Dépenses 2


Règle du paiement après service fait.


La règle du paiement après service fait est une des bases de la comptabilité publique et un des contrôles essentiels du comptable ; mais il y a des exceptions qui permettent de payer des prestataires avant la réalisation des prestations.


Attention à ne pas confondre paiement avant ordonnancement (voir ci-après) et paiement avant service fait.


Plusieurs textes interviennent dans ce domaine des dépenses qu’il est possible de payer avant service fait. Le principal est l’arrêté du 22 décembre 2017. Citons également linstruction du 29 janvier 2010 et la circulaire du 02-02-2005 (BO du 10.02.2005) complétée par la note du 11 mars 2010 qui explicite certains des points de l’instruction de 2010.

A noter une précision concernant les acomptes pour voyage scolaire : « les dispositions de la circulaire n°05-022 du 2 février 2005 relatives aux frais de voyages et de séjours (acomptes jusqu'à 70 % du coût total des prestations et solde à la remise des documents permettant la réalisation du séjour) demeurent en vigueur puisqu'il s'agit d'acomptes et que cette possibilité existe conformément aux dispositions de la loi n° 92-645 du 13 juillet 1992 et du décret d'application n° 94-490 du 15 juin 1994 relatifs aux conditions d'exercice des activités relatives à l'organisation et à la vente de voyages et séjours. Selon les textes susvisés, les seuls organismes ouvrant droit au dispositif sont les agences de voyages titulaires d'une licence de tourisme et les associations agréées tourisme ».

Les dérogations à la règle du paiement après service fait sont détaillées par l’instruction et la note du 11 mars 2010 qui explicite certains de ses points. Cette note confirme la règle pour les agences de voyage et étend la possibilité de paiement avant service fait à d’autres prestations de voyages ‘exemple l’achat de billets d’avion ou de train).


Paiement avant service fait.

Arrêté du 22 décembre 2017 fixant la liste des dépenses des établissements publics locaux d'enseignement, dont le paiement peut intervenir avant service fait. Cet arrêté complète et précise certaines dépenses figurant dans le texte précédent :

Article 2 : les dépenses listées ci-après peuvent être payées avant la réalisation du service fait :
- les locations immobilières ;
- les fournitures de fluides, dont l'eau, le gaz et l'électricité ;
- les abonnements à des revues et périodiques ;
- les achats d'ouvrages ou de publications ;
- les achats de logiciels ;
- les réservations de spectacles ou de visites ;
- les fournitures d'accès à internet et abonnements téléphoniques ;
- les droits d'inscription à des colloques, formations et événements assimilés ;
- les arrhes dans le cadre de l'organisation de colloques, formations et événements assimilés ;
- les contrats de maintenance ;
- les acquisitions de chèques-vacances, chèques-déjeuner, chèques emploi-service universel et autres titres spéciaux de paiement ;
- les avances sur frais de déplacements en application de l'
article 3 du décret du 3 juillet 2006 ;
- les avances dans le cadre de marchés publics ;
- les prestations de voyage ;
- les fournitures auprès de prestataires étrangers lorsque le contrat le prévoit ;
- les cotisations d'assurance ;
- les droits iconographiques pour l'achat de droits photographiques ;
- l'achat dans le cadre d'une vente par adjudication.


Mais c’est surtout l’article 3 de cet arrêté qui représente une petite révolution avec les achats sur internet :

« Sont également payés avant la réalisation du service fait les achats de biens et de services effectués sur internet conduisant à une livraison ultérieure ». Cette mention risque de créer un appel d’air qu’il faudra savoir maîtriser.

A noter sur ce sujet cet extrait de l’instruction de 2010 précitée : « En conséquence, pour permettre aux EPLE d’effectuer des achats par internet, dans le cas d’un paiement total à la commande d’une commande passée sur internet, une édition de l’accusé de réception de cette commande sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. Si cet accusé de réception mentionne un contrat, celui-ci devra être produit à l’agent comptable ».


Remarques (cf M9-6) :

- les EPLE peuvent conclure des conventions avec les transporteurs ferroviaires afin de différer le règlement des prestations fournies par ceux-ci ;

- lorsque le cocontractant est un établissement soumis aux règles de la comptabilité publique, celui-ci doit être en mesure d’accepter le paiement après service fait ;

- dans le cadre des aménagements à la règle du paiement après service fait, afin de préserver au mieux les intérêts financiers des EPLE, il est nécessaire de s’assurer auprès des cocontractants de l’existence de garanties en cas de défaillance de ceux-ci. Les versements d’avances et d’acomptes à des prestataires basés à l’étranger doivent être limités compte tenu des difficultés inhérentes à l’engagement et à l’aboutissement des procédures de recouvrement à l’étranger ;

- certains paiements exigés avant la mise à disposition d’un bien ne relèvent pas d’une dérogation à la règle du paiement après service fait. Ainsi, lors de la location d’un véhicule, une caution peut être versée sans méconnaître la règle du paiement après service fait.


