Arrêté du 11 avril 2018 relatif à l'organisation du service des comptables publics : installation, intérim, remise de service.
En cas de défaillance d’un comptable ou de gestion de fait, un commis d’office peut être désigné pour rendre les comptes. Après celui de Reims, un autre document sur ce sujet en provenance de Lille.
L’instruction du 5 octobre 2007 sur la nomination et la rétribution des commis d’office.
Un article de la revue « Objectif Etablissement », numéro de l’hiver 2008, fait par votre serviteur.
( Extrait de la M9-6) : Un intérimaire est nommé lorsque l’intérêt du service exige qu’une fonction non pourvue d’un titulaire responsable continue à être exercée. Son installation s’effectue dans les mêmes conditions que celles de l’agent comptable en titre. Cette fonction d’intérimaire peut être confiée à un agent déjà titulaire d’un poste comptable mais aussi à un agent n’exerçant pas cette fonction. L’intérimaire exerce ses fonctions dans les mêmes conditions que l’agent comptable en titre. Il y a lieu à constitution d'un intérim notamment lorsque : - le comptable titulaire cesse ses fonctions sans que son remplaçant ait été installé ; - le comptable titulaire est absent ou susceptible de l'être pour une durée excédant deux mois ; - le comptable titulaire a des absences inférieures à deux mois dont la répétition est susceptible de porter atteinte à la continuité du service public. L’intérimaire n’est astreint ni à prestation de serment ni à constitution de garanties.
Arrêté du 11 avril 2018 relatif à l'organisation du service des comptables publics : installation, intérim, remise de service.
Les comptables intérimaires ne prêtent pas serment et sont en principe dispensés de cautionnement. Il est en effet de jurisprudence constante qu'un comptable dont les fonctions ont duré moins de 6 mois ne saurait voir sa responsabilité engagée dans la mesure où il n'a pu disposer du délai imparti pour formuler d'éventuelles réserves sur la gestion de ses prédécesseurs.
Il convient cependant de noter que dans un arrêt n° 36755 du 24 juillet 2003 « Agence de l'eau Rhône Méditerranée Corse » la Cour des Comptes a déclaré comptable de fait un agent comptable maintenu dans ses fonctions de titulaire après son admission à la retraite ainsi que les signataires de l'arrêté de nomination, de même que le trésorier-payeur général territorialement compétent.
Il s'agit de la détention ou du maniement par une personne non habilitée de deniers publics qui auraient dû être encaissés et conservés par un comptable public. La définition des deniers publics recouvre l'ensemble des sommes destinées à l'Etat, à une collectivité territoriale ou à un établissement public ainsi que les deniers privés réglementairement détenus par un organisme public.. Trois conditions sont nécessaires pour qu’il y ait « gestion de fait » :
Maniement de deniers publics ou " privés réglementés " : détention de deniers publics (et non matière) : par exemple, détention de chèques ou de cautions en échange de matériel remis à des élèves ; encaissement de recettes (objets confectionnés vendus par un enseignant) ; émission de mandats fictifs (achats de fournitures pour le personnel) ; opérations de trésorerie.
Les personnes en cause ne doivent pas avoir la qualité de comptable public, ni agir sous son contrôle ou pour son compte : ni comptable public, ni régisseur nommé pour le maniement de ces deniers, ni ayant reçu mandat de ces derniers pour manier des fonds;
Nota : le comptable public qui aurait eu connaissance de la gestion de fait sans la dénoncer est solidaire des auteurs de la gestion.
Les opérations effectuées doivent entrer dans les attributions d'un comptable public.
Définition :
"Toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public ou sans agir sous contrôle et pour le compte d’un comptable public, s’ingère dans le recouvrement des recettes affectées ou destinées à un organisme public doté d’un poste comptable ou dépendant d’un tel poste doit, nonobstant les poursuites qui pourraient être engagées devant les juridictions répressives, rendre compte au juge financier de l’emploi des fonds et valeurs qu’elle a irrégulièrement détenus ou maniés".
Une page ministérielle sur la gestion de fait.
Voir le document en fichier PDF.
Une réponse ministérielle (2005) précisant la notion de gestion de fait dans une réponse faite au Sénat.
Un complément avec des exemples de gestion de fait par des associations.
Indemnités des comptables et gestionnaires.
Au JO du 12 mars 2009, le nouveau mode de calcul des indemnités pour les comptables et le tableau des nouveaux montants.
Arrêté du 23 septembre 2009 modifiant l'arrêté du 4 janvier 2008 fixant les taux annuels des indemnités allouées aux agents comptables et gestionnaires des établissements d'enseignement.
