Dépenses 2B

Délai global de paiement.

Les textes.

Le délai global de paiement est défini Titre IV à l’alinéa 1 de l’article 37 de la loi n° 2013-100 du 28 janvier 2013 et précisé par :

- le décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique,

- la circulaire d’application du 15 avril 2013.

- Un arrêté de la DGFiP du 20 septembre 2013 publié au JORF n°0234 du 8 octobre 2013 et portant application de l'article 12 du décret du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement propose un modèle de convention entre l'ordonnateur et le comptable public adaptable aux EPLE.

Les notes.

- Document (2017) de l’académie de Toulouse ; le même en PDF si le lien devient inactif.

- Une note de la DGFIP du 19 novembre 2013 précise pour les EPLE les règles en matière de délai de paiement.

- Un document d’avril 2013, complet : un rappel des règles fait par l’académie d’Aix-Marseille.

- Voir la fiche de la DAJ (15 mars 2013) sur le sujet.

- Fiche DGCCRF (avril 2013) « L’indemnité forfaitaire pour retard de paiement ».

Nature et durée du délai de paiement.

Ce délai s’applique pour tous les contrats de la commande publique définis comme les contrats ou marchés « ayant pour objet l’exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de services, avec une contrepartie économique constituée par un prix ou un droit d’exploitation, ou la délégation d’un service public ». En clair il s’applique à toutes nos factures sans distinction de montant ; sauf pour l’achat de viande fraîche (voir le message ci-dessous).

L’article 1 du décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 précise que, comme les collectivités locales, les établissements publics locaux d’enseignement (EPLE) sont assujettis à un délai de paiement maximum de 30 jours. Il est possible de réduire contractuellement ce délai ; si peu d’établissement usent de cette contrainte supplémentaire, elle leur est parfois imposée comme dans le cas de certains marchés de gaz ou d’électricité.

L’exception de l’achat de viandes fraîches et délai de paiement.

Message du réseau R conseil, bureau A3 de la direction des affaires financières du ministère de l’Éducation nationale (septembre 2015) :
«  Le bureau DAF A3 a saisi la DGFIP sur les dispositions de l'article L.443-1 du code du commerce imposant un délai de 20 jours pour les achats de viandes fraîches et de ses dérivées.Il s'applique aux EPLE.
Concernant cette question , la DGFiP nous a apporté les informations suivantes :
L'article L.443-1 du code de commerce dispose que "le délai de paiement, par tout producteur, revendeur ou prestataire de services, ne peut être supérieur :
[...] 2° A vingt jours après le jour de livraison pour les achats de bétail sur pied destiné à la consommation et de viandes fraîches dérivées [...]"
L'article L. 410-1 du même code prévoit que "les règles définies au présent livre s'appliquent à toutes les activités de production, de distribution et de services, y compris celles qui sont le fait de personnes publiques, notamment dans le cadre de conventions de délégation de service public".
En conséquence, et comme le précise la note de service du 19 novembre 2013 relative à l'application aux EPN et EPLE des dispositions relatives à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique et du code de commerce, les EPLE sont soumis aux dispositions du code de commerce lorsqu'ils exercent des activités de vendeurs.
En l'espèce, la gestion par l'établissement d'un service de demi-pension constitue bien une activité de revente à l'égard des bénéficiaires de cette prestation. Cette activité assurée par l'établissement est soumise au délai de paiement de vingt jours pour les achats de viandes fraîches dérivées. 

Le délai de paiement de 20 jours pour les viandes fraîches et ses dérivés court à compter de la livraison mais non à partir de la réception de la facture ; d’où une difficulté lorsque celle-ci n’accompagne pas la livraison. La DAF A3 répond sur ce point (message Rconseil n° 2015-416 d’octobre 2015) :

Certaines académies nous ont interrogés sur les difficultés rencontrées par les EPLE concernant le respect du délai de paiement de 20 jours imposé par l'article L443-1 du code du commerce pour les viandes fraîches.

Dans le cas d'espèce, on précisera que si l'article mentionné retient la date de livraison comme point de départ du décompte du délai de paiement, Il incombe toutefois au fournisseur de fournir à l'EPLE la facture sans laquelle il ne pourra pas procéder au paiement. Ainsi, dans la mesure où la facture correspondante n’est pas jointe au bon de commande ou transmise immédiatement à l'établissement, on pourra considérer que le fournisseur ne respecte pas la réglementation en vigueur. Dans ce cas, le non-respect de paiement n'incombe pas à l'EPLE mais relève de la responsabilité du fournisseur. Le délai de paiement sera alors calculé à partir de la date de réception de la facture.

