Pièces justificatives 4

Les pièces justificatives pour les recettes.

Le comptable n’est pas juge de la légalité des actes qui lui sont transmis par l’ordonnateur. Il a seulement obligation de s’assurer que la recette a été autorisée par l’autorité compétente et dans les formes requises par les textes. En pratique le comptable doit s’assurer que l’autorisation de percevoir la recette existe, qu’elle est prise par l’autorité compétente, que le titre est bien signé par l’ordonnateur ou son délégataire, que l’acte sur lequel se base le titre de recette est exécutoire, que les pièces justificatives sont jointes au titre, et qu’il dispose de tous les éléments pour vérifier l’exactitude des calculs de liquidation.

Le gestionnaire, sous l’autorité et pour le compte de  l’ordonnateur, prépare la constatation et détermine le montant des créances de l’établissement après s’être assuré de leur fondement juridique (acte de la collectivité ou du CA, application des textes réglementaires, notification d’attribution de subvention, etc…). Il veille à émettre sans tarder les ordres de recettes et à les transmettre au comptable :

- dés notification de la subvention ou de la dotation octroyée par la collectivité de rattachement ou par l’Etat dans le cas d’une recette non affectée. Il est important de rappeler que l’ordre de recette peut être établi même si l’argent n’est pas versé sur le compte de l’établissement. Ainsi, par exemple, l’OR de la dotation de fonctionnement doit être fait dés le début de l’exercice ;

- dés utilisation en dépenses de la recette affectée et sans attendre forcément la fin de l’opération (exemple subvention dont les dépenses correspondantes s’étalent sur l’année) ;

- dés le déclenchement de la prestation ou sa réalisation pour les recettes liées aux services et aux prestations (exemple objets confectionnés, hébergement de stagiaires…) ;

Cette exigence d’adresser au comptable selon une périodicité réduite les divers ordres de recettes est une des conditions d’une gestion efficace et harmonieuse d’un établissement.

Il appartient par ailleurs au comptable qui a connaissance de l’existence de créances, de demander à l’ordonnateur d’établir les ordres de recette correspondants (articles 11 et 23 du décret du 29 décembre 1962).

Une fois le titre de recette émis les diligences du comptable, appréciées par le juge des comptes, devront être adéquates (adaptées à la nature et au montant de la créance), complètes (tous les moyens légaux auront été utilisés) et rapides (de manière à prévenir la prescription de la créance, la disparition ou l’insolvabilité du débiteur).

La responsabilité pesant sur le comptable en matière de recettes est différente de celle qui lui incombe pour les dépenses ; on peut dire que les risques sont moindres puisqu’ils sont liés principalement au non recouvrement des ordres de recettes. Il est donc essentiel pour le comptable de veiller à la « qualité » du titre de recette, afin d’éviter des erreurs d'homonymie, d'adressage ou d’autres susceptibles d’en compliquer ou compromettre le recouvrement.

On peut également noter les conséquences financières pour l’EPLE des difficultés ou impossibilités de recouvrer des recettes le poids des admissions en non valeur et la nouvelle notion de fonds de roulement qui apparaît avec la RCBC.

Les pièces justificatives des ordres de recettes.

Si le contrôle des pièces justificatives de la dépense est relativement simple dans la mesure où il suffit de se référer à l’annexe 1 du CGCT (au décret de 2016), il n'existe pas de texte réglementaire établissant les pièces justificatives des recettes. Aussi, l’agent comptable est-il fondé à exiger de l’ordonnateur toutes les pièces qu’il considère nécessaires pour l’exercice de son contrôle.

Ce point a été confirmé en juin 2013 par la DAF :

Existe-il une réglementation relative à la forme et au contenu des pièces justificatives à la recette ?
Réponse: non. En effet, la réglementation ne prévoit pas de règles relative à la forme et au contenu que doivent avoir les pièces justificatives à l'appui des titres de recettes. À ce sujet le § 134112 de l'IC M9.6 précise : « Il n'existe pas de nomenclature des pièces justificatives devant être produites à l'agent comptable à l'appui des titres de recettes. Aussi, l'agent comptable est-il fondé à exiger toutes les pièces qu'il considère nécessaires pour exercer ses contrôles. À titre d'exemple la notification de subvention, de remboursement de trop-perçu, un bordereau de droits constatés, les délibérations sur des tarifs de prestation peuvent constituer des pièces justificatives pertinentes. Les documents qui paraîtraient irréguliers, incomplets ou comportant des incohérences seront renvoyés à l'ordonnateur accompagnés d'une note explicative de l'agent comptable. »

Faute de liste à laquelle se référer, le comptable devra donc s’assurer que l’ordre de recette et ses pièces jointes sont suffisamment précis et explicites. Pour ce faire j’essaye de  me mettre dans la situation du juge des comptes qui ne connaît pas le fonctionnement ou la gestion de l’EPLE concerné et qui devra donc se contenter des seules pièces jointes à l’OR pour apprécier sa validité et son exactitude. La question que je me pose alors est la suivante : « si je fais abstraction de ma connaissance de la gestion matérielle de l’établissement, ai-je entre les mains la totalité des pièces me permettant de juger de la légalité, de la régularité, de l’exactitude des calculs et de l’imputation de la recette, ainsi que des éléments pour la recouvrer le cas échéant ? ». La réponse m’amène assez souvent à compléter la rédaction de l’état exécutoire ou de l’état joint à l’OR en ajoutant précisions, calculs, références et en rajoutant un acte. 

