnement servent essentiellement à l'amélioration du service. Sur quel type de structure dois-je suivre le budget ? (2011)

Dans un service spécial. Les éventuels excédents de ce service pourront être individualisés dans une subdivision du compte des réserves. Les provisions pour risques d'impayés ou les éventuelles admissions en non valeur seront mandatées au service spécial et diminueront après affectation du résultat les réserves enregistrées à la subdivision intéressée du compte des réserves.


Le CA d’un EPLE peut-il admettre en non valeur une créance de demi-pension et accepter de la financer sur la caisse de solidarité ?

Une admission en non valeur consiste, pour un EPLE, à suspendre le recouvrement de la créance en raison de l'insolvabilité ou de l'absence du débiteur. En outre cette suspension peut être provisoire si le débiteur "revient à meilleure fortune". Elle n'a pas pour effet de faire disparaître le titre de recettes, mais d'apurer la prise en charge par le comptable. L'ANV fait l'objet d'un mandat. Les fonds de la caisse de solidarité ont pour objet, "des actions à caractère social en faveur des élèves". Ainsi financer l'ANV par les fonds de la caisse de solidarité reviendrait à donner à une aide sociale un caractère "provisoire" puisque tout comptable constatant le "retour à meilleure fortune du débiteur" pourrait reprendre les poursuites initialement entamées. L'objet de la caisse de solidarité n'étant pas d'accorder des prêts aux familles ou des aides à caractère temporaire, la décision du CA de l'EPLE en question serait litigieuse et le recteur aurait de bonnes raisons d’en solliciter l’annulation, ou si une DBM a été adoptée, d'en proposer le règlement à la CT de rattachement. On précisera enfin que si la volonté de l'établissement est d'aider une famille avec les fonds de la caisse de solidarité, il suffit que l'EPLE, subrogé dans les droits de la famille, solde sa dette par encaissement direct de l'aide accordée.

Il me semble évident que cette réponse vaut également pour les fonds sociaux.


Le Conseil d’Administration a voté contre une admission en non valeur. Dans quelle mesure la responsabilité de l’agent comptable est-elle en jeu ? (2012)

La décision d'admission en non-valeur relève de la compétence de l'assemblée délibérante et précise pour chaque créance le montant admis. Contrairement à la remise gracieuse, l'admission en non-valeur ne décharge pas la responsabilité du comptable public. Le juge des comptes, à qui il appartient d'apurer définitivement les comptes, conserve le droit de forcer le comptable en recettes quand il estime que des possibilités sérieuses de recouvrement subsistent, ou peut mettre en débet le comptable s'il estime que l'irrécouvrabilité de la créance a pour origine un défaut de diligences (CRTC PACA 14-05-1998, commune d’Allos, C.comptes 2-07-1998, commune du Bourget). Inversement, le refus du conseil d’administration d'admettre en non-valeur une créance réellement irrécouvrable ne saurait empêcher le juge des comptes de décharger la responsabilité de l’agent comptable qui a effectué les diligences nécessaires ou qui n'a pu obtenir de l'ordonnateur l'autorisation de poursuivre le débiteur (C.Comptes, Mustière, 15-01-1879).

Dans le cas d'espèce, il vous appartient donc de vous assurer avoir effectué toutes les diligences nécessaires au recouvrement afin de ne pas engager votre responsabilité devant le juge des comptes.


Peut-on solder une créance irrécouvrable par une réduction de recette ? (2013)

Le paragraphe 112131 de l'instruction M9.6 précise que c'est le conseil d'administration qui accorde les remises gracieuses et les admissions en non valeur. Par ailleurs, on lit au paragraphe 1347 :
« Les créances de l'établissement peuvent faire l'objet :
- 1° Soit d'une remise gracieuse, en cas de gêne des débiteurs ;
- 2° Soit d'une admission en non-valeur, en cas d'insolvabilité des débiteurs. »

On constate donc que, dans les deux cas, la créance existe. Aussi une remise gracieuse ou une admission en non valeur constatée au cours de l'exercice qui a vu naître la créance ne peut se traduire par une réduction de recette conformément aux termes des paragraphes 133 de l'instruction déjà citée.

