FAQ Gestion Financière 2
Est-il légitime pour un EPLE de payer à diverses associations des factures relatives à des dépenses pédagogiques du volet culturel de projets d'établissement, qui lui ont été adressées par le rectorat ?
Il est rappelé que les juges des comptes mettent régulièrement en cause la responsabilité du comptable public lorsqu'il paie des prestations qui ne sont pas véritablement engagées et ordonnancées par le chef d'établissement dont il est le responsable assignataire, l'ordonnateur n'étant pas non plus en mesure de certifier la réalité du service fait. A plusieurs reprises, l'attention a été appelée sur la nécessité de respecter l'autonomie financière des établissements publics, en l'occurrence des EPLE. Seul un groupement de services régulièrement constitué entre les établissements concernés, conformément à l'article L 421-10 du code de l'éducation, peut légitimer le paiement par l'établissement mutualisateur des factures destinées à des prestations ou fournitures exécutées ou livrées dans des établissements membres. De plus, afin de respecter le principe de spécialité des établissements publics, l'établissement mutualisateur devra être partie prenante de l'opération en cause.
Une subvention versée à l'EPLE par la collectivité de rattachement peut-elle être reversée à une association qui a supporté les dépenses? L'association a été créée dans le but de gérer les dépenses liées au voyage.
L'EPLE ne peut effectivement pas reverser la subvention reçue de la collectivité de rattachement pour un voyage scolaire à une association qui serait chargée d'en gérer les dépenses : la subdélégation de crédits est proscrite par l'article 15 du décret-loi du 2 mai 1938. Deux solutions sont ouvertes : l'EPLE gère les dépenses afférentes ou il restitue la subvention à la collectivité qui pourra l'attribuer à l'association. Il est cependant rappelé que si le voyage s'inscrit dans le temps scolaire, la gestion doit être effectuée dans le budget de l'EPLE et non par une association ad hoc (cf. rapport public de la Cour des comptes 1997 qui qualifie la gestion de voyages pédagogiques par les foyers socio-éducatifs de gestion de fait).
Un collège envisage de faire un don à une association en récoltant des fonds sur la vente de pâtisseries confectionnées par les élèves de la SEGPA, le produit de la vente étant reversé ensuite à l'association concerné. Cela est-il possible ? (2011)
Rien ne s'oppose à ce qu'un EPLE fasse un don à une association, dans le respect des compétences du conseil d'administration listées à l'article R 421-20 du code de l'éducation. Dans le cas d'espèce, ces pâtisseries peuvent être considérées comme des objets confectionnés puisque réalisées par des élèves de SEGPA dans le cadre d'une activité pédagogique. Ainsi, conformément aux dispositions du § 43 de la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991, annexe technique à la circulaire n°88-079 du 29 mars 1988, le prix de vente de ces productions devra être fixé par délibération du conseil d'administration. Par ailleurs, le produit de la vente devra faire l'objet d'un ordre de recettes et le don d'un mandat de l'ordonnateur à l'organisme concerné. Enfin, il conviendra de respecter toutes les règles d'hygiène en matière de production alimentaire afin d'éviter d'éventuels problèmes d'intoxication risquant de mettre en jeu la responsabilité de l'EPLE.
Un EPLE peut-il, après avoir obtenu l'accord du conseil d’administration, participer au fonctionnement de I'association sportive soit sous forme de don, soit en payant les factures à sa place sur le budget de I'établissement ?
Il convient de respecter la personnalité morale propre de l’association sportive : l’ordonnateur d’un EPLE ne peut en aucun cas engager des dépenses au bénéfice de l’association et l’agent comptable de I' EPLE ne peut pas davantage payer des factures correspondant à des commandes passées par ladite association.
En revanche, l’EPLE peut subventionner, avec l ‘accord du conseil d’administration, des associations qui ont leur siége social dans un EPLE et dont l’objet est en relation avec les missions de l’établissement en application du principe de spécialité ; ce qui est le cas de l’association sportive. Pour ces subventions, le compte 6564 (depuis 2013) paraît le plus approprié.
Le Conseil d’Administration peut-il autoriser le remboursement à une association de dépenses qu’elle avait engagées dans le cadre d’un voyage ?
