La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère
Peut-on faire financer sur le budget d'un EPLE l'achat d'une gerbe de fleurs pour le décès d'un des parents d'un élève ?
Les dépenses peuvent être effectuées sur le budget de l'établissement sous réserve du respect du principe de spécialité - pour les EPLE : enseignement du second degré. Tout est ensuite question d'appréciation et d'opportunité. En cas de doute sur le respect du principe de spécialité, qui s'impose effectivement aux établissements publics, il convient de demander, avant de procéder au paiement, une délibération du conseil d'administration, dont le comptable n'a pas à vérifier la légalité lorsqu'elle est rendue exécutoire (cf. instructions DGCP du 3/2/2004 et du 28/6/2001).
Quelle est la réglementation applicable aux EPLE en matière de frais de représentation et de réception et notamment la possibilité d’imputer certains de ces frais sur les crédits ouverts au budget au compte 6257 ?
La circulaire n° B-2E-94 du 24 septembre 1994 émanant de la direction du budget a assoupli les règles jusque là applicables aux frais de représentation et de réception. Ces dispositions ont été reprises et analysées par l’instruction de la direction de la comptabilité publique n° 92-161 M9 du 18 décembre 1992. Ces instructions ont été résumées par la direction du budget par circulaire en date du 3 octobre 1994. Dans la mesure où les crédits sont disponibles au chapitre D – compte 6257 « réceptions » et si tous les autres contrôles ont été fait par l’agent comptable, il n’y a pas d’obstacle à ce que ce dernier paye les factures relatives aux frais de réception en se référant aux pièces justificatives prévues à l’annexe I de l’article D.1617-19 modifié du code général des collectivités territoriales (CGCT) qui ne mentionne aucune exigence particulière en la matière. Afin d’éviter certains abus dans les EPLE, il appartient au chef d’établissement et au gestionnaire de veiller impérativement à ce que les réceptions ou les représentations ne se traduisent par des excès et n’induisent pas de dépenses supplémentaires pour l’établissement.
Toutefois, il est important de noter que l’agent comptable doit vérifier le caractère public de ce type de dépenses et sa relation avec les activités normales d’un EPLE ; ainsi l’achat d’un cadeau de départ ou de décorations, par exemple, a été considéré par la Cour des comptes comme irrégulier car présentant un caractère personnel et n’entrant pas dans le cadre des missions de l’établissement. Il en va différemment des repas de travail. Dans tous les cas, le conseil d’administration devra délibérer sur les modalités de prise en charge de ces frais.
Un EPLE peut-il organiser des ventes de cartes, de friandises, l'empaquetage dans les supermarchés ou une tombola afin de financer un voyage scolaire facultatif ? Ces activités peuvent-elles être organisées par le foyer socio-éducatif qui reverserait les fonds à l'EPLE ?
Les activités décrites ne peuvent pas être organisées par l'EPLE, en raison du principe de spécialité; en revanche, elles peuvent être organisées par le FSE si elles respectent les buts fixés par le statut de cette association. Toutefois, il convient d'attirer l'attention sur le nécessaire respect de la réglementation en vigueur en ce qui concerne la participation des élèves à des activités rémunérées. Par exemple, l'empaquetage dans un magasin, indemnisé par un commerçant peut constituer une infraction à la législation du travail. Par ailleurs dans le cadre d'un voyage facultatif, il n'y a pas d'obstacle à ce qu'un EPLE reçoive un don du FSE pour l'aider à financer un voyage, dès lors que l'établissement garde la maîtrise de la gestion et de l'organisation du voyage en question. En revanche, l'organisation de ces activités par l'EPLE serait contraire au principe de spécialité.
Un collège a prélevé sur ses réserves (donc fonds du conseil général) une somme pour acheter des manuels scolaires (dépenses à la charge de l'Etat). Il y a absence de réaction de l'autorité de contrôle. Est ce correct? Si non, le comptable peut il refuser de payer la dépense imputée sur ces crédits ouverts certes correctement (DBM, CA, contrôle de légalité) mais hors du champ de spécialité de l' EPLE ?
Si le financement de l'achat de manuels scolaires est effectivement à la charge de l'Etat, rien n'interdit cependant au conseil d'administration d'autoriser un prélèvement sur les réserves disponibles, avec l'accord de la collectivité de rattachement, pour compléter la dotation de l'Etat. Cette opération ne porte à mon sens nullement atteinte au principe de spécialité. D'autre part, il n'appartient pas au comptable de procéder à un contrôle de légalité d'une délibération exécutoire.