Comptable-gestionnaire-régisseur.
Vadémécum du comptable ou du régisseur : un ouvrage de février 2016 de l’académie d’Aix-Marseille sur la fonction comptable et régisseur. Une bible de 300 pages.
Régie de recettes.
Décret n° 2020-542 du 7 mai 2020 relatif aux régies de recettes et d'avances instituées auprès des établissements publics locaux d'enseignement. Un fichier PDF où le nouveau décret est repris intégralement avec les dispositions applicables du décret n° 2019-798 du 26 juillet 2019 qui sont reproduites.
Autres textes.
Extrait de la M9-6 (version 2015) :
« Conformément à l'article 22 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, des régisseurs peuvent être chargés pour le compte des comptables publics d'opérations d'encaissement ou de paiement.
Le régisseur n'a pas qualité de comptable public. Il est habilité à effectuer certaines opérations normalement réservées à l'agent comptable, opérations dont il est personnellement et pécuniairement responsable dans les mêmes conditions qu'un comptable public.
Un régisseur est dit « de recettes » quand il est chargé des opérations d'encaissement, et « d'avances » s'il effectue des opérations de paiement. Une même personne peut cumuler les deux fonctions.
L'institution d'une régie répond à la nécessité de faciliter les rapports entre les usagers et les services comptables et d'effectuer certaines opérations dans des délais très brefs. Le recours à une régie n'est cependant possible que pour certaines opérations de dépenses et de recettes, fixées, pour les EPLE, par l’arrêté du 11 octobre 1993 modifié.
Ainsi, les décisions du chef d’établissement de création de régies sont immédiatement exécutoires.
Les régisseurs de recettes et/ou d'avances sont nommés par le chef d'établissement parmi le personnel de l’EPLE, avec l'agrément de l’agent comptable. Ils sont tenus de constituer un cautionnement, variable en fonction du montant de la régie conformément à l’arrêté du 28 mai 1993 modifié relatif aux taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes relevant des organismes publics et montant du cautionnement imposé à ces agents. Toutefois, l’adjoint gestionnaire non comptable doit être institué régisseur d’avances et de recettes lorsqu’il est amené, dans le cadre de ses fonctions, à effectuer certains paiements ou à percevoir certaines recettes, en particulier les frais scolaires, les hébergements ou la vente de prestations effectuées par l’établissement. »
Vadémécum du comptable ou du régisseur : un ouvrage de février 2016 de l’académie d’Aix-Marseille sur la fonction comptable et régisseur. Une bible de 300 pages.
Instruction codificatrice n° 05-42-M9-R du 30/09/2005 sur les régies de recettes et d’avances des EPLE (idem en PDF).
Actuellement, l’institution des régies d’avances et de recettes dans ces établissements est prévue par l'arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d'établissements publics locaux d'enseignement à instituer des régies de recettes et des régies d'avances. Cette arrêté a été modifié une premier fois par un arrêté du 21 novembre 2005 qui prévoyait la transmission des régies au comptable supérieur du Trésor mais que son accord sera considéré acquis, à l’issue d’un délai de 15 jours, en l’absence d’observations de sa part. Un arrêté du 30 décembre 2014 est venu supprimer toute transmission et accord préalable du service des Finances.
Un guide complet de la Comptabilité publique à l’usage des régisseurs des collectivités locales et des établissements publics locaux. Attention ce guide ne concerne pas les EPLE et il est ancien ; mais son contenu peut être intéressant sur certains points. A prendre donc avec précaution.
Les formulaires pour la constitution des régies sont fournis par le logiciel GFC.
Contenu des régies.
Message RCONSEIL n° 2010-121 : « Dans le cadre des contrôles des créations de régies, la DGFIP nous fait savoir que ses services constatent fréquemment que les établissements prévoient l'encaissement de "loyers et charges" et qu'ils sont amenés à répondre négativement en application de la réglementation actuelle. Nous vous rappelons en effet, que ce type de recettes ne figure pas expressément dans l'arrêté cadre du 11 octobre 1993 relatif aux régies des EPLE. Les recettes limitativement encaissables par l'intermédiaire d'une régie énumérées à l'article 1er de l'arrêté précité sont :
- Ventes de documents, publications, objets confectionnés, déchets et autres objets divers,
- Droits d'entrée (bibliothèque, expositions, manifestations),
- Droits de diplôme et de certificat,
- Droits d'examen,
- Droits d'inscription à des cours, travaux pratiques et exercices dirigés,
- Frais scolaires perçus forfaitairement,
- Droits d'accès aux restaurants (tickets, cartes magnétiques...),
- Remboursements de services rendus (communications téléphoniques, photocopies),
- Reversements consécutifs à des dégradations et à des prestations en nature indûment perçues et restant à la charge du personnel ou des élèves,
- Participation des familles aux voyages scolaires,
- Ressources perçues au titre de la taxe d'apprentissage.