La CRC sanctionne toute immixtion d’une personne n’ayant pas la qualité de comptable public dans de telles opérations, considérant que cette gestion est constitutive d’une gestion de fait. Sont ainsi visés le recouvrement de recettes, la prise en charge, même provisoire, de dépenses ou la simple détention de sommes d’argent destinées à ce type d’activités.
La coopérative scolaIre et l'UNSS utilisent fax, téléphone, papier, photocopieur, etc… de l'établissement. Je voudrais savoir si je peux demander la mise en oeuvre d'une convention avec participation aux frais généraux du collège pour réfréner quelque peu leur consommation. D'autant que cette utilisation du matériel du collège leur semble très "naturelle". Existe -t-il des textes et des modèles de conventions avec la coop ou l'UNSS ?
Quand une association de droit privé utilise le domaine public, il y a obligatoirement une convention. Quant au contenu de cette convention, c'est à vous de le définir. Mais s'il y a un local mis à disposition ou des frais divers de communication, il est tout à fait normal que l'association participe aux frais d'utilisation de ces locaux (chauffage, électricité, téléphone etc ...). N'oubliez pas non plus les problèmes d'assurance des meubles et immeubles mis à disposition de ces associations. Pour les associations autres que le FSE et l' UNSS, il est nécessaire de demander l'accord (après vote favorable du CA) de la collectivité territoriale de rattachement.
Un EPLE peut-il subventionner n'importe quelle association ? Dans quelles conditions ? (2002)
Un EPLE ne peut subventionner que des associations dont l'objet est en relation avec les missions de l'établissement, en application du principe de spécialité. Une subvention à l'association des anciens élèves est ainsi envisageable, elle doit bien évidemment être approuvée par le conseil d'administration. Les règles fixées par la circulaire n°96-249 du 25 octobre 1996 (notamment le point III.B relatif aux relations financières avec l'établissement) s'appliquent à toutes les associations que l'établissement souhaiterait subventionner.
Si une association verse une subvention à un établissement dans le cadre d'un partenariat pour une action intégrée au projet d'établissement, l'agent comptable peut-il régler des factures adressées à l'association ?
Il convient de distinguer ce qui relève d'une part des initiatives qui seraient prises par une association (personne morale de droit privé et distincte des EPLE) et d'autre part de l'activité pédagogique ou éducative des établissements. L'inspection académique peut décider d'attribuer une subvention à l'association, qui assumera alors l'engagement et le paiement de ses dépenses, mais cette attribution doit être directe et ne peut s'effectuer par l'intermédiaire d'un EPLE (l'article 15 du décret-loi du 2 mai 1938 interdit les subdélégations de crédits).
Un EPLE peut-il subventionner l’association sportive du lycée sans validation par un acte du Conseil d’Administration?
Non. Il faut une délibération du Conseil d’Administration conformément à l’article R.421-20 9° du code de l’Education.
Il s’agit d’un acte non soumis à transmission.
Un établissement peut-il refuser de photocopier les comptes-rendus des associations des parents d’élèves ?
La circulaire n°2006-137 du 25 août 2006 sur le rôle et la place des parents à l’école prévoit en son chapitre 1-2-2 que : « les documents sont remis par l’association en nombre suffisant pour leur distribution, pour tout ou partie des classes selon les cas, sauf disposition contraire arrêtée par le (…) Conseil d’Administration concernant la prise en charge de la duplication… ». Il faut donc une délibération du Conseil d’Administration refusant la prise en charge du coût de la photocopie.
Dans quelles conditions et selon quels critères, un EPLE peut-il adhérer à une association extérieure ? (2002)
Un EPLE ne peut adhérer à (et/ou subventionner) des associations que lorsque leur objet est en relation avec les missions de l'établissement, en application du principe de spécialité. Cela peut par exemple être le cas de l'association sportive ou d'une association d'anciens élèves. De plus, l'adhésion comme la subvention doivent bien évidemment être approuvées par le conseil d'administration. Il est également rappelé que les règles fixées par la circulaire n°96-249 du 25 octobre 1996 (notamment le point III.B relatif aux relations financières avec l'établissement) s'appliquent à toutes les associations que l'établissement souhaiterait subventionner.