En cas de litige sur la date de paiement on pourra, par analogie, se reporter au décret n°2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique (art. 2-II) qui précise que : « En cas de litige, il appartient au créancier d'apporter la preuve de cette date" »

Le fournisseur doit donc prouver qu'il a bien remis son décompte. Ainsi, en l'absence de pli recommandé, c'est la date d’arrivée du bon de commande et de la facture consignée par l’EPLE par exemple sur un registre « courrier arrivé » qui fait foi. Cette procédure pourra notamment permettre de dégager la responsabilité de l'EPLE en cas de contrôle de l'autorité administrative chargée de la concurrence et de la consommation (art L465-2 du code du commerce)

Sont donc concernés par le délai de 20 jours :
a) Bétail sur pied :
- équidés ; bovidés ; ovidés ; suidés ; macropodidés ; cervidés ; caprins.
b) Viandes fraîches dérivées :
- viandes fraîches en carcasse et en pièces, ainsi que celles qui sont réfrigérées, conditionnées sous vide, sous atmosphère ou sous film ;
- viande hachée pure viande, y compris celle réfrigérée ;
- abats frais, rouges ou blancs, os à moelle ;
- viande tranchée et viande prédécoupée destinée, notamment, à la préparation de brochettes 100 % viande ;
- saucisserie fraîche, dès lors que le taux de salage du produit fini est inférieur à 15 g/kg et, par extension, toute viande fraîche dérivée des catégories énumérées ci-dessus, dont le taux de salage ne dépasse pas cette proportion ;
- gibier d’élevage ;
- sang de porc ;
- boyaux naturels frais (assimilés à des abats).
En revanche, les préparations de viande, notamment de viande hachée accompagnée de produits alimentaires tels que des légumes, les viandes cuites, saumurées ou marinées, sont des produits alimentaires périssables, soumis à un délai de paiement de 30 jours fin de décade. Il en va de même pour la charcuterie.

Le point de départ du délai de paiement.

Le point de départ du délai global de paiement est normalement la date de réception de la facture. Il est évident qu’il faut clairement identifier cette date afin de pouvoir justifier du respect du DGP. Le moyen le plus simple est d’utiliser un tampon dateur ou de mentionner à la main la date d’arrivée sur la facture ; cette solution à l’avantage de permettre au comptable de vérifier le DGP lors de l’examen des pièces du mandatement.

Bien entendu le respect du DGP doit aller de pair avec le respect de la règle du paiement après service fait qui prime. Dans ces conditions, c’est la date du service fait, c’est-à-dire d’achèvement des prestations faisant l’objet de la demande de paiement, attestée par l’ordonnateur, qui est retenue. Afin d’éviter toute contestation, il est indispensable de pouvoir justifier de cette date de service fait postérieure à la date de facturation. Le plus simple, notamment lorsque le litige ne porte pas sur la livraison proprement dite mais sur des éléments de cette livraison (livraison incomplète, non conforme, etc...), est de faire un courrier ou un courriel à l’entreprise indiquant la suspension du DGP en attente du service fait. Cet écrit peut être utilement conservé avec le double du mandat et une mention « attestation du service fait à la date du…. » inscrite sur la facture originale jointe au mandat pour justifier du paiement au-delà des trente jours de sa réception. A défaut de pouvoir justifier de la date exacte du service fait, c’est la date de réception de la facture qui ferait foi.

En cas d’absence de mention par l’établissement des dates qui déterminent le point de départ du délai (réception de la facture, service fait…), la facture est réputée avoir été reçue à sa date d’émission augmentée de deux jours.

Bien entendu, il faut que la date de réception portée sur la facture soit logique et cohérente. Date de réception ne veut pas dire date de traitement du courrier ; et la pratique qui consisterait à tamponner du 28 août toutes les factures datées de début juillet parvenues après la fermeture de l’établissement n’aurait aucun sens et n’éviterait pas d’être redevable des indemnités détaillées ci-après.

Comment déterminer le point de départ du délai de paiement pour les factures déposées sur chorus pro ?  