Sur les crédits fonds d'animation, un EPLE veut commercialiser un CD. Les droits d'auteurs sont déclarés. Au vu du principe de spécialité de l'établissement, cette prestation peut-elle avoir lieu ?
La production et la vente d'un CD par un EPLE n'est pas en soi contraire au principe de spécialité des établissements publics. La jurisprudence admet que des personnes publiques assurent des activités que la définition statutaire de leur mission ne prévoit pas expressément, à la double condition que lesdites activités soient complémentaires de la mission statutaire et qu'elles contribuent directement à améliorer son exercice, dans l'intérêt des usagers. Tout dépend donc du contenu du CD et de ses conditions de production. Pour ce qui concerne la commercialisation, il faudra appliquer les dispositions relatives aux objets confectionnés, le produit de la vente ne devant couvrir que les coûts de matière d'oeuvre.
Un conseil régional souhaite verser une subvention spécifique à des lycées pour permettre l'équipement des élèves en section professionnelle. Cela est-il contraire au principe de spécialité des établissements publics. ?
L'achat d'équipements destinés aux élèves (mise à disposition temporaire ou don) n'est pas en soi contraire au principe de spécialité des établissements publics. La jurisprudence admet que des personnes publiques assurent des activités que la définition statutaire de leur mission ne prévoit pas expressément, à la double condition que lesdites activités soient complémentaires de la mission statutaire et qu'elles contribuent directement à améliorer son exercice, dans l'intérêt des usagers. Cela semble être le cas en l'occurrence et ces achats doivent s'analyser de manière analogue aux acquisitions de manuels scolaires. D'autre part, il faudra effectivement que la région précise avant d'allouer les crédits si ces équipements resteront ou non la propriété des élèves, la position prise sur ce point modifiant en effet leur suivi en gestion pour l' EPLE . En toute hypothèse, cela devra être expressément précisé dans la convention qui sera signée avec la région et qui sera soumise à l'approbation du CA.
Un agent comptable veut rejeter une facture concernant l'achat d'un portique de jeux d'extérieur qui serait installé à proximité des logements de fonction. L'agent comptable peut-il invoqué le principe de spécialité d'un EPLE pour suspendre le paiement et peut-il, s'il est réquisitionné, refuser de se conformer à la réquisition ? (2010)
Il n'appartient pas au comptable d'opérer un contrôle d'opportunité concernant les décisions de l'ordonnateur dans la mesure où les crédits sont disponibles et où tous les autres contrôles ont été exercés et ne révèlent aucune irrégularité. Toutefois, dans le cas d'espèce et conformément au respect du principe de spécialité qui s'impose effectivement aux EPLE, le comptable demandera à l'ordonnateur une délibération expresse et exécutoire du conseil d'administration autorisant la dépense. En cas de refus, le comptable aura l'opportunité de suspendre le paiement, il pourra alors être requis de payer par l'ordonnateur dans les conditions prévues au code général des collectivités territoriales (art. L 1617-2 à 1617-4) et au code des juridictions financières (art. L 233-1 et L 233-3). L'agent comptable devra procéder au paiement dès lors que l'ordre de réquisition n'entre pas dans l'un des cas de refus énoncés à l'article L.1617-3 du CGCT.
Prélèvement automatique.
Concernant la décision de mettre en place le prélèvement automatique au bénéfice des familles, il convient de se reporter à l'article 11-a de l'arrêté du 24 décembre 2012 pris en application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique qui précise que :
« Sans préjudice des dispositions du code général des impôts, du livre des procédures fiscales et des autres lois et règlements en vigueur spécifiques à certaines catégories de créances publiques, les recettes publiques sont encaissées :
a) Par prélèvement bancaire ou moyen de paiement assimilé (titre interbancaire de paiement et télérèglement) lorsque l'ordonnateur ou le comptable accepte ce moyen de paiement selon les modalités définies par le directeur général des finances publiques ; »
Il ressort de ces dispositions qu’un agent comptable ne peut pas s’opposer au prélèvement automatique si l’ordonnateur y est favorable et vice versa.
Provisions
A quel service sont imputées les provisions pour dépréciation des comptes de tiers ?
Au service concerné par la créance. Cette provision diminuera le résultat et c'est l'affectation de ce résultat global qui déterminera le compte des réserves concerné.
Puis-je annuler ou reprendre une provision ?
Oui, il s'agit d'une opération de reprise sur provision effectuée au compte 78 intéressé. La reprise est systématique dès que le risque, la charge, la dépréciation est constaté ou définitivement écarté.
Quand dois je faire une provision pour charge ?
