Marchés : Les MAPA 1

Un établissement public local d’enseignement est une personne morale de droit public soumise au code des marchés publics conformément à l’article R 421- 72 du code de l’éducation. Un marché public est un contrat qui doit répondre aux besoins de l'administration en matière de fournitures, services et travaux. Un marché public est conclu à titre onéreux. Un marché public peut être passé avec des personnes publiques ou privées.


Les procédures formalisées imposées par le droit de l’Union européenne ne s’imposent qu’aux marchés d’un montant supérieur aux seuils qu’il fixe. Au-dessous de ces seuils, l’acheteur est libre d’organiser sa procédure comme il l’entend, dans le respect des principes constitutionnels de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.

La procédure de passation de ces marchés doit être adaptée à la nature et aux caractéristiques du besoin à satisfaire, au nombre ou à la localisation des opérateurs économiques susceptibles d’y répondre ainsi qu’aux circonstances de l’achat ; c’est ce que signifie leur appellation de marchés à procédure adaptée (MAPA).

De nombreux acheteurs ignorent la liberté que cette procédure leur offre. Sa souplesse permet pourtant souvent de répondre de manière optimale à l’impératif que doit respecter tout acheteur public : la meilleure utilisation des deniers publics.

Elle ouvre, en outre, plus largement les marchés publics aux petites et moyennes entreprises (PME) et aux entreprises peu habituées au maniement des procédures formalisées.

Elle est enfin, source d’économie pour l’acheteur lui-même, car elle lui permet d’adapter les moyens mis en œuvre aux enjeux de son achat.


Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics


Les bonnes pratiques en matière de MAPA



1. Quand recourir au marché à procédure adaptée ?


Les marchés publics peuvent être passés en procédure adaptée, soit en raison de leur montant, soit en raison de leur objet.


1.1. Les MAPA en raison de leur montant.


A titre liminaire, il convient de rappeler que la détermination de la valeur estimée des besoins au regard des notions d’opérations et de prestations homogènes doit faire l’objet d’une attention particulière (article 21 du décret). Les acheteurs ne doivent pas découper le montant de leurs marchés, dans le seul but de bénéficier de l’allégement des obligations de publicité et de mise en concurrence, aux dépens de la sécurité juridique des contrats ainsi conclus. Des prestations homogènes doivent être comptabilisées ensemble pour le calcul des seuils.

Le « saucissonnage » pour permettre le recours au MAPA est illégal.


Sur la question de la définition des besoins voir ce complément dans une autre page du site .

Sur la question de l’EPA (outil de définition du besoin) voir ce complément dans une autre page du site .


1.1.1 Le cas particulier des marchés publics qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 25 000 euros HT.

Ces marchés publics d’un faible montant ne sont plus assimilés à des marchés à procédure adaptée5. Le 8° de l’article 30 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 dispense ces marchés publics des obligations de publicité et de mise en concurrence.

Ce seuil de dispense de procédure a été relevé à 90 000 euros HT pour les marchés publics de fourniture de livres non scolaires passés par les acheteurs mentionnés aux 1° et 2° de l’article 3 de la loi du 10 août 1981 modifiée relative au prix du livre6.

Cette mesure permet de ne pas faire peser sur ces marchés publics le formalisme des procédures formalisées, coûteux en temps et en moyens, en regard de leur très faible montant et faible enjeu. Pour ces achats, les acheteurs ne sont soumis qu’à l’obligation, de bon sens, de veiller à assurer une utilisation optimale des deniers publics, c'est-à-dire d’acheter de manière pertinente en sollicitant, s’il y a lieu, différents prestataires.

Toutefois, si l’acheteur estime nécessaire de procéder à une mise en concurrence, ces marchés publics sont soumis aux dispositions applicables aux marchés à procédure adaptée.


1.1.2 Les marchés publics dont les montants sont inférieurs aux seuils européens (article 25 du décret « marchés publics »).

Il s’agit des marchés publics dont qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux montants suivants pour les EPLE :

- 221 000 euros HT pour les marchés publics de fournitures ou de services des pouvoirs adjudicateurs autres que les « autorités publiques centrales »;

- 5 448 000 euros HT pour les marchés publics de travaux ;


1.1.3 Les "petits lots" d'un marché public formalisé.

Peuvent être passés selon la procédure adaptée, les lots inférieurs à 80 000 euros HT pour les marchés publics de fournitures ou de services et à 1 000 000 euros HT dans le cas des marchés publics de travaux, à la condition que le montant cumulé des lots n’excède pas 20 % de la valeur de la totalité des lots (article 22 du décret n°2016-360 et article 19 du décret n° 2016-361).


Sur la question de l’allotissement voir ce complément dans une autre page du site .