De manière générale, on peut considérer que l’ordre de recette doit être accompagné de deux catégories de pièces :

- Les pièces établissant les fondements juridiques de l’ordre de recette.

Les articles 18 et 19 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 indiquent que :

« Dans le poste comptable qu'il dirige, le comptable public est seul chargé :

4° De la prise en charge des ordres de recouvrer et de payer qui lui sont remis par les ordonnateurs ;

5° Du recouvrement des ordres de recouvrer et des créances constatées par un contrat, un titre de propriété ou tout autre titre exécutoire ;

Le comptable public est tenu d'exercer le contrôle :

1° S'agissant des ordres de recouvrer :

a) De la régularité de l'autorisation de percevoir la recette ;

b) Dans la limite des éléments dont il dispose, de la mise en recouvrement des créances et de la régularité des réductions et des annulations des ordres de recouvrer »

Le premier contrôle du comptable porte donc sur le fondement juridique de la recette. Dans les EPLE, les créances trouvent principalement leurs sources dans un acte administratif exécutoire interne ou externe (exemple : la notification de la dotation de fonctionnement de la collectivité de rattachement ou l’acte du conseil d’administration sur le montant de la participation des familles à un voyage scolaire) et dans des conventions (exemple : une convention d’occupation à titre précaire d’un logement de fonction).

Le comptable doit s’assurer qu’il dispose du document exécutoire autorisant la recette : acte du conseil d’administration fixant le tarif des objets confectionnés, des dégradations, la participation des familles pour un voyage, l’acceptation d’un don, acte de la collectivité fixant les tarifs du SRH, notification de subvention, convention, etc... Cette pièce est indispensable et son absence doit conduire le comptable au rejet de l’ordre de recette. Bien entendu, comme en matière de dépenses, dans le cas de recettes répétitives, cet acte est joint seulement au premier OR de l’exercice.

- Les pièces explicatives et récapitulatives.

Le document issu de GFC est trop succinct pour permettre au comptable d’effectuer la totalité des contrôles qui lui incombent ; et il doit donc être complété le plus souvent par un état joint. Selon les cas, cet état peut préciser la nature de la créance, les bases de la liquidation et les calculs opérés pour justifier du montant global. Par exemple, pour une participation des familles à un voyage, la seule mention du  montant global ne permet pas au comptable de vérifier l’exactitude des calculs de la liquidation. Il conviendra d’indiquer le nombre de participations et le montant unitaire. Il faudra également joindre l’état détaillé des débiteurs concernés afin que le comptable puisse, le cas échéant, par une comparaison avec les encaissements, connaître l’identité des impayés et en poursuivre le recouvrement.

Un article paru précédemment dans le numéro 118 de la revue « Intendance » traitait de la forme et des renseignements que devait comporter un titre exécutoire de recette pour être valable. Il précisait que ce document adressé au débiteur au titre de « facture » pouvait utilement constituer la PJ pour l’ordre de recette. Dans le cas où la recette ne donne pas lieu à transmission d’un titre exécutoire au débiteur (subvention par exemple), un état explicatif simplifié peut servir de PJ. Un exemple de cet état.

Le « rejet » des ordres de recettes.

Comme l’indique la nouvelle instruction M9-6, les ordres de recette irréguliers ne sont pas pris en charge par le comptable, mais retournés à l’ordonnateur accompagnés d’une note explicative s’il n’a pas été possible d’obtenir de sa part les rectifications ou compléments souhaités. A noter qu’il n’existe pas  en matière de recettes, de procédure de réquisition permettant à l’ordonnateur de contraindre l’agent comptable à prendre en charge un titre qu’il aurait initialement « rejeté ».

Réponse ministérielle du 10/11/2018 sur le refus d’un comptable d’accepter un ordre de recette.

Les points particuliers selon la nature de la recette à vérifier.

Compte tenu de la diversité des recettes dans un EPLE, on ne retiendra ci-après que les types de recettes les plus fréquents avec une proposition de pièces justificatives à y joindre. Il est rappelé qu’en l’absence de texte réglementaire, il ne s’agit que d’une simple analyse personnelle qu’il vous appartiendra d’affiner, d’édulcorer ou de compléter le cas échéant.