Lorsque je souhaite répartir une dépense prévisible, compte tenu de son importance, sur plusieurs exercices (exemple prévision d'achat d'un matériel trop onéreux pour être financé sur l'exercice).
Quand dois je faire une provision pour risque ?
Lorsque que l'activité de l'établissement a fait naître un risque (exemple recours devant le tribunal des prud'hommes contrat aidé)
Quand dois je faire une provision pour dépréciation de compte de tiers ?
Lorsque le recouvrement d'une créance est incertain.
Quand dois je faire une provision pour dépréciation des valeurs mobilières de placement ?
Lorsque la VMP risque d'être vendue pour un montant inférieur à sa valeur d'achat (les EPLE ne sont en principe pas concernés)
Quand dois je faire une reprise sur provision ?
Lorsque la dépréciation ou le risque est avéré afin de réaliser les opérations liées au risque ou à la dépréciation (condamnation, admission en non valeur etc.) ou si le risque ou la dépréciation n'existe plus. La reprise d'une provision pour charge s'effectue généralement lorsque l'on assume la charge en question (renouvellement d'un bien).
Les provisions et les reprises sur provisions font-elles l'objet d'opérations budgétaires ?
Oui en section de fonctionnement aux comptes 68x "dotations aux amortissements et aux provisions" et aux comptes 78x "reprises sur amortissements et provisions".
Le Conseil d’Administration peut-il autoriser le chef d’établissement à signer une convention portant sur la distribution de serviettes de table gratuites qui serviront de support de communication au profit de divers annonceurs publics ?
Il convient de veiller scrupuleusement au respect de la circulaire relative aux « encarts publicitaires dans les plaquettes de présentation des établissements scolaires », qui constitue un code de bonne conduite des interventions des entreprises en milieu scolaire.
Attention particulière au paragraphe II-1, concernant la distribution gratuite aux élèves ou à leurs parents de produits à finalité publicitaire.
Circulaire n°2001-053 du 28 mars 2001.
Quorum : voir « Conseil d’administration »
RCBC
Voir aussi : amortissements, budget, stocks, inventaire…
Les dotations globalisées d'Etat issues des programmes 141, 214 et 230 doivent-elles faire l'objet dès leur notification d'un ordre de recettes établi pour leur montant global ?
Réponse
Non. Il convient en effet de rappeler que si les crédits d'Etat mentionnés sont globalisés par programme, ils concernent toutefois des dépenses précisément éligibles et dont la liste est clairement définie. Ces crédits ne peuvent donc pas être considérés comme globalisés au sens de la dotation globale de fonctionnement attribuée par la CTR. En effet à la différence de la DGF qui peut être affectée à tous les services de l'EPLE, les crédits du programme 141 par exemple ne pourront être utilisés que pour des dépenses à caractère pédagogique inscrites au service AP. Ainsi, il conviendra dans un souci de clarté et de suivi comptable, d'établir l'ordre recette pour le montant de la dépense au crédit du compte 7411 ou 1311 et au débit de la subdivision intéressée du compte 4411x. Cette procédure permettra en effet de suivre les reliquats en classe 4. On rappellera que ces reliquats pourront être détaillés dans le développement des soldes des comptes 44113, 44114 et 44116.
Un abonnement à une publication qui débute au 1er mars (n) pour 12 mois est-il un marché pluri-annuel ? (2013)
Non. Un abonnement dont l'exécution est à cheval sur deux exercices budgétaires, mais qui fait l'objet d'un paiement intégral avant service fait, dont la durée n'est pas supérieure à un an, et dont la reconduction est expresse, pourra être considéré comme un marché annuel, et donc faire l'objet d'une délégation du conseil d'administration au chef d'établissement.
Cette position de la DAF a le mérite d’éviter des complications avec la délégation du CA au CE ; mais à titre personnel je ne partage pas cette analyse.
Les contributions entre budget général et budget annexe sont-elles possibles ? (2013)
Oui, on rappellera en premier lieu que les contributions entre services ne sont possibles qu'entre les services spéciaux et les services généraux . Les contributions entre services généraux n'ont en effet pas d'utilité en termes de gestion car ils s'analysent comme un ensemble unique relatif à l'activité principale de l'établissement. Les contributions entre budget principal et budget annexe sont possibles. On utilisera les comptes prévus à cet effet : 6587 et 7587 - «Contribution entre budget principal et budget annexe». Cependant si un budget principal réalise des prestations pour le budget annexe ou vice et versa on utilisera les comptes 181, 186 et 187 conformément à la description faite au paragraphe 2247 de l'instruction M9.6.
FAQ Gestion Financière 8b