Le FSE organise une sortie dans un parc d'attraction pour une trentaine d'élèves. Peut-on y faire participer d'anciens élèves ? (2012)
La circulaire n° 96-249 du 25 octobre 1996 définit le cadre juridique dans lequel s'inscrivent les activités résultant de la combinaison, du droit commun des associations (loi 1901), du respect des principes qui régissent le service public de l'Education nationale (laïcité et neutralité) et des règles de fonctionnement des EPLE.
Ce sont par ailleurs les statuts de l'association qui à notre sens permettent de savoir si l'activité prévue est autorisée et surtout si elle est ouverte aux anciens élèves. Les activités doivent être conformes à l'objet statutaire de l'association. Le FSE et l'AS ne sauraient, en conséquence, gérer des activités étrangères à l'intérêt des élèves de l'établissement. Le FSE s'inscrivant dans le prolongement de l'action de l'EPLE, ne nous parait pas devoir, sauf si cela est explicitement prévu dans ces statuts, accueillir des anciens élèves.
Un EPLE envisage de mettre à disposition du foyer socio-éducatif un véhicule et un agent. Quelles seront les responsabilités respectives de l'EPLE et de l'association ? (2004)
En tout état de cause, une convention doit être conclue entre l'établissement et le FSE. La responsabilité du foyer et de ses dirigeants est susceptible d'être engagée, mais également dans certains cas, celle de l'administration ou du chef d'établissement dans l'exercice de la mission de contrôle qu'il leur appartient d'exercer sur l'association, en particulier comme le précise la circulaire n°96-249 du 25 octobre 1996 : pour le régime de réparation des accidents de service en cas de dommages survenus à des personnels de l'EPLE au cours d'une activité gérée par une association. En réalité, la mise à disposition d'agents de l'État exerçant leurs fonctions dans l'établissement n'est officiellement prévue que pour les professeurs d'éducation physique et sportive assurant l'animation de l'association sportive. Un agent peut participer à l'association en dehors de son temps de service, sa participation au FSE relevant alors exclusivement du domaine privé. Quant à l'utilisation d'un véhicule de l'EPLE, elle est subordonnée à la souscription d'une assurance spéciale par l'association pour la durée de la mise à disposition, toutes précisions à ce sujet devant être mentionnées dans la convention.
Après délibération du conseil d’administration, un EPLE peut il transférer au FSE des objets confectionnés afin que celui-ci procède à leur vente et remette le produit de la vente à une association ?
Le FSE est soumis à un double cadre juridique qui résulte de la combinaison du droit commun des associations (loi du 01/07/1901) et des principes qui régissent le service public de l’Education Nationale. Ainsi, les activités du FSE doivent être distinctes des missions dévolues à l’EPLE. Le FSE ne peut ni percevoir, ni gérer des subventions destinées à l’établissement pour la mise en œuvre des missions de celui- ci (principe de spécialité). Il en résulte également que le FSE ne peut encaisser certaines participations versées par les familles à l’établissement dans le cadre des sorties et voyages scolaires comme de la vente des objets confectionnés. Il revient donc à l’EPLE lui-même et non au FSE de vendre les objets confectionnés.
Ces éléments sont confirmés par une réponse R-conseil du 04/07/07 qui précise que : « le produit de la vente de ces objets sert en principe au financement du service qui supporte l’enseignement dont il est question. Les associations ne peuvent percevoir directement les ressources propres de l’EPLE (objets confectionnés par exemple). Il est par conséquent impossible de reverser une partie de ces recettes à une association ». Cependant, il est possible pour l’EPLE de verser une subvention à une association dès lors que les statuts de cette dernière sont en relation avec les missions de l’EPLE, en application du principe de spécialité (réponse R-Conseil du 24/05/02). L’attribution d’une subvention à une association doit faire l’objet d’une délibération expresse du conseil d’administration.