La date retenue pour le point de départ du calcul du délai de paiement est celle « de la date de notification au pouvoir adjudicateur du message électronique l’informant de la miser à disposition de la facture sur cette solution mutualisée » (décret n° 216-1478 relatif au développement de la facturation électronique -article 5-2° et instruction n° 17006 relative au développement de la facturation électronique chapitre 2- section).  Réponse DAF mars 2017.

Suspension du délai de paiement.

Le délai Le délai de paiement peut être suspendu une fois par l’ordonnateur avant le mandatement de la dépense. C’est le cas notamment lorsque l’EPLE constate que la facture ne comporte pas l'ensemble des mentions prévues par le décret de 2007 sur les PJ, ou encore que celles-ci sont erronées ou incohérentes (absence de mentions obligatoires sur la facture, prix non conformes aux clauses du contrat, absence de pièces justificatives prévues au contrat, etc...).

Il convient de ne pas confondre cette procédure avec celle concernant la règle du service fait. Mais dans ce cas également, il est indispensable de pouvoir justifier de la justesse du non respect du DGP ; l’ordonnateur doit donc notifier par écrit la suspension du DGP et les motifs. Lorsqu’il aura reçu et vérifié les pièces justificatives correctes, l’ordonnateur mettra fin à la suspension du délai de paiement à la date de réception des pièces complémentaires. A noter qu’à compter de la date de fin de suspension du DGP, un nouveau délai de paiement de 30 jours est ouvert.

La fin du délai de paiement.

Le délai de paiement prend fin lors de la mise en paiement de la facture par l'agent comptable c’est à dire à la date à laquelle il a opéré le règlement ; autrement dit, la date de l’ordre de paiement qu’il a donné à la banque. Pour les EPLE on peut considérer que c’est la date du transfert du fichier EFCI aux services des Finances.

Les sanctions pour non respect du délai de paiement.

Les sanctions pour défaut de paiement dans les délais se composent de trois éléments :

- les intérêts moratoires dus de plein droit sans aucune demande du créancier,

- une indemnité forfaitaire due également de plein droit,

- des intérêts légaux appliqués aux intérêts moratoires et à l'indemnité forfaitaire si le délai de paiement de ces deux dernières composantes dépasse 45 jours. Le paiement des intérêts légaux doit être demandé par le créancier.

Les intérêts moratoires dus de plein droit.

Les intérêts moratoires en cas de non respect  des délais de paiement sont dus de plein droit et doivent être liquidés et mandatés automatiquement sans que l’entreprise ne les demande. Toute renonciation de sa part est réputée non écrite. A noter que désormais il n’y a pas de montant minimal pour devoir mandater ces intérêts ; le seuil de 5 euros qui existait précédemment ayant été supprimé à compter du 1 mai 2013.

Le taux des intérêts moratoires est fixé par décret. Les intérêts moratoires sont calculés sur le montant toutes taxes comprises (TTC) de la facture. La période à prendre en compte se dénombre en jours calendaires ; elle commence dès le dépassement du DGP (le jour suivant la fin de ce délai étant le jour n° 1) et se termine à la date de mise en paiement par l’agent comptable (le jour du paiement étant inclus).

Les intérêts moratoires se calculent au prorata temporis en nombre de jours calendaires rapportés au nombre de jours d’une année civile (365 ou 366 en année bissextile) ; la formule est donc la suivante : montant de la facture TTC x nombre de jours de dépassement x taux, le tout étant divisé par 356 ou 366.

Un outil pour calculer automatiquement les intérêts moratoires :

Le simulateur de calcul sur le site « service public ».

L’indemnité forfaitaire due de plein droit.

L’article 40 de la loi n° 2013-100 du 28 janvier 2013 indique que : « Le retard de paiement donne lieu, de plein droit et sans autre formalité, au versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé par décret. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification. L’indemnité forfaitaire et l’indemnisation complémentaire sont versées au créancier par le pouvoir adjudicateur ».

Afin de renforcer les sanctions pour retard de paiement, en plus des intérêts moratoires, une indemnité forfaitaire est désormais due pour tout dépassement du DGP. Le montant de cette indemnité est fixé par l’article 9 du décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 à 40 euros par retard constaté. Cette indemnité qui vise à couvrir les frais de recouvrement du créancier en cas de retard de paiement est due automatiquement, sans que le créancier ait à en faire la demande ou ait besoin de justifier ses frais. Par contre, si le créancier justifie auprès de l’ordonnateur de frais supérieurs à ce montant de 40 €, il peut prétendre à une indemnité supérieure.