Contributions entre services

- acte du conseil d’administration. C’est le cas où la participation est calculée selon un montant fixe ou en pourcentage de dépenses (exemple  reversement du SRH en fonction des dépenses constatées aux comptes du service ALO « viabilisation »).

ou

- décision budgétaire. C’est le cas où la participation est fixée au budget ou par DBM de niveau 3.

- état explicatif ; le comptable doit être en mesure de vérifier les calculs.

Convention d’occupation, location

- acte du conseil d’administration ou de la collectivité.

- convention.

- titre exécutoire de recette adressé au débiteur ou état explicatif détaillé.

Crédits globalisés

- notification de la subvention globalisée.

- acte du conseil d’administration fixant la répartition entre les diverses dépenses.

- copies des factures d’utilisation ou état indiquant les mandats concernés.

- le cas échéant état explicatif (notamment pour des reliquats).

Dégradations, remboursements divers

- acte du conseil d’administration fixant la tarification en la matière.

- état explicatif comportant le mode de calcul, la nature de la recette, les débiteurs ; ou copie des  titres exécutoires de recette adressés aux débiteurs et comportant ces éléments.

Dons

- acte du conseil d’administration acceptant le don.

- document du donateur précisant le montant, la destination et les conditions éventuelles du don. L’acte du CA acceptant le don doit être conforme avec les « conditions » mises par le donateur.

Dotation de fonctionnement

- notification de la dotation.

- le cas échéant document justifiant de sa répartition entre les différents services budgétaires par le conseil d’administration.

Droits constatés

- acte de la collectivité de rattachement fixant la tarification du SRH

- acte du conseil d’administration ou de la collectivité de rattachement fixant les conditions de fonctionnement du SRH ; notamment dans le domaine des remises d’ordre.

- états des droits constatés.

- justificatifs des remises d’ordre.  On peut considérer les remises d’ordre accordées sur les frais de restauration et d’hébergement comme des réductions de recettes qui demandent donc une attention particulière avec le respect des règles en la matière (application du règlement interne du SRH voté par le CA ou acte de la collectivité précisant les conditions) et la production des justificatifs nécessaires au contrôle du comptable. Bref tous les documents ou ététs justifiant de la modification d’une tarification pour un élève.

Hébergement au SRH (repas stagiaires, commensaux, etc…)

- acte fixant la tarification ; et - ou - convention bi ou tripartite (hébergement d’écoles primaires par exemple).

- état explicatif comportant le mode de calcul, la nature de la recette, les débiteurs (le cas échéant) ; ou copie des  titres exécutoires de recette adressés aux débiteurs et comportant ces éléments. A sa demande, le comptable doit avoir accès à tous les éléments concernant le contrôle de la vente des repas aux commensaux, notamment lors d’un contrôle sur place de la régie.

Location de locaux

- selon les cas : convention tripartite (durant le temps scolaire) ou quadripartite (hors temps scolaire) ou concession de logement.

- état explicatif comportant le mode de calcul, la nature de la recette, le débiteur ; ou copie du  titre exécutoire de recette adressé au débiteur et comportant ces éléments.

Objets confectionnés

- acte du conseil d’administration fixant la tarification.

- bulletins des objets confectionnés réalisés.

Participation des familles à un voyage

- acte du conseil d’administration fixant le montant de la participation ; budget du voyage voté… l’acte doit fixait clairement un montant fixe par élève.

- état explicatif comportant le mode de calcul (nombre élèves X tarif).

- liste des participants avec mention des débiteurs (le comptable doit être en mesure d’identifier les débiteurs restants pour le recouvrement contentieux).

Subventions

- notification de la subvention.

- copies des factures d’utilisation ou état indiquant les mandats concernés (le comptable doit vérifier que la subvention est bien utilisée pour l’objet fixé par le donateur).

- le cas échéant état explicatif (il est important pour permettre au comptable de suivre les reliquats de subventions).

Taxe d’apprentissage

- copies des factures d’utilisation ou état indiquant les mandats concernés (le comptable doit vérifier que l’utilisation est conforme à la circulaire de 2007).

- le cas échéant état explicatif.

A noter que l’émission des ordres de recette par l’ordonnateur s’effectue au fur et à mesure des dépenses réellement constatées. La taxe d’apprentissage étant une ressource affectée dont les dépenses éligibles sont clairement définies par un texte, l’OR ne peut être global.

Annulations de recettes

- État précisant, pour chaque titre, l'erreur commise

- Le cas échéant, justificatifs

A noter qu’en application de l’article 19 du décret de 2012, les comptables sont tenus d’exercer, dans la limite des éléments dont ils disposent, le contrôle de la régularité des annulations des ordres de recettes. Ils sont notamment tenus de s’assurer que les réductions ou annulation de recettes ne sont effectuées qu’aux fins de rectification d’erreurs matérielles (et non pour annuler une créance irrécouvrable par exemple). A défaut de ce contrôle, le comptable engage sa responsabilité.

 Mise à jour : 08/18