Dans le cadre d'un voyage scolaire, le FSE de l'établissement peut-il offrir à l’EPLE les billets de train sous forme de don en nature ? (2011)
Les statuts du FSE lui permettent d'effectuer un don en nature. Toutefois, dans le cas d’espèce ce don sous forme de billets de train, s'apparente à une gestion de fait, l'EPLE ayant en effet délégué pour partie sa gestion du voyage scolaire au FSE, qui par le biais de son don en nature (les billets de trains) assure finalement la partie transport de ce dernier. Or Les voyages et sorties scolaires participent par nature à la mission de l'EPLE, et ne sauraient être gérés par le FSE. Ce principe est rappelé dans la circulaire no 96-249 du 25 octobre 1996 relative à la Situation des chefs d'établissement au sein des associations péri éducatives ayant leur siège dans l'EPLE (foyer socio-éducatif, association sportive), qui précise que "les missions du FSE doivent être distinctes des missions dévolues à l'EPLE. Les associations ne sauraient gérer, de fait, des activités qui relèvent des missions propres de l'établissement".
Un EPLE, par l’intermédiaire de son FSE, peut-il confier la gestion de sa cafétéria à une société commerciale ayant son siège dans l’EPLE, et préparant sur place, viennoiseries et sandwichs ?
Non. « Les dispositions de la circulaire 2001-053 du 28 mars 2001 relative aux relations avec le monde professionnel - code de bonne conduite des entreprises en milieu scolaire- (BOEN n°14 du 5 avril 2001) : interdisent les pratiques commerciales dans les EPLE. Elle exclut en particulier les démarches publicitaires, en indiquant "qu’il ne saurait être toléré en aucun cas et en aucune manière que les maîtres et les élèves servent directement ou indirectement à quelque publicité commerciale que ce soit". De plus, la circulaire n°2010-009 du 29/01/10 et relative à la Maison des Lycéens (BOEN spécial n°1 du 4 février 2010), précise que le FSE (Maison des Lycéens) peut gérer une cafétéria, mais doit dans ce cas, le faire en propre. On notera par ailleurs que, les activités d’une telle société, fournissant entre autre des sandwichs, viennent en concurrence des compétences attribuées à la collectivité en matière de restauration depuis 2004. »
Bon d’achat - chèque cadeau
Quelle est la procédure d’achat de fournitures avec des chèques cadeaux remis par un fournisseur :
Certains fournisseurs remettent aux établissements scolaires des « chèques cadeaux ». Ces titres permettent l’achat de fournitures auprès de différentes enseignes. Les modalités d’utilisation de ces chèques cadeaux sont retracées ci dessous.
Procédure administrative
Il convient, préalablement à l’utilisation des « chèques cadeaux », de soumettre à l’approbation du conseil d’administration, ou de la commission permanente si elle a reçu délégation, l’acceptation de ce « don ». L’acte du conseil d’administration ou de la commission permanente est immédiatement exécutoire après publication, sans transmission à l’autorité académique. Les autorisations de recettes et les ouvertures de crédits seront réalisées par une décision budgétaire modificative soumise au vote du conseil d’administration [type 38 dans GFC]. En exécution budgétaire, les ordres de recettes seront émis à hauteur des dépenses d’ordre réalisées et à concurrence du montant des chèques cadeaux reçus.
Procédure comptable
Un établissement reçoit d’un fournisseur des chèques cadeaux pour un montant total de 150,00 euros. L’établissement utilise ces chèques à deux reprises pour acquérir des fournitures. Le compte 4678 « autres comptes débiteurs ou créditeurs » doit être soldé à l’issue de la procédure d’acquisition des biens. Cette opération d’ordre ne génère aucun résultat. La gestion des chèques cadeaux en « valeurs inactives » (classe 8) peut être envisagée bien que ces chèques aient vocation à être utilisés dans les plus brefs délais et que cette procédure soit relativement peu fréquente.
Dans un EPLE, qui peut signer un bon de commande ?
La signature du gestionnaire n'est suffisante que lorsque le bon de commande résulte d'une décision d'engagement de dépense prise par l'ordonnateur : menu, marché, convention ou contrat. Il est rappelé qu'en cas d'indisponibilité de crédits, il doit en informer l'ordonnateur et ne pas viser, ni signer, les bons de commandes. Quant au chef d'établissement il a bien évidemment, en sa qualité d'ordonnateur, pleine compétence pour signer tous les bons de commande dans le respect des règles du Code de l’Education (voir délégation du CA au CE). Ne pas oublier le respect du code des marchés.