Les loyers et charges ne peuvent être assimilés ni au type de recettes intitulé "Remboursements de services rendus" puisque seules sont concernées les communications téléphoniques et les photocopies, ni à celui intitulé "Reversements consécutifs ....à des prestations en nature indûment perçues et restant à la charge du personnel...".
Les contrôles des régies.
Extrait de l’instruction n° 98-037-A-B-M du 20 février 1998 sur les régies de recettes, d’avances et de recettes et d’avances des collectivités. Un document utile pour définir notamment les modalités de contrôle sur place des régies par le comptable d’EPLE Voir le texte en fichier PDF.
Régie : certificat de libération.
Instruction n° 02-010-Vl du 11 février 2002 de la direction générale de la comptabilité publique relative aux conditions dans lesquelles les certificats de libération définitive doivent être délivrés par les comptables aux régisseurs d'avances et/ou de recettes et un modèle de certificat de libération définitive du régisseur.
Une fiche de l’académie de Clermont-Ferrand.
La responsabilité des régisseurs.
Extrait du « titre 7 : responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs » de la même instruction.
Ce texte doit être mis à jour avec les documents du JO du 5 mars 2008 :
Décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaçant le décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs ; et Arrêté du 5 mars 2008 portant application des articles 19 et 20 du décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs.
Une question-réponse ministérielle sur la responsabilité du régisseur (mai 2010) : En application des dispositions de l'article 60 modifié de la loi n° 63-156 du 23 février 1963 de finances pour 1963 et du décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaçant le décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs, les régisseurs des organismes publics sont responsables pécuniairement des opérations qu'ils accomplissent et doivent combler sur leurs propres deniers tout déficit apparaissant dans la régie. Toutefois, en cas de vol ou vol à main armée, la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur n'est pas mise en jeu. En effet, ces circonstances étant considérées comme résultant de la force majeure, le ministre du budget, des comptes publics et de la réforme de l'État constate la force majeure au profit du régisseur. Il convient, cependant, de préciser que, même en cas de vol, il peut arriver que la force majeure ne puisse être constatée. Ainsi, chaque fois que le non-respect des règles de prudence (coffre ouvert, caisse laissée sans surveillance au cours du service, etc.) a facilité la réalisation du vol, la responsabilité du régisseur est mise en jeu. Dans cette hypothèse, le régisseur pourra, néanmoins, solliciter une remise gracieuse de ces sommes auprès du ministre du budget, des comptes publics et de la réforme de l'État qui prendra sa décision conformément à l'avis de l'organisme public qui supporte budgétairement le coût de la remise gracieuse. En cas de décision de rejet ou de remise gracieuse partielle, le régisseur sera dans l'obligation d'acquitter les sommes mises à sa charge. Le régisseur ne pourra obtenir de son assureur l'indemnisation de ces sommes qu'à hauteur du plafond de dédommagement, tel que prévu par son contrat d'assurance.
Décret n° 2012-1387 du 10 décembre 2012 modifiant le décret n° 2008-228 du 5 mars 2008 relatif à la constatation et à l'apurement des débets des comptables publics et assimilés et le décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaçant le décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs.
Responsabilité des comptables publics et des régisseurs.
JO n°0292 du 17 décembre 2010 : arrêté du 29/11/2010 concernant la constatation et l'apurement des débets des comptables publics et assimilés ainsi que la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs.