Autorisation de prélèvement et service fait, une réponse de la Direction de la comptabilité.

Le paiement par prélèvement n’est pas un mode de règlement de la dépense publique prévu par le décret du 30 novembre 1990 précité. Toutefois, dans un souci de modernisation des procédures de paiement des dépenses des EPN et des EPLE, le prélèvement peut être mis en place pour le paiement des dépenses suivantes :

- des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable dont le montant n’excède pas 750 euros,

- des dépenses payables sans ordonnancement préalable listées au paragraphe 3.2.2. de la présente instruction quel que soit leur montant.

Avant toute opération de paiement par prélèvement, l’agent comptable devra s’assurer de la disponibilité des crédits et de la trésorerie.


L’attestation du service fait par la signature par l’ordonnateur des bordereaux de mandats et recettes.

Il convient de rappeler qu’à l’occasion de la publication du décret du 2 avril 2003, a été supprimée l’obligation de signature par l’ordonnateur des pièces justificatives au titre de la justification du service fait. Il est surprenant de constater que nombre de comptables exigent encore la signature de l’ordonnateur, voir du gestionnaire sur les factures des mandatements, lorsqu’ils ne signent pas eux-mêmes ces pièces ! Bien entendu, rien n’empêche le gestionnaire d’utiliser son paraphe sur les factures pour savoir si la pièce a été ou non vérifiée par ses soins ; mais le comptable ne peut l’exiger et outre son caractère fastidieux, cette pratique n’est en aucun cas une garantie du service fait ou de vérification. En tout état de cause, le comptable ne pourrait de toute façon pas argumenter sur la présence d’une signature sur une pièce litigieuse.

Donc, soyons clairs, désormais l’article D.1617-23 du CGCT dispose que "la signature […] du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte justification du service fait des dépenses concernées".

Il convient cependant de distinguer cette justification du service fait de la certification du service fait. En effet, dans un premier temps, le comptable doit veiller à la justification du service fait. Dans l’hypothèse où le comptable dispose d’éléments induisant un "doute sérieux sur la réalité du service fait", il doit suspendre le paiement de la dépense correspondante sur le fondement des articles 12 et 13 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique.

Sur l’attestation du service fait par la signature par l’ordonnateur des bordereaux de mandats et recettes : doc de Lille (2007).


Sur le service fait et les DAO, un document récapitulatif de la DEV de Reims (nov-2008).



Attestation du service fait : pièces justificatives et contrôle du comptable.



Paiement à la commande d’ouvrages.


Instruction du 7 novembre 1990 : procédure pour le paiement joint à la commande d’ouvrages.



Devis.


Un document de l’INC sur les devis.



Dépenses payables sans ordonnancement préalable.


Le paiement des dépenses sans ordonnancement préalable est possible dans les conditions fixées par les textes. Cependant, certains règlements urgents ne peuvent, en pratique, faire l’objet d’un ordonnancement’préalable. Par ailleurs, certaines catégories de dépenses, qui résultent d’actes de gestion déjà autorisés ou’de l’application de lois et règlements appellent un traitement dérogatoire au principe de l’ordonnancement’préalable.

En principe, l'autorisation de dérogation à la règle de l'ordonnancement préalable porte sur des dépenses payables directement à la caisse du comptable. Deux catégories de dépenses doivent être distinguées :

Deux catégories de dépenses doivent être distinguées (cf M9-6 version 2015, rubrique 2.3.4.2.1 et .2) :

Certaines dépenses urgentes, notamment :

- les dépenses payables au comptant telles que droits d’enregistrement, frais de poste ;

- les avances sur frais de mission ou les frais de mission lorsqu’il n’a pas été consenti d’avance ;

- les salaires à la journée, à l’heure ou à la vacation ;

- certaines dépenses de matériel de faible montant dont le règlement ne peut supporter les délais d’ordonnancement, compte tenu de la nature de l’établissement ou des conditions particulières de son fonctionnement sont payables avant ordonnancement préalable. La limite unitaire de ces dépenses est fixée par décision conjointe de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour les EPN, par décision de l’ordonnateur visée par l’agent comptable pour les EPLE.


Certaines dépenses qui s'engagent automatiquement, qui découlent de contrats ou qui sont récurrentes et ne nécessitent donc pas une décision spéciale et préalable de l'ordonnateur :

- factures d'électricité, de gaz, d'eau ;

- redevances de crédit bail ;

- loyers et charges locatives ;

- dépenses liées aux contrats de services après vente, d'entretien du matériel et des installations lorsque ceux-ci ont été souscrits antérieurement au paiement, pour une période supérieure à un an, à condition que les prestations soient réalisées régulièrement ;

- frais postaux, de télécommunications et internet ;

- services bancaires ;

- impôts et taxes ;

- traitements et indemnités des personnels ;

- contribution de solidarité ;

- remboursement d'emprunts ;

- dépenses de carburants et de péages autoroutiers ;

- locations de matériels (de type imprimante, terminal de paiement électronique, photocopieur,…) et

crédits-baux mobiliers ;

- leasings et crédits-baux automobiles ;

- cotisations d'assurances.