L'admission en non valeur et la remise gracieuse feront l'objet d'un mandat au compte 671 qui aura pour conséquence le solde de la créance. Ce mandat sera justifié par la décision du conseil d'administration ou par une décision du chef d'établissement si le CA lui a délégué cette compétence.



Agent comptable


Un comptable patent sera-t-il considéré comme comptable de fait pour les opérations qu’il aura prises en charge avant sa prestation de serment ?

Non. La Cour des comptes, dans un arrêt du 25 mai 2000 (Cour des comptes, formation inter chambres d’appel, Arrêt n° 25948, 25 mai 2000, Lycée Professionnel Boutet de Monvel de Lunéville), a en effet considéré que le fait que le comptable patent n'ait pas encore prêté serment ne suffisait pas à en faire un comptable de fait dans la mesure où sa nomination était régulière et où il avait normalement constitué les garanties pour le maniement de deniers publics (cautionnement). Dans le cas d’espèce, l’agent comptable faisait observer à la Cour qu’il n’avait pas prêté serment et qu’il n’était donc pas comptable patent, et demandait à être jugé comme comptable de fait. La Cour a écarté ce moyen : "Attendu que M. X se fonde sur la circonstance qu’il n’aurait « jamais été assermenté par l’administration » pour demander à être jugé en tant que comptable de fait ; considérant que le défaut de prestation de serment devant la juridiction financière n’est pas de nature à priver M. X, qui a néanmoins fait l’objet d’une nomination régulière et a constitué des garanties, de tout titre légal en vue du maniement des deniers publics ; […] que ce moyen est donc inopérant".


Dans quel cas le comptable public, dont la responsabilité a été mise en jeu, peut – il demander au ministre chargé du budget la décharge de responsabilité ?

Jamais. La décharge de responsabilité a disparu lors de la réforme de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables introduite par la loi n° 2006-1771 du 30 décembre 2006 de finances rectificative pour 2006. L’article 146-1 6° de cette loi de finances a en effet modifié les V et IX de l’article 60 de la loi n°63-156 du 23 février 1963 portant loi de finances pour 1963. Avant cette modification législative, le comptable dont la responsabilité avait été mise en jeu pouvait "en cas de force majeure, obtenir décharge totale ou partielle de leur responsabilité". Cette décharge de responsabilité était prononcée par le ministre chargé du budget après que le débet avait été prononcé. C’est désormais lors de la phase d’instruction (débet juridictionnel) ou de l’émission de l’ordre de versement (débet administratif) que le comptable devra invoquer la force majeure. Le juge ou l’administration pourra alors constater "l'existence de circonstances constitutives de la force majeure" et ne mettra "pas en jeu la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable public". La procédure de décharge de responsabilité n’apparaît désormais plus au IX de l’article 60 de la loi précitée qui ne prévoit que la remise gracieuse accordée par le ministre chargé du budget.


Lorsqu’il met en jeu la responsabilité du comptable (débet), le juge peut-il l’exempter des intérêts sur le montant du débet ?

Non. Les intérêts sur les débets sont une charge de droit prévue au VIII de l’article 60 de la loi n°63-156 du 23 février 1963 de finances pour 1963. A partir du moment où il prononce un débet contre un comptable patent ou de fait, le juge des comptes a l’obligation de mettre à la charge du comptable les intérêts sur la totalité de ce débet. L’article 60-VIII prévoit que "Les débets portent intérêt au taux légal à compter du premier acte de la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics".

On observera qu’avant la réforme introduite pas la loi n°2006-1771 du 30 décembre 2006 de finances rectificative pour 2006, ce point VIII de l’article 60 de la LFI pour 1963 était rédigé ainsi "Les débets portent intérêt au taux légal à compter de la date du fait générateur ou, si cette date ne peut être fixée avec précision, à compter de celle de leur découverte".

On précisera enfin que c’est le ministre « de l’économie et des finances » qui est compétent, dans le cadre de la procédure de remise gracieuse prévue au IX du même article 60, pour réduire ou remettre la totalité des intérêts prononcés par la juridiction financière.