Actualité de la semaine 2 sur le site de la DAF A3
L'arrêté du 29 novembre 2010 modifiant l'arrêté du 22 octobre 2008 portant application de l'article 15 du décret n°2008-228 du 5 mars 2008 relatif à la constatation et à l'apurement des débets des comptables publics et assimilés et de l'article 19 du décret n°2008-227 du 5 mars 2008 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs a été publié au JO du 17 décembre 2010 et paraîtra prochainement au BOEN. En effet, la formulation de l'arrêté du 22 octobre 2008 qui précisait que la délégation de pouvoir au profit des recteurs d'académie, ne s'appliquait pas aux débets consécutifs à des détournements de fonds publics, a été interprétée à tort, comme valant déconcentration de tous les autres cas de débets y compris ceux relatifs à la nomination d'agents comptables commis d'office. L'article 1er de l'arrêté du 29 novembre 2010 lève, en conséquence, toute ambiguïté à ce sujet en précisant expressément que la déconcentration ne s'applique pas aux décisions constatant et apurant des débets consécutifs à des détournements de fonds publics ou à la nomination d'agents comptables commis d'office. Il convient de rappeler, à toutes fins utiles, que l'instruction de l'intégralité des dossiers de débets juridictionnels (mises en débet consécutives à une décision de CRC ou de la Cour des comptes) relève également de la compétence du ministre chargé de l'éducation nationale.
Passation de service.
Lors d’une passation de service : si la passation de service est consécutive à un changement de comptable, la régie n’a pas à être clôturée ; mais si la passation de service est consécutive à une restructuration du groupement comptable, la clôture doit être effectuée.
Avis conforme du comptable sur la nomination du régisseur.
Les régisseurs et leur(s) mandataire(s) sont nommés par décision de l'ordonnateur de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local (ex : maire pour les communes ou CE pour les établissements scolaires auprès duquel la régie est instituée sur avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie. L’avis conforme du comptable est un préalable obligatoire avant toute nomination, qu’il s’agisse d’un régisseur ou d’un mandataire. Cet avis conforme vaut agrément du régisseur ou d’un mandataire par le comptable public. L'ordonnateur ne peut donc passer outre un avis défavorable. Compte tenu du risque de mise en jeu de leur responsabilité personnelle et pécuniaire, la possibilité de délivrer un avis conforme pour la nomination d’un régisseur relève de la seule appréciation du comptable. L’avis conforme doit être délivré à l’autorité compétente par écrit (courrier ou courriel) et doit être conservé par l’ordonnateur et le régisseur dans le dossier de la régie. Pour la délivrance de son avis, les points de contrôle du comptable public portent notamment sur la vérification de l’absence d’incompatibilité d’exercice de la fonction du régisseur ou du mandataire, le contenu et le formalisme de l’acte de nomination, l’examen de l’aptitude à exercer les fonctions.
Voir le document concernant l’avis conforme du comptable.
L’adjoint du chef d’établissement peut-il être nommé régisseur de recettes et/ou de dépenses ? (2011)
Les régisseurs de recettes et / ou d'avances sont nommés par le chef d'établissement parmi le personnel de l'EPLE avec l'agrément de l'agent comptable (article 9 de l'arrêté modifié du 11 octobre 1993).
Rien ne s'oppose à ce que l'adjoint au chef d'établissement soit nommé régisseur sauf s'il a reçu délégation pour exercer des fonctions d'ordonnateur conformément à la "règle exigeant que les fonctions comptables soient distinctes des fonctions de liquidation et de contrôle" (Instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 / Chapitre 2 - Choix des régisseurs).
Gestionnaire ayant délégation de l’ordonnateur et régie.
L’interdiction du cumul des fonctions est une disposition de l’instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 relative aux régies de recettes et régies d'avances des établissements publics nationaux et des établissements publics locaux d'enseignement qui précise qu"'il est formellement proscrit de confier les fonctions de régisseur à un agent exerçant les fonctions d'ordonnateur ou ayant reçu délégation à cet effet."
Toutefois, dans le cas des EPLE, comme nous l'a confirmé la DGFiP et comme précisé dans l'IC M9.6, un agent peut être à la fois régisseur et ordonnateur délégué lorsqu'il n'exerce pas ses deux fonctions sur les mêmes natures de recettes et dépenses. Dans ce cas, il est impératif que la délégation de l'ordonnateur précise explicitement le champ des compétences déléguées.
Vous trouverez ci-dessous des exemples susceptibles d'éclairer cette procédure :
1- dans le cas d'un voyage scolaire, un régisseur de recettes - ordonnateur délégué qui encaisse la participation des familles ne pourra pas signer l'ordre de recettes qui s'y rattache,
2- dans le cadre des dépenses au comptant, un régisseur d'avances - ordonnateur délégué ne pourra pas signer le bordereau de mandats concernant ces dépenses.
3- le régisseur - ordonnateur délégué pourra toutefois signer les ordres de recettes et les bordereaux de mandats pour toutes les dépenses et les recettes qui ne sont pas précisément spécifiées dans l'acte de régie.
Les collaborateurs du régisseur : le détenteur d’avance et le mandataire.