Sur le service fait et les DAO, un document récapitulatif de la DEV de Reims (nov-2008).


Une indication sur les PJ exigibles par le comptable pour les dépenses inférieures au seuil de 230 € (c’est le cas de la plupart des DAO).

Décret 80-393 du 2 juin 1980, modifié par l'arrêté du 03/09/2001 : « La production de mémoires ou de factures pour le paiement des travaux, fournitures ou services effectués pour le compte de l'Etat et des établissements publics qui en dépendent, des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux, n'est pas exigible pour les dépenses qui n'excèdent pas 230 euros dans leur totalité.
Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par régie d'avances, sur la quittance délivrée par le prestataire.
Toutefois, cette mesure de simplification n'est pas applicable aux prestations effectuées pour le compte d'organismes ou services publics redevables de la taxe sur la valeur ajoutée. ».

Mon analyse : pour une dépense inférieure à 230 €, un certificat administratif qui remplace une facture peut répondre aux obligations du décret 80-393 du 2 juin 1980 modifié en ce qui concerne les renseignements concernant le détail des prestations. Pour moi un tel certificat sert avant tout à expliquer la nature de ce que l'on veut faire payer (ou rembourser), et le cas échéant pourquoi. Après, soit le comptable estime avoir les éléments lui permettant son contrôle, soit il suspend le paiement.. Ce n'est donc pas la nature du document « remplaçant » la facture (certificat, ticket, bordereau...) en deça de 230 € qui importe, mais son contenu. Le comptable ne doit pas exiger forcément un certificat, mais un document suffisant pour pouvoir effectuer son contrôle.


Dépenses de fonctionnement et d’investissement.


Face à certaines dépenses : changer toutes les serrures d’un lycée, des réparations, on se demande parfois si la dépense est à imputer en fonctionnement ou en investissement. Pour essayer de répondre, une fiche technique du ministère des Finances de mai 2005 : Imputation comptable : distinction entre dépenses d'investissement et dépenses de fonctionnement.

Pas simple lorsque les bâtiments sont inventoriés par la collectivité et que les aménagements ou réparations sont réalisés par l’EPLE.



Exécution d’un jugement condamnant un EPLE.


Lorsque le préfet ou l'autorité de tutelle s'abstient ou néglige de faire usage des prérogatives qui lui sont conférées par la loi, le créancier de la collectivité territoriale ou de l'établissement public est en droit de se retourner contre l'Etat, en cas de faute lourde commise dans l'exercice du pouvoir de tutelle.

« Considérant qu'aux termes du II de l'article 1er de la loi du 16 juillet 1980 relative aux astreintes prononcées en matière administrative et à l'exécution des jugements par les personnes morales de droit public : Lorsqu'une décision juridictionnelle passée en force de chose jugée a condamné une collectivité locale ou un établissement public au paiement d'une somme d'argent dont le montant est fixé par la décision elle-même, cette somme doit être mandatée ou ordonnancée dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision de justice. A défaut de mandatement ou d'ordonnancement dans ce délai, le représentant de l'Etat dans le département ou l'autorité de tutelle procède au mandatement d'office. En cas d'insuffisance de crédits, le représentant de l'Etat dans le département ou l'autorité de tutelle adresse à la collectivité ou à l'établissement une mise en demeure de créer les ressources nécessaires ; si l'organe délibérant de la collectivité ou de l'établissement n'a pas dégagé ou créé ces ressources, le représentant de l'Etat dans le département ou l'autorité de tutelle y pourvoit et procède, s'il y a lieu, au mandatement d'office ; qu'en vertu de l'article 1-1 de la même loi, ces dispositions sont applicables aux décisions du juge des référés accordant une provision ;

Considérant que, par ces dispositions, le législateur a entendu donner au représentant de l'Etat dans le département ou à l'autorité de tutelle, en cas de carence d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public à assurer l'exécution d'une décision juridictionnelle passée en force de chose jugée, et après mise en demeure à cet effet, le pouvoir de se substituer aux organes de cette personne publique afin de dégager ou de créer les ressources permettant la pleine exécution de cette décision de justice ; qu'à cette fin, il lui appartient, sous le contrôle du juge, de prendre, compte tenu de la situation de la collectivité ou de l'établissement public et des impératifs d'intérêt général, les mesures nécessaires ;… » Retrouver l’arrêt du conseil d’Etat, CE, 29 octobre 2010, n°338001.



Le chef d’établissement représentant de l’EPLE en justice.


Un article de la DAF de Lille sur le sujet (mai 2011).