Un comptable en poste, assurant l'intérim d'un autre établissement, est-il tenu de constituer des garanties au titre de cet intérim?(2011)

Conformément à l'alinéa 3 du paragraphe VI de l'instruction générale du 16 août 1966 portant sur l'organisation des services des comptables publiques : "Le comptable intérimaire n'est tenu ni de prêter le serment professionnel ni de constituer des garanties. S'il a par ailleurs la qualité de comptable public ou d'agent soumis à l'obligation du cautionnement, les garanties constituées à ce titre répondront également de sa gestion d'intérimaire. L'intérimaire est installé dans les mêmes conditions que le comptable titulaire, sauf si c'est l'ancien titulaire qui devient intérimaire (cas notamment du comptable mis à la retraite, mais désigné comme intérimaire en attendant l'installation du nouveau titulaire), auquel cas il n'est pas procédé aux formalités d'installation." Toutefois, le décret n°2008-228 du 5 mars 2008 relatif à la constatation et à l'apurement des débets des comptables publics et assimilés précise en son article 20 que la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables intérimaires s'effectue dans les mêmes conditions que celles de tous les autres comptables publics. Nous conseillons donc au comptable nommé au titre d'un intérim de s'assurer ou de valoriser son assurance existante à la hauteur des risques potentiels.


Comment doit être rémunéré un commis d'office chargé de la reddition des comptes financiers 2004 de 3 EPLE différents suite à défaillance d'un même comptable ?  (2009)

Il convient de se reporter au décret n°2007-1277 du 27 août 2007 relatif à la rétribution des comptables commis d'office pour la reddition des comptes des comptables publics et assimilés.

Toutefois, les nouveaux textes règlementaires n'envisagent pas les cas de figure dans lesquels la nomination du commis d'office intervient plusieurs années après le constat de l'absence de reddition du compte financier, dans le cas par exemple d'un comptable défaillant parti en retraite bien avant la nomination d'un commis d'office. Dans l'hypothèse où la nomination du commis d'office intervient plusieurs années après le constat de l'absence de reddition du compte financier, il convient de prendre en compte, en fonction du corps, grade et échelon détenu par le comptable défaillant à la date à laquelle ce compte aurait dû être rendu, la valeur du point d'indice en vigueur à la date de la nomination du commis d'office. Lorsque plusieurs exercices sont en cause, on retiendra le corps/grade/échelon détenu par le comptable défaillant pour l'exercice le plus récent.


Quelle est la solution à envisager lorsqu'un agent comptable hospitalisé pour une durée indéterminée ne peut ni être présent lors de la remise de service comptable ni procéder à la nomination d'un mandataire ? (2011)

Le recours à l'intérim est la solution réglementaire à appliquer conformément au point VI de l'Instruction du 16 août 1966 relative à l' organisation du service des comptables publics) : Il y a lieu à constitution d'un intérim lorsque l'intérêt du service exige qu'une fonction non pourvue d'un titulaire responsable continue à être exercée. C'est le cas notamment lorsque :

De plus, dans la situation évoquée résultant de circonstances particulières, il nous semble, qu'en cas d'incapacité du comptable à désigner un délégataire, la passation de service peut s'effectuer en présence d'un représentant du rectorat qui pourra éventuellement signer les documents de la passation de service (prendre l'attache du représentant du comptable du trésor).>Les conditions de l'installation de l'intérimaire, s'effectueront, selon les modalités prévues par l'instruction du 16 août 1966, mentionnée ci-dessus et des dispositions relatives à la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable, telles qu'édictées dans le Décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique.


Un agent comptable en arrêt maladie peut-il déléguer sa signature à son adjoint ou encore à un autre agent comptable ?  (2009)

L'article 14 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique dispose que : "Les comptables publics sont principaux ou secondaires. Les comptables principaux sont ceux qui rendent directement leurs comptes au juge des comptes. Les comptables secondaires sont ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable principal. Les comptables publics peuvent déléguer leurs pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant la qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité."  Pour les EPLE, il convient de se référer en outre à l'instruction générale du 16 août 1966 relative à l'organisation du service des comptables publics et plus particulièrement le point V consacré à la désignation de mandataires. Il convient de préciser que la "notification des pouvoirs des mandataires" dont il est fait mention doit s'entendre, au niveau des responsabilités déléguées, plutôt comme une délégation de signature que comme une délégation de pouvoir. On peut également utilement se référer à l'instruction n° 02-037 M91 du 30 avril 2002 et plus particulièrement au point 2.1 consacré aux mandataires.