A noter que le décret du 09 septembre 2005 a ouvert la possibilité de délégation en qualité d’ordonnateur.
Si mon budget est voté en équilibre et qu'en fin d'exercice je constate un déficit parce que certaines prévisions de recettes n'ont pas été réalisées, ce déficit est il automatiquement prélevé sur les réserves en fin d'exercice entraînant une diminution du fonds de roulement ou aurait-il fallu une DM vote pour compenser ou encore n'aurait-il fallu dépenser qu'à concurrence des recettes réelles ?
Si les dépenses sont supérieures aux recettes parce que celles-ci ne se sont pas réalisées dans les conditions du budget, l'année se termine par un déficit en fonctionnement qui va automatiquement diminuer les réserves disponibles, sans que quiconque puisse comptablement parlant vous en faire le reproche (attention toutefois aux règles particulières des recettes spécialisées : SRH). Toutefois, le budget étant un acte de gestion prévisionnel, le réflexe de tout bon gestionnaire est soit de réduire ses dépenses en fonction de la diminution des recettes soit de trouver des recettes supplémentaires par exemple en prélevant sur les fonds de réserve. C'est pourquoi j'ai toujours pensé que la vérification d'une balance devait toujours être faite avec la situation des dépenses engagées et celle des recettes afin justement d'avoir une vue complète à la fois de la compta générale et de la compta administrative.
Le budget est-il voté par ligne budgétaire ? (2011)
Non. Le CA se prononce sur le montant total des crédits ouverts par service. Le détail par ligne budgétaire permet de renseigner et de justifier ce montant total.
GFC en mode RCBC prévoit-il un extrait de délibération du CA ? (2011)
Non. GFC a supprimé la zone de saisie du Nombre de membres du Conseil d'Administration et ne produit plus d'extrait de délibération du CA. La délibération concernée sera produite dans l'application dem'act.
Quelle est la procédure à suivre dès lors que le CA de l'EPLE a refusé d'adopter le budget de l'établissement. Quel est le rôle du représentant de l'État en la matière ?
Le rôle du représentant de l'État est clairement défini. En tout état de cause, les alinéas de l'article L.421-11 du code de l'éducation concernant la préparation du budget, son vote, sa transmission aux autorités de tutelle et les cas de règlement conjoint, n'ont pas été modifiés par l'ordonnance n° 2004-631 du 1er juillet 2004 relative à la simplification du régime d'entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des actes des autorités des établissements publics locaux d'enseignement.
Dans l'hypothèse où le budget d'un EPLE n'est pas exécutoire au début de l'année N, quelle est la procédure pour engager les dépenses de fonctionnement sur l'année qui commence ?
L'établissement doit prendre pour référence le montant, par chapitre, de l'autorisation budgétaire votée en N-1. Il est possible d'engager, de liquider et de mandater les dépenses de fonctionnement dans la limite des crédits accordés l'année précédente (article L.1612-1 du CGCT).
Le budget d'un EPLE, initialement rejeté par le CA, peut-il faire l'objet d'un second vote ?
Le paragraphe 1232 de l'IC M9-6 ne prévoit pas, en cas de non adoption du budget par le conseil d'administration, de seconde délibération .En cas de refus du budget initial par le conseil d'administration, il y a lieu de mettre en oeuvre la procédure du règlement conjoint. Une nouvelle convocation du CA peut toutefois être envisagée afin de permettre une seconde délibération sur le projet de budget qui aurait été amendé pour tenir compte des observations du CA. Il convient toutefois de rappeler que le budget doit être voté dans le délai légal (trente jours à compter de la date de notification de la participation de la collectivité de rattachement).
Comment fait-on évoluer le budget en cours d'année ? (2011)
Le budget évolue en cours d'année par des décisions budgétaires modificatives pour information ou soumises au vote du conseil d'administration. Une décision budgétaire fait évoluer le montant global des crédits ouverts du service. Les modifications à l'intérieur d'un service sont laissées à l'initiative de l'ordonnateur. Ces opérations de virement entre domaines/activités à l'intérieur d'un service ne sont plus des décisions modificatives du budget.