Cette indemnité forfaitaire automatique est particulièrement pénalisante pour les EPLE dans la mesure où elle excède largement le montant des intérêts moratoires auxquels elle s’ajoute et qu’elle ne tient pas compte ni du montant de la facture, ni du nombre de jours de dépassement du DGP. Alors que les retard de paiement sont le plus souvent de quelques jours et que le montant des factures concernées peu importants, un problème de retard de mandatement dans un établissement peut facilement se traduire par des centaines d’euros d’indemnités forfaitaires.

Les intérêts légaux.

Les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doivent être payés dans un délai de 45 jours suivant la mise en paiement du principal ; le non-respect de ce délai peut donner lieu au versement d’intérêts légaux en application de l’article 1153 du code civil. Ces intérêts au taux légal sont calculés sur le montant des intérêts moratoires et doivent être réclamés par le créancier à l’ordonnateur pour pouvoir lui être versés.

A noter que les intérêts moratoires et légaux ainsi que l’indemnité forfaitaire sont comptabilisés au service supportant les dépenses correspondantes et aux comptes :

- 661 – « Charges d’intérêts » pour les intérêts moratoires et légaux,

- 671 – « Charges exceptionnelles sur opérations de gestion » pour l’indemnité forfaitaire.

En cas d'absence de mandatement dans les délais, le créancier peut recourir à la procédure de mandatement d'office ou d'inscription d'office qui est prévue à l'encontre des EPLE aux articles L421-13 du code de l’Education et L1612-15 du CGCT.

Taux de l’intérêt légal.

Le site « service public » pour connaître le taux de l’intérêt légal. Un autre site.

L’agent comptable et le délai de paiement.

Le délai de paiement de 30 jours est unique et comprend la phase de traitement par l’ordonnateur et la phase de traitement par l’agent comptable. Il est donc indispensable qu’il y ait concertation entre les deux pour que la répartition du DGP permette à chacun de jouer pleinement son rôle dans des conditions de délais acceptables. Pour maîtriser le délai maximal de paiement de leurs dépenses, les EPLE ont la faculté d'envisager le partage du délai global de 30 jours qui s'impose à eux dans le cadre de la convention du groupement comptable. Un arrêté de la DGFiP du 20 septembre 2013 publié au JORF du 8 octobre 2013 et portant application de l'article 12 du décret du 29 mars 2013 propose un modèle de convention entre l'ordonnateur et le comptable public adaptable aux EPLE. On considère généralement qu’un partage du délai de 30 jours en 20 jours pour l’ordonnateur et 10 jours pour le comptable est un bon compromis.

A noter que du fait de la spécificité des comptables des EPLE, l’établissement scolaire qui se verrait tenu de payer des intérêts et des indemnités en raison d’un dépassement du DGP imputable au comptable, serait contraint d’assumer ces pénalités sur son budget sans action récursoire envers l’Etat ou le comptable.

C’est pourquoi il doit y avoir une coopération et une information réciproque entre l’ordonnateur et le comptable sur le respect par chacun du délai dont il dispose. Il peut ainsi être nécessaire qu’en cas d’urgence un ordonnateur informe que le mandatement qu’il envoie à l’agence comptable doit être payé dans un délai plus réduit que celui qui est normalement dévolu au comptable. Il est par ailleurs souhaitable que chaque bordereau de mandatement soit revêtu de la date d’arrivée à l’agence comptable et de la date de paiement afin d’éviter toute contestation sur les responsabilités de chacun dans le dépassement du DGP.

Si l’agent comptable est tenu d’informer l’ordonnateur des paiements qu’il doit engager en application de la loi, il n’est pas en mesure de procéder au mandatement d’office des intérêts moratoires et indemnités forfaitaires pour dépassement du DGP. Par contre il est tenu d’informer par écrit l’ordonnateur de la nécessité de procéder aux mandatements de ces sommes pour retard de paiement et de conserver une trace écrite de cette alerte pour prémunir sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Mais si l’ordonnateur refuse d’engager les paiements des pénalités, l’agent comptable n’a aucun moyen de l’y contraindre.

A noter que l'absence de mention des intérêts moratoires et de l’indemnité forfaitaire sur une facture ne constitue pas une erreur de liquidation susceptible d’entraîner un rejet du mandat puisque les pénalités n'ont pas à être liquidées dans la facture.

 Mise à jour : 08/18