Afin d'éviter un intérim de courte durée, est-il possible à un agent comptable de donner mandat à un autre agent comptable ? (2009)

Concernant les modalités de désignation par le comptable public de son (ou de ses) mandataire(s), la DGFIP déjà consultée sur un sujet similaire a précisé "qu'en l'absence de règles spécifiques pour les agents comptables d'EPLE, il convient donc de se référer aux textes fondamentaux" soit au décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique qui énonce dans son article 16 que «Les comptables publics peuvent désigner des mandataires ayant qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité. » soit à l'instruction générale du 16 août 1966 qui traite en son point V de la désignation des mandataires. Le chapitre V (désignation de mandataires) de l'instruction générale du 16 août 1966 précise que "en principe, le mandataire ne peut être désigné que parmi les agents placés sous l'autorité du comptable. Toutefois, des dérogations peuvent être accordées pour des cas particuliers, notamment lorsqu'un mandataire est désigné, dans les conditions fixées au chapitre I (§ 4 et 5) pour représenter un comptable lors de la remise du service, ou lorsqu'un comptable voisin dirige comme mandataire le poste d'un autre comptable lors des vacances". Le cas de figure que vous nous soumettez ne nous semble pas correspondre à l'une des deux dérogations évoquées par cette instruction. C'est la raison pour laquelle il nous semble par conséquent qu'il y aurait lieu de nommer un agent comptable intérimaire.


Un comptable d'EPLE peut-il au titre de l'instruction du 16 août 1966 nommer mandataire général ou partiel, à titre permanent ou partiel l'un de ses collaborateurs ?

Concernant les modalités de désignation par le comptable public de son (ou de ses) mandataire(s), la direction générale de la comptabilité publique déjà consultée sur un sujet similaire a précisé « qu'en l'absence de règles spécifiques pour les agents comptables d'EPLE, il convient donc de se référer aux textes fondamentaux » soit le décret n° 2012-1246 du novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique qui énonce en son article 14 que « (...) les comptables publics peuvent déléguer leurs pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité » et l'instruction générale du 16 août 1966 qui traite en son point V de la désignation des mandataires.


L'obligation de résidence s'applique t-elle aux agents comptables des EPLE ?

L'instruction du 16 août 1966 relative à l'organisation du service des comptables publics ne s'applique pas aux agents comptables de EPLE en ce qui concerne la résidence. En effet les modalités d'attribution des logements dans les EPLE sont fixées par le décret du 14 mars 1986. Ainsi la priorité d'un logement attribué par NAS est lié à la fonction (et non pas au grade) ; les premiers bénéficiaires, par ordre de priorité, sont les personnels de direction, de gestion et d'éducation selon l'importance de l'établissement. En conséquence l'agent comptable s'il est logé, l'est en sa qualité de gestionnaire. D'autre part, les dérogations à l'obligation de logement sont, en pratique, exceptionnellement accordées par l'autorité académique et la collectivité territoriale de rattachement.


Le conseil d'administration peut -il valablement délibérer en l'absence du comptable ? (2011)

L'article R421-77 du code de l'éducation dispose que "Avant l'expiration du quatrième mois suivant la clôture de l'exercice, le conseil d'administration arrête le compte financier après avoir entendu l'agent comptable".

Toutefois, afin de garantir la continuité du service et lui permettre d'être représenté au CA, l'agent comptable peut déléguer, conformément à l'article n° 16 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 012 ses pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant la qualité pour agir en son nom et sous sa responsabilité. Ceux-ci seront désignés conformément aux dispositions du chapitre V de l'instruction générale du 16 août 1966 qui précise que "en principe le mandataire ne peut être désigné que parmi les agents placés sous l'autorité du comptable". Si aucun agent n'est placé sous l'autorité du comptable, le mandataire sera un agent de l'EPLE qui n'a pas la qualité d'ordonnateur et exceptionnellement un collègue qui gère également une agence comptable à proximité.