Un budget examiné et adopté par le CA doit-il faire l'objet d'une instruction au préalable par la commission permanente ?
Le budget ne fait pas partie des domaines énumérés à l'article R421-41 du code de l'éducation qui sont obligatoirement soumis à l'examen de la commission permanente. Toutefois, celui-ci précise que la commission permanente a la charge d'instruire les questions soumises à l'examen du conseil d'administration : on peut conclure que, si l'absence d'examen du projet de budget par la CP ne peut être un motif de rejet du budget par les autorités de contrôle, sa saisine ne peut être que recommandée, dans la mesure où le budget constitue l'un des actes majeurs de l'établissement et où le travail effectué en CP permet de préparer dans les meilleures conditions la réunion du conseil d'administration.
Quelles sont les modifications du budget soumises au vote du conseil d'administration ? (2011)
Les modifications concernant les virements entre services, les ressources nouvelles non spécifiques, les prélèvements sur le fonds de roulement, les opérations budgétaires liées à l'aliénation d'un bien non complètement amorti, les provisions sont soumises au vote du conseil d'administration.
Quelles sont les modifications du budget non soumises au vote ? (2011)
Les modifications concernant les ressources nouvelles spécifiques, les diminutions de stocks, la reconstatation du produit scolaire, les dotations aux amortissements non prévues au budget initial sont immédiatement exécutables et font l'objet d'une information du conseil d'administration.
Le CA est il informé des modifications de la répartition des crédits à l'intérieur d'un service ? (2011)
Oui, au minimum lors du compte rendu de fin gestion. En effet, l'ordonnateur doit rendre compte lors du compte financier de l'exécution du budget au regard de celui voté par le CA.
Une subvention spécifique doit-elle faire l'objet d'une décision pour information ou pour vote ? (2011)
La RCBC ne modifie pas la règlementation relative aux ouvertures de crédits. Les modifications au budget relatives aux ressources nouvelles spécifiques (type 21), aux diminutions de stocks (type 293), à la re-constatation des produits scolaires (type 22), aux dotations aux amortissements (types 291 et 292) non prévues au budget initial sont immédiatement exécutables. Le chef d'établissement informe la commission permanente et rend compte au CA de ces modifications apportées sans son vote (Article R421-60 Code de l'Education). Les modifications concernant les virements entre services, les ressources nouvelles non spécifiques, les prélèvements sur le fonds de roulement, les opérations budgétaires liées à l'aliénation d'un bien non complètement amorti ainsi que les provisions sont soumises au vote du CA.
Peut-on prévoir des contributions entre service ? (2011)
Entre les services spéciaux et le service général ALO. lorsque le service spécial dispose des ressources propres et qu'il doit participer à des dépenses de gestion générale. Les contributions entre services généraux n'ont pas d'utilité en termes de gestion car ils s'analysent comme un ensemble unique relatif à l'activité principale de l'établissement.
Les contributions entre budget général et budget annexe sont-elles possibles? (2012)
On rappellera que d'une manière générale les contributions entre services ne sont possibles qu'entre les services spéciaux et les services généraux , les contributions entre services généraux n'ont pas d'utilité en termes de gestion car ils s'analysent comme un ensemble unique relatif à l'activité principale de l'établissement. Pour les contributions entre budget principal et budget annexe, on utilisera les comptes prévus à cet effet : 6587 et 7587 -«Contribution entre budget principal et budget annexe». Cependant si un budget principal réalise des prestations pour le budget annexe ou vice et versa on utilisera les comptes 181, 186 et 187 conformément à la description faite au paragraphe 2247 de l'instruction M9.6.
Puis-je avoir un service général ou spécial pour lequel les dépenses nettes sont différentes des recettes nettes ? (2011)
Oui, si ce service n'est pas financé uniquement par des ressources spécifiques ou affectées. Ce résultat indicatif peut servir à expliquer le résultat net de l'établissement.