Exemple: Un marché public de nettoyage (marché public de services) est alloti de la façon suivante :

Lot 1 : Prestations de nettoyage – Paris (besoin estimé : 300 000 euros HT) ;

Lot 2 : Prestations de nettoyage – Petite couronne (besoin estimé : 130 000 euros HT) ;

Lot 3 : Prestations de nettoyage – Grande couronne (besoin estimé : 20 000 euros HT).

La valeur totale du marché est estimée à 450 000 euros HT.


Supérieur au seuil de l’article 42 de l’ordonnance, le marché public doit être passé en procédure formalisée. Le lot n°3 s’apparente à un petit lot, et pourra être passé en procédure adaptée. Il respecte, en effet, les deux conditions cumulatives posées par le décret :

- Il est inférieur à 80 000 euros HT ;

- Son montant (20 000 euros HT) n’excède pas 20% de la valeur de la totalité des lots (20% de 450 000 euros HT = 90 000 euros HT).


La question a pu se poser de savoir s’il était possible de passer des accords-cadres (s’exécutant sous forme de marchés subséquents ou par émission de bons de commande) en procédure adaptée. L’acheteur fera alors attention à prévoir un maximum. En effet, les accords-cadres sans maximum (en montant ou en quantité) sont réputés être des marchés publics destinés à répondre à des besoins d’un montant estimé supérieur aux seuils des procédures formalisées.


1.2. Les MAPA en raison de leur objet.


L’article 28 du décret relatif aux marchés publics concerne les catégories de services dits « sociaux et autres services spécifiques », que les directives 2014/24/UE et 2014/25/UE soumettent à une procédure allégée. En raison de la spécificité de ces marchés publics, les acheteurs sont autorisés à recourir à la procédure adaptée, quel que soit le montant du besoin à satisfaire.

L’article 29 du décret relatif aux marchés publics introduit une nouvelle catégorie de marchés à procédure adaptée en raison de leur objet, les « marchés publics de services de représentation juridique ». Ces MAPA spécifiques font l’objet d’une fiche technique particulière.

Enfin, l’article 25 du décret relatif aux marchés publics de défense ou de sécurité précise que, « quelle que soit la valeur estimée du besoin (…), les marchés publics ayant pour objet des services autres que ceux mentionnés à l’article 24 peuvent être passés selon une procédure adaptée dans les conditions prévues par l’article 22 », sous réserve de dispositions spécifiques.


Ces cas ne concernent pas en principe les EPLE.



2. Quels documents sont nécessaires pour conclure un MAPA ?

 

Le contenu du dossier de consultation ainsi que le formalisme contractuel sont liés aux caractéristiques du marché public. Le choix entre la rédaction d’une simple lettre de commande ou la rédaction d’un cahier des charges et ses pièces techniques va dépendre de plusieurs paramètres et notamment du prix, de l’objet et de la nature des prestations envisagées (condition de réalisation des prestations et degré de complexité).

Il appartient à l’acheteur de définir, pour chaque MAPA, le contenu de son dossier de consultation.


Sur la problématique des pièces justificatives pour les MAPA et le contrôle du comptable pour les factures > à 25 000 € HT voir cette page.


2.1. Un écrit est obligatoire au-dessus de 25 000 euros HT, mais sa forme est libre.


Les marchés publics qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 25 000 euros HT sont passés sous la forme écrite. La rédaction d’un contrat écrit, même simplifié, permet d’encadrer l’exécution du marché.

La forme de l’écrit est libre : lettre, contrat, devis accompagné de l’accord de l’acheteur, courriel,…

Il peut être utile, pour recueillir la signature et l’engagement du futur titulaire sur la prestation et son prix, de fournir aux candidats un acte à compléter. La souplesse de la procédure adaptée doit cependant être préservée. La fixation de règles internes trop rigides, sans utilité pour la qualité de l’achat, est à proscrire : la confection des pièces a un coût pour l’administration et pour les entreprises.

L’acheteur doit pouvoir effectuer ses achats de manière simple et rapide. Dès lors que l’offre est pertinente et le prix raisonnable, l’acheteur doit pouvoir contracter. L’acheteur devra conserver une trace de ses modalités d’achat. Cette traçabilité est proportionnée à l’achat effectué (copie de courriels, ou de catalogues, devis, résultats des comparaisons de prix,…).


2.2. La rédaction d’un cahier des charges est facultative mais fortement recommandée.


2.2.1 La définition des besoins est indispensable.

Un bon achat suppose une définition préalable du besoin. Elle permet aux candidats de remettre une offre pertinente et de fixer un prix adapté à la prestation à réaliser.