Un document de l’académie de Marseille qui fait le point sur le maniement des deniers publics par les collaborateurs du gestionnaire ou du régisseur.
Textes.
Décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié portant règlement général sur la comptabilité publique.
Circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée par la circulaire no 2001-269 du 28 décembre 2001.
Instruction codificatrice n°05-027 M93 du 30 mai 2005, notamment le chapitre 4.
Les avances pour menues dépenses se distinguent des régies d’avance. Elles répondent au mode d’organisation et aux besoins spécifiques des établissements. Pour faciliter la réalisation des opérations ne nécessitant pas la création de régies en raison de leur caractère ponctuel et de leur montant peu important, on peut procéder à titre temporaire ou permanent à des avances pour menues dépenses au comptant qui sont confiées à un tiers (infirmière, chef de travaux, enseignant…), qui est soit un détenteur d’avances, soit un mandataire.
Le détenteur d’avance.
L'avance pour menue dépenses est prévue et autorisée par la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée (BO hors série du 28 octobre 1993). Le compte 548 enregistre les avances confiées à titre permanent ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses (achats de matériel et de fonctionnement) et dont le faible montant ne justifie pas l’institution d’une régie d’avances.
Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300 € est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Les avances pour menues dépenses constituent un mode de règlement des dépenses confiées à un tiers sous la responsabilité de l'agent comptable.
Le mandataire.
Un modèle de convention de mandat communiqué par un collègue. Voir la convention en PDF. Un autre. Un autre document de Marseille ; d’autres modèles sont disponibles dans la banque documentaire. ATTENTION aux références figurant sur ces documents : le décret du 29 décembre 1962 a été remplacé par le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012.
A noter que le mandataire est régi par l’instruction du 4 mai 1998 (98-065 M9) qui est toujours en vigueur. Le régisseur est personnellement et pécuniairement responsable des opérations effectuées par le mandataire et celui-ci est désigné avec l'accord de l'agent comptable. Mais l' instruction codificatrice du 4 mai 1998 a fait l'objet d'une 1ère mise à jour précisée par l' instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005. Cette mise à jour précise notamment que : “les conditions particulières de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines dépenses peuvent justifier que celle-ci soient réalisées par d'autres personnes habilitées qui interviennent en qualité de mandataires pour le compte et sous la responsabilité du régisseur (par exemple, pour le règlement de dépenses lors d'un voyage scolaire à l'étranger). Un mandataire peut être désigné par le régisseur pour le recouvrement de certains droits et le paiement de certaines dépenses expressément déterminées dans la procuration."
A noter que la DGCP considère "qu'en l'absence de règles spécifiques pour les agents comptables d'EPLE, il convient de se référer aux textes fondamentaux" soit le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 qui énonce en son article 14 que "(...) les comptables publics peuvent déléguer leurs pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité" et l'instruction générale du 16 août 1966 qui traite en son point V de la désignation des mandataires et qui précise que "Tout comptable public peut désigner, selon les règles propres à chaque organisme public, un ou plusieurs mandataires avec procuration générale, ou spéciale chargés de l'assister et ayant seuls qualité pour signer en son nom et sous sa responsabilité."
Pièces justificatives.
L’avance au « mandataire » est remise par l’agent comptable ou régisseur après signature de la convention de mandat.
Sur décision de l’ordonnateur et avis favorable du comptable, l’avance à « détenteur d’avance » est remise par le comptable après signature d’un document.
Voir modèles de convention pour avance ou de convention de mandat dans la banque documentaire accessible depuis l’espace réservé.
L’agent qui reçoit cette avance doit en justifier l’emploi (par exemple, par la fourniture de tickets de caisse) et remettre les pièces justificatives de dépenses au minimum une fois par mois. Le bordereau des achats au comptant est établi au fur et à mesure et les mandats sont enregistrés au vue du bordereau et des justificatifs (tickets joints au double du bordereau).Enfin l’agent doit restituer la part de l’avance non utilisée à l’agent comptable (ou le cas échéant au régisseur).
Cette procédure est dérogatoire sur deux points : dépense avant ordonnancement préalable et dépense non réglée par le comptable public. Elle doit donc être limitée dans la fréquence et les montants.
Le «détenteur» ou le « mandataire » agit pour le compte et sous la responsabilité entière du comptable ou du régisseur.
L’agent comptable ou le régisseur doit veiller à la régularisation rapide des avances versées, soit par reversement de l’avance, soit par mandatement.
Les autres personnes habilitées
Mise à jour : 08/18