Quand crée-t-on un service spécial ? (2011)
On utilise un service spécial pour la gestion d'opérations qui n'entrent pas dans l'activité principale de l'EPLE. Toutefois ces opérations doivent être totalement dissociables de celles effectuées dans un service déjà existant.
Est-il possible de créer un service spécial pour l'enseignement technique ou une SEGPA ? (2011)
Non. Ces enseignements font partie de l'activité principale de l'établissement et sont gérés au sein du service général "Activités Pédagogiques".
Le groupement comptable (service mutualisateur) relève-t-il d'un service spécial (même si le montant du service spécial est peu élevé) ou du service général ALO ?
Le groupement comptable ne fait pas partie des activités générales d'un EPLE aussi pourrait il être géré en service spécial. Toutefois, il convient avant d'opter pour ce type de gestion de s'assurer que les dépenses de l'agence comptable peuvent être intégralement individualisées par rapport à celles du service de gestion de l'EPLE, qu'elles sont d'un montant suffisant pour justifier une gestion spécifique et qu'elles ne consistent pas en de simples reversements forfaitaires.
Le service spécial prédéfini "Bourses nationales" peut-il avoir un montant total des dépenses différent du montant total des recettes ? (2011)
Non, car ce service ne fonctionne qu'avec des subventions spécifiques.
Les crédits budgétaires sont-ils évaluatifs ou limitatifs ?
La RCBC n'apporte pas de changement en ce domaine. Les crédits sont généralement limitatifs, sauf ceux du service de restauration et d'hébergement (SRH) qui sont évaluatifs. Ces derniers doivent être ajustés à la recette réelle au moins une fois avant la fin de l'exercice.
La formation par l'apprentissage est elle obligatoirement gérée au service général AP ?
L'instruction M9.6 précise au paragraphe 122211-les services généraux : « le service général « Activités pédagogiques » sur lequel sont imputées les dépenses et constatées les recettes relatives à l'enseignement initial, à la formation continue et à l'apprentissage, aux stages et périodes de formation en entreprise, aux voyages scolaires et aux sorties pédagogiques notamment ; Aussi les EPLE qui effectuent de la formation par l'apprentissage en tant qu'unité de formation UFA gèrent cette formation au service général AP. L'individualisation de la dépense et de la recette s'effectuera autant que de besoin par des domaines ou des activités spécifiques.
Les centres de gestion de la formation par l'apprentissage CFA sont gérés dans un budget annexe conformément au paragraphe 12213 « les budgets annexes » de l'instruction M9.6.
Une section d'apprentissage sera gérée en budget annexe ou en service spécial selon qu'elle enregistre ou non des opérations en capital.
Le groupement comptable (service mutualisateur) relève-t-il d'un service spécial (même si le montant du service spécial est peu élevé) ou du service général ALO ?
Le groupement comptable ne fait pas partie des activités générales d'un EPLE aussi pourrait il être géré en service spécial. Toutefois, il convient avant d'opter pour ce type de gestion de s'assurer que les dépenses de l'agence comptable peuvent être intégralement individualisées par rapport à celles du service de gestion de l'EPLE, qu'elles sont d'un montant suffisant pour justifier une gestion spécifique et qu'elles ne consistent pas en de simples reversements forfaitaires.
Les recettes issues de bourses départementales (affectées à la restauration) doivent-elles être inscrites au service général VE ou au service spécial restauration ?
Les recettes enregistrées au service restauration hébergement correspondent à la vente de prestations de service liées à la demi-pension ou à l'internat. Elles sont éventuellement complétées par des ressources spécifiques nécessaires au financement du maintien en condition de l'outil de production. Les dépenses de ce service retracent la production du repas, le fonctionnement et l'entretien de ce service. Les diverses bourses et autres aides sociales en dehors des bourses nationales sont recettées et dépensées au service général vie de l'élève. Les dépenses à caractère social seront soit versées à la famille soit serviront plus généralement à apurer les créances de demi-pension ou d'internat. Toutefois elles peuvent aussi aider la famille à financer sa participation à un voyage scolaire.