La définition des besoins doit être proportionnée à leur réalité.  Une définition insuffisante suscite, souvent, des offres inadéquates et, toujours, des difficultés dans l’exécution. Au contraire, une définition excessivement précise, empêche les candidats de faire valoir leur savoir-faire spécifique, bride la négociation et nuit à une meilleure adaptation aux besoins.

Les prestations peuvent être définies soit par référence à des normes soit en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles (Art. 6 du décret n° 2016-360).

Une définition des besoins par référence aux résultats des prestations souhaitées par l’acheteur, peut suffire. Les finalités exprimées par l’acheteur permettent à l’entreprise spécialisée de proposer une offre adaptée à ses besoins.


Exemple : Pour un marché public d’imprimantes, la détermination de la finalité de l’achat (impression de documents en noir et blanc avec recto-verso), de sa fréquence d’utilisation (capacité d’impression de 1 000 pages par jour) et de la quantité voulue (une imprimante par service), dans la lettre de consultation envoyée par l’acheteur peut suffire, sans qu’il soit besoin de préciser toutes les spécifications techniques.


2.2.2 Le cahier des charges permet à l’acheteur de définir ses besoins.

Le cahier des charges sert à définir le besoin de l’acheteur. Si sa rédaction, en procédure adaptée, n’est pas obligatoire, elle est néanmoins utile. Le renvoi au CCAG adéquat peut être conseillé car il permettra de prévenir d’éventuelles difficultés d’exécution. Cependant, l’acheteur doit veiller à ce que les clauses du CCAG correspondent à son besoin et mentionne, le cas échéant, les articles du CCAG auxquels il entend déroger.

Cela est particulièrement le cas pour les marchés publics de travaux, les règles d’exécution justifiant de s’entourer de précautions.


Exemple : Pour certains marchés publics, notamment de faible montant, un simple courriel adressé aux candidats potentiels porteur de la mention : «Le présent contrat sera soumis au CCAG X du XX/XX/XXX, à l’exception de ses articles [énumérer les articles] » suffit. Cette soumission sera confirmée auprès de l’attributaire au moment de la notification. L’identification précise du CCAG, et notamment de la date de l’arrêté l’ayant approuvé, est importante car elle permet de lever tout doute sur son identification.


2.3. Le règlement de consultation.


Le règlement de la consultation peut, en procédure adaptée, se limiter aux caractéristiques principales de la procédure et du choix de l’offre.

Il revient à l’acheteur, en fonction des caractéristiques du besoin, du nombre et de la localisation des opérateurs économiques, de déterminer la précision du règlement de consultation adapté au marché public envisagé, pour permettre, à la fois, de garantir l’égalité entre les candidats et d’être assuré de satisfaire son besoin.

Même pour un marché public peu complexe, les candidats doivent pouvoir bénéficier d’une information optimale. Le règlement doit prévoir les grandes étapes de la procédure, et notamment le principe et les conditions de la négociation ainsi que les critères de sélection des offres (voir point 4).

Ainsi, il convient de souligner que les MAPA, comme tous les marchés publics, ne peuvent être attribués à un opérateur économique qui serait dans un cas d’interdiction de soumissionner. Le règlement de la consultation devrait rappeler ce point. C’est justement en matière de MAPA que, pour limiter les charges pesant sur les candidats, l’application des différentes dispositions d’allègement des dossiers de candidatures prend tout son sens.

Si toutes ces mentions figurent dans l’avis d’appel à la concurrence, l’acheteur peut se dispenser d’établir un règlement de la consultation. Afin d’alléger les documents de la consultation, il est fortement conseillé, pour les marchés publics d’un faible montant faisant l’objet d’un avis de marché, de faire figurer ces informations dans l’avis et de se passer ainsi de la rédaction d’un règlement de la consultation.


Les M.A.P.A. pour les E.P.L.E.
© n@n@rd 2016

La totalité des marchés publics passés par les EPLE (à de très rares exceptions prés) sont des MAPA (Marchés à Procédure Adaptée). Prenez le temps de lire les pages suivantes et vous maîtriserez les bases....


Ce document est tiré du document du 29/04/16 de la DAJ du MENFI : les marchés a procédure adaptée et autres marchés publics de faible montant. Il a été mis en forme et complété. Vous trouverez à la suite de ce dossier divers compléments d’information concernant les marchés publics.


Sommaire (vous pouvez cliquer sur les rubriques en bleu pour accès direct)


1. Quand recourir au marché à procédure adaptée ?

2. Quels documents sont nécessaires pour conclure un MAPA ?

3. Comment définir les mesures de publicité adaptées à son achat ?

4. Comment assurer une mise en concurrence effective en procédure adaptée ?

5 Comment achever la procédure adaptée ?


6 Les références pour la procédure adaptée ?

 Mise à jour : 08/16