Dans quel cas l’ordonnateur peut-il déléguer sa signature à l’agent comptable ? (09/13)

Compte tenu du principe de séparation de l'ordonnateur et du comptable affirmée à l'article 9 du décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, la délégation des fonctions d'ordonnateur prévue à l'article R421-13 du Code de l'éducation ne pourra concerner l'adjoint gestionnaire lorsqu'il assure les fonctions d’agent comptable. Cette interdiction vaut pour la : «signature des documents liés à la phase d’ordonnancement (bordereaux de mandats, des ordres de reversements, des ordres de recettes et d’annulation de recettes et des ordres de paiement de l’ordonnateur » Toutefois, l’agent comptable pourra recevoir délégation pour signer les bons de commande émis à la suite d’une décision préalable d’engagement de l’ordonnateur. Cela concerne les bons de commandes effectués dans le cadre :
- des marchés publics ou groupements de commandes,
- des contrats et notamment ceux relatifs à la sécurité et/ou à la maintenance,
- de diverses conventions.
On rappellera que la délégation octroyée par l’ordonnateur à l’adjoint gestionnaire dans les conditions précisées ci-dessus ne se délègue pas.


L'assurance d'un agent comptable peut-elle être prise en charge par le budget de l'établissement ?

Contrairement au cautionnement, qui garantit l'organisme public et qui constitue une obligation en application de l'article 60-II de la loi de finances n° 63-156 du 23 février 1963 et du décret n° 64-685 du 2 juillet 1964, l'assurance est facultative, mais elle permet de couvrir les risques financiers encourus par le comptable du fait de sa propre responsabilité personnelle et pécuniaire. Souscrits à titre personnel par le comptable, l'assurance et les coûts du cautionnement ne doivent en aucun cas être payés par le ou les établissements où l'agent exerce ses fonctions.


Un agent comptable nommé au 1er septembre peut-il être installé dans les fonctions d'agent comptable avant cette date de nomination administrative ? (2013)

​Dans la mesure où l'arrêté de nomination est établi au 1er septembre , la passation de service ne pourra avoir lieu qu'à compter de cette date, le comptable sortant étant responsable de sa gestion jusqu'au 31 août inclus (art. 60-III. modifié de la loi du 23 février 1963).
On rappellera par ailleurs, que l'Instruction générale du 16 août 1966 relative à l'organisation du service des comptables publics précise notamment qu'un "comptable public ne peut assumer ses fonctions sans avoir été au préalablement installé dans le poste comptable qui lui est confié."


Un dépassement des crédits disponibles constaté sur un exercice antérieur à la prise de fonction ne doit pas faire à nos yeux l'objet d'émission de réserves de la part du comptable entrant.

Un dépassement des crédits disponibles constaté sur un exercice antérieur à la prise de fonction ne doit pas faire à nos yeux l'objet d'émission de réserves de la part du comptable entrant : les opérations étant closes, seule la responsabilité du comptable sortant pourrait être, dans ce cas, engagée.

Conformément aux dispositions de l'instruction DGCP n 01-002-M9 du 8 janvier 2001, relative à la formulation de réserves par les agents comptables d'EPLE, les réserves doivent « essentiellement » porter sur le recouvrement des recettes et/ou sur les anomalies comptables et ne se justifient donc ni dans le domaine de la dépense ni pour les créances déjà prescrites.
L'agent comptable entrant n'a pas pour mission de contrôler les opérations prises en charges par son prédécesseur.



Amende au comptable


Les amendes auxquelles les comptables, ou les comptables commis d'office, peuvent être condamnés pour retard dans la production des comptes sont-elles applicables à leurs héritiers ?

Non. Depuis l'entrée en vigueur de la loi n° 2008-1091 du 28 octobre 2008 relative à la Cour des comptes et aux chambres régionales des comptes, l'article L.131-10 du code des juridictions financières (CJF), est rédigé ainsi: "Les amendes prévues aux articles L. 131-7 et L. 131-8 sont applicables, au commis d'office chargé aux lieu et place d'un comptable ou de ses héritiers de présenter un compte. Le commis d'office produit ses comptes dans un délai fixé par décret en Conseil d'Etat. A défaut de production dans ce délai, le ministère public met en demeure le commis d'office d'y procéder."




La majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère

 Mise à jour : 08/14