L'activité Etat 13ADP lié au contrat d'objectifs (dotation programme 141 second degré public) relève-t-elle du service général AP ou VE ? ou bien l'un et l'autre en fonction des actions? Quid des activités issues de subventions spécifiques de la Région dans le domaine artistique, culturel, scientifique, ou en matière de citoyenneté ?
La codification 13 ADP correspond dans la nomenclature établie par la DGESCO à « autres activités pédagogiques ». Cette activité s'inscrit donc dans le service « AP » comme normalement l'ensemble des activités financées par le programme 141.
Les subventions d'une collectivité qui s'inscrivent dans le cadre des programmes d'enseignement sont à enregistrer au service « AP ». Les autres sont à enregistrer au service « VE ». On privilégiera le service « VE » pour l'éducation à la santé et à la citoyenneté par exemple.
Est-il possible de changer de domaine d'un exercice à l'autre pour décrire des opérations similaires ?
Oui, il est possible d'en choisir un différent d'un exercice à l'autre. Cependant nous le déconseillons car sans stabilité des domaines et activités les comparaisons budgétaires d'une année sur l'autre seront moins aisées.
Peut-on utiliser un domaine différent en recette et en dépenses ?
Oui, il est possible d'utiliser des domaines et même des activités différents en dépenses et en recette. Cette possibilité est affirmée par le fait que le domaine et l'activité sont obligatoires en dépenses et facultatifs en recettes. Toutefois, l'utilisation d'une même codification permet de faire des rapprochements dépenses / recettes et peut s'avérer utile notamment dans le cas de financements par des ressources spécifiques.
Comment codifier des activités avec financement multiples ?
On rappellera en premier lieu le principe relatif à l'utilisation des activités et des domaines. Les domaines sont obligatoires en dépenses uniquement (paragraphe 12222 de l'IC M9.6). Il peut être évidemment pertinent d'utiliser les mêmes codes de domaine et d'activité en dépenses et en recette lorsqu'il est utile de faire des rapprochements entre les dépenses et les recettes notamment lorsque le financement dépend d'une subvention spécifique ou affectée. Concernant la codification de l'activité, elle commence par 1 lorsque l'Etat a demandé un report d'information et par 2 lorsque c'est la collectivité. Dans tous ces cas, les codes doivent être proposés par l'un ou l'autre des financeurs notamment afin d'effectuer des agrégats sur l'ensemble des établissements qu'ils financent. En dehors de toute précision sur la codification c'est une codification commençant par zéro qui prévaut.
Les activités financées par des crédits européens (Comenius...) sont elles codifiées " 1" ? (2012)
Ces crédits feront l'objet d'un suivi propre à l'EPLE, donc avec un code débutant par "0" (zéro). D'une manière générale, la codification des activités commençant par 1 est imposée par l'Etat et celle commençant par 2 par la collectivité locale de rattachement. Si l'un ou l'autre de ces financeurs n'a pas formulé de codification celle-ci commence par 0.
Peut-t-on subdiviser le code activité 0AMORT ? (2012)
Les amortissements font l'objet d'opérations spécifiques relevant d'une nomenclature prédéfinie qu'il n'est pas possible de modifier.
Toutefois, les 4 derniers caractères XXXX qui suivent le code activité 0AMOR XXXX OU 0NEUT XXXX , sont laissés à la libre appréciation de l'EPLE qui pourra les décliner comme il le souhaite, notamment afin de mieux préciser la destination de la dépense.
Une simple décision de l'ordonnateur suffit-elle à modifier les codes d'activité ? Ou faut-il réaliser une DBM de type 2 ? (2013)
Une simple décision de l'ordonnateur sera effectivement suffisante dans la mesure où l'opération concernée n'a pas d'impact sur le montant total du service.
Doit-on recourir à une DBM pour procéder à la sortie d'inventaire d'un bien totalement amorti ?
Au vu des schémas d'écritures reproduites à l'annexe 7 de l'IC-M9-6 - planches 4 - 5 et 6, on peut constater que les sorties d'inventaire des biens totalement amortis donnent lieu à l'écriture suivante : débit des comptes d'amortissement 28xx par le crédit des comptes d'immobilisation 21. Ces sorties ne s'opèrent donc que par ordre de recettes sans qu'il soit nécessaire de recourir à une